В 1876 г. в "Устав о службе" в связи с реформами 1860-1870 гг. были внесены добавления о предоставлении прав на гражданскую службу сыновьям офицеров, личных почетных граждан, получивших это звание по службе, коммерции советников, домашних учителей, канцелярских служащих, лекарских учеников, фельдшеров и других лиц, имеющих право по выслуге 20 лет получить классный чин.
С 1870-х гг. на службу стали допускаться женщины, но с большими ограничениями. Разрешено было принимать их на должности воспитателей в учреждениях ведомства имп. Марии (на которые они принимались и ранее), в ведомства финансов, путей сообщения, почты и телеграфа по счетной и письменной части, к врачебным занятиям без права государственной службы. В 1914 г. в связи с 1-й мировой войной были расширены права женщин на занятие гражданских должностей (не выше 8 класса) в ряде ведомств.
После образования в 1802 г. министерств был разработан порядок назначения на должности чиновников всех категорий центральных и местных учреждений. Министры и товарищи их назначались и увольнялись царем. Директора департаментов и канцелярий министерств назначались и увольнялись царем по представлению министров. Все чиновники департаментов и канцелярий министерств по должностям 5-го и 6-го классов назначались, перемещались и увольнялись министрами по представлению директоров департаментов. По должностям до 7-го класса включительно чиновники департаментов или канцелярий министерств назначались, перемещались и увольнялись директорами департаментов или министрами, в главных управлениях - главноуправляющими, а в губерниях - губернаторами или равными им лицами. Изменения по службе всех чиновников отражались в высочайших приказах по гражданскому ведомству и в приказах министров и главноуправляющих.
Общий надзор за гражданской службой в России осуществлялся специальными правительственными учреждениями. В 1722 г. при Сенате для упорядочения гражданской службы была создана Герольдмейстерская контора, в обязанности которой входило составление списков дворян, назначение, увольнение всех чиновников и производство их в чины. В 1800 г. контора была переименована в Герольдию, в 1848 г. - преобразована в Департамент герольдии. После учреждения в 1802 г. министерств, права Герольдии по ведению гражданской службы были ограничены, за Герольдией осталось лишь назначение в губернские учреждения на должности ниже 6-го класса. С этой целью губернские правления каждые три года присылали в Герольдию списки всех губернских классных чиновников, желающих поступить на гражданскую службу. В ведении Департамента герольдии находились также дела о производстве в чины за выслугу лет чиновников до 9 класса, вела контроль по ведению формулярных списков всех чиновников. В 1836 г. контроль за службой всех гражданских чинов был возложен на 1 Отделение Собственной е.и.в. канцелярии. 5 сентября 1846 г. при I Отделении Собственной е.и.в. канцелярии был образован Инспекторский департамент гражданского ведомства, который контролировал вопросы определения и увольнения от службы всех классных чиновников, производства в чины за выслугу лет, определения на должности чиновников первых 6-ти классов, перемещения и увольнения с этих должностей, переименования военных чинов в гражданские.
