На всех чиновников определенных классов и должностей заводились специальные документы о прохождении службы: формулярные (XVIII в. послужные) списки, а также личные дела. На служащих, которые не получали чинов и числились служащими по найму (переписчики, курьеры) формулярные списки и личные дела не заводились.
История чиновничества в 60-90 годы XVIII века представляет интерес так, как в этот период происходит становление системы чиновничества, основным элементов которой является наряду с адрес-календарями, которые в рассматриваемый период носят исключительно справочный характер, не содержат сведений о имущественном положении чиновничества. Поэтому формулярный списки – это единственный материал такого рода. Правда формулярные списки существовали и в первой половине XVIII века но это были индивидуальные формулярные списки, представлявшиеся при назначении на должности и при повышении чина. А с середины 60-х годов делаются попытки наладить систематический учет чинопроизводства при помощи групповых формулярных списков. Такие формулярные списки составлялись на всех чиновников данного учреждения, либо на определенную часть, например служащих с чином или только на канцелярских служащих. В 90-е годы появляются групповые формулярные списки, включающих чиновников целых губерний. Посылаться в сенат формулярные списки должны были регулярно через каждые полгода. Это сделало формулярные списки основной формой учета государственных служащих. Попытки наладить учет служащих с помощью формулярных списков чиновников на протяжении 60-80 годов не увенчался успехом. Об этом свидетельствует переписка герольдмейстерской конторы с местными учреждениями по вопросам посылки формулярных списков чиновников за 1764 г, хотя косвенным образом весьма незначительная часть групповых формулярных списков в фонде Герольдмейстерской конторы 1764 – 1781 они должны были поступать при значительной сохранности ее документации в целом а так же неполнота охвата чиновничества и зачастую неполнота формуляра в эти годы.[60]
Ревизский, административно-полицейский и церковный учет охватывал значительную часть населения, но государство было заинтересовано и в учете отдельных групп подданных, в частности чиновничества, которое непосредственно исполняло управленческие функции. А поскольку государство было заинтересовано и в сохранении социального состава (по признаку происхождения) чиновничества, а значит, в целенаправленном влиянии на него, то учет чиновничества довольно быстро перерос в статистическую систему. Именно этот аспект наиболее интересен для иллюстрации общей тенденции эволюции учетной документации. Первые попытки правительства ввести регулярный и систематический учет чиновничества при помощи формулярных списков относятся к 1764 г. Формулярным спискам чиновников предшествовали аттестаты и описания службы, необходимость которых при представлении чиновника к награждению чином или при отставке фиксировалась в указах: от 3 марта 1763 г. «О имении гражданским чиновникам, представляемым к отставке или к награждению чинами, аттестатов о беспорочной их службе» и от 10 марта 1763 г. «О подробном описании службы чиновников, представляемых к награждению на Высочайшее усмотрение». Но эти документы представлялись не регулярно, а только в связи с отставкой или награждением чином отдельных чиновников. Формулярные (послужные) списки - это форма систематического и регулярного учета всего чиновничества, существовавшая с середины XVIII в. до 1917 г. Формуляр послужных списков складывался, главным образом, на протяжении 60-90-х годов XVIII в. и претерпевал некоторые изменения в середине ХIХ в. Эти изменения отражали усиление внимания правительства к тем или иным аспектам социальной и служебной деятельности чиновника.
Вопрос о присылке формулярных списков рассматривался Сенатом 7 января 1764 г. Ссылаясь на ранее принятые решения не представлять чиновников в отставку и к награждению им чинов без аттестата «от надлежащих мест о верной и беспорочной службе» и констатируя тот факт, что «в Сенате и в Герольдии о многих находящихся в статской службе, кто какими чинами происходил и каким образом службу свою продолжал, известия нет», Сенат приказал всем присутственным местам немедленно прислать сведения о состоящих в их ведомстве чинах и впредь присылать в Правительствующий Сенат через каждые полгода списки служащих. На основе этого решения Сената был издан указ от 31 января 1764 г. «О присылке в Сенат из всех присутственных мест послужных списков чиновников через каждые полгода по приложенной форме». Форма учета имела следующие графы: 1) чины и имена; 2) сколько от роду лет; 3) из каких чинов и сколько имеет за собою мужеска пола душ людей и крестьян и в которых уездах; 4) вступление в службу; 5) какими чинами и когда происходили; 6) кто в походах и у дела против неприятеля был или не был; 7) кто был в фергерах, кригсрехтах и штрафах и подозрениях; 8) к продолжению статской службы за чем кто не способен; 9) к повышению чинами достоин или недостоин и за чем. Формуляр 1764 г. явился основой почти всех форм учета чиновничества, возникавших с 60-х годов XVIII в.
После издания указа от 31 января 1764 г. были предприняты как законодательные, так и организационные меры к его проведению в жизнь. В частности, этот вопрос рассматривался на заседании Сената 10 марта 1764 г. В протоколе заседания Сената от этого числа введение новых учетных форм обусловливалось необходимостью упорядочить чинопроизводство и еще раз говорилось о недопустимости представления в отставку или к награждению чинов без аттестата о службе. Для проведения в жизнь этого и предыдущих решений Сенат постановил: во всех учреждениях иметь журналы, в которых отмечать не только вступление на службу чиновника и его социальное происхождение, как раньше, но и то, «с каким кто достоинством и особливою заслугою или же, напротив того, пороком и погрешностью службу свою производил, также и за что, когда и как награжден, исправляем или наказан был». Судя по содержанию дополнений, вносимых этим решением, целью их было приведение формы журналов учета чиновников в соответствие с формой послужных списков, вводимых указом от 31 января 1764 г.
Второй пункт данного решения Сената устанавливал порядок, по которому не только чинопроизводство и назначение на более высокую должность, но и переход из одного учреждения в другое или с одной должности на другую не допускался