Для периода царствования Николая 1 характерно значительное усиление принципов самодержавия, что находило свое выражение в крайней централизации управления. В целях подчинения себе всего государственного аппарата 5 сентября 1846 г. Николай 1 создал при 1 отделении собственной е.и.в. Канцелярии Инспекторский департамент гражданского ведомства . Это было вызвано, как указывалось в одном из официальных документов, озаглавленном «Причина образования Инспекторского департамента гражданского ведомства», различными недостатками, обнаруженными Николаем 1 в составе чиновничества, их продвижением по службе и вообще отсутствием единства учета их. Занимаясь изучением состава чиновников, император усмотрел «много таких лиц, у которых показываются благоприобретенные имения. Много состоящих при Герольдии, причисленных к министерствам и главным управлениям сверх штата, не имеющих занятий по службе, но пользующихся правами и преимуществами, предоставленными по службе, а также состоящих в одно и то же время в разных министерствах и управлениях. Много состоящих на службе, несмотря на их признанную неблагонадежность, и даже и таких, которые после судимости их подвергались «за преступления при более ясных доказательствах лишению прав состояния».[58] Далее указывалось, что производство в чины по гражданской службе разобщено по отдельным ведомствам, что обусловливается отсутствием должной сосредоточенности всех этих вопросов в одном месте. В Положении об учреждении Инспекторского департамента говорилось, что «Департамент по существу предметов, до личного состава гражданских чинов относящихся, обязан собирать и сосредоточивать в себе все сведения, необходимые для успешного направления вверенной ему части наблюдать за точным исполнением существующих постановлений относительно службы гражданских чиновников».[59] В соответствии с этим в ведение департамента вошли следующие вопросы:
«а) определение на службу всех классных чинов и имеющих право на классный чин, б) производство в чины,
в) увольнение вовсе от службы классных чиновников, г) увольнение в отпуск в тех случаях, кои превышают власть, данную министрам и главнокомандующим отдельными частями,
д) определение к должностям, отнесенным по расписанию к первым VI разрядам, увольнение от сих должностей и перемещение,
е) переименование из военных в гражданские чины, равно возвращение прежних военных чинов,
ж) принятие в российскую службу иностранцев, давших присягу на вечное подданство,
з) исключение из списков, выбывающих из службы чиновников увольнением от оной смертью или приговором суда».
Вместе с тем департамент обязан был хранить «в надлежащей полноте» формулярные списки всех состоящих на государственной службе классных чинов, а также вести общий список всех состоящих на службе чиновников, которые, числясь по особым поручениям или вдруг в нескольких местах.
6 июня 1858 г. Инспекторский департамент был упразднен и решение всех вопросов, касающихся службы, было передано в ведение министерств. Департамент герольдии контролировал поступления на гражданскую службу иностранцев, лиц, поступающих на службу в высшие учебные заведения из податного состояния, производство в чины всех чиновников за выслугу лет, составление списка лиц первых 4-х классов. Ведение формулярных списков возлагалось на ведомства, в которых чиновники находились на службе.
В мае 1894 г. при Собственной е.и.в. канцелярии был образован Инспекторский отдел, в ведении которого были: подготовка указов царя о назначении и перемещении по службе чиновников первых 4-х классов, подготовка и издание общих приказов царя по гражданскому ведомству, осуществление контроля за чинопроизводством и наградам, издание ежегодного Адрес-календаря, в котором опубликовывались списки чиновников, занимавших должности с 1-го по 8-й класс в высших, центральных и местных учреждениях. Этот порядок организации гражданской службы сохранился в России до Февральской революции 1917 г. Во всех учреждениях (центральных и местных) существовали структурные части, ведавшие личным составом. Это были канцелярии, особые столы, секретарские части канцелярий, называвшиеся инспекторскими или делопроизводства. В них откладывались документы и личные дела чиновников.
При первоначальном определении на службу чиновники принимали присягу. Поступающий на службу подавал в канцелярию учреждения, где собирался служить, прошение о принятии на службу на имя царя, в котором указывались как правило, следующие данные: фамилия, имя, отчество, сословие, образование, место службы ( если он до этого где-то служил), чин, должность. К прошению полагалось подавать документы о рождении, сословном происхождении, образовании, а после введения в 1874 г. всесословной воинской повинности к прошению о принятии на службу прикладывалось свидетельство о приписке к призывному участку, в котором указывались следующие сведения: фамилия, имя, отчество, место жительства, семейное положение, бракосочетание, степень родства, сословная принадлежность. Прошение об отставке или увольнении подавалось также на "высочайшее имя" в учреждение, в котором чиновник находился на службе. Прошение содержало информацию: фамилию, имя, отчество, место жительства, сословную принадлежность, место службы, чин, должность, сведения о здоровье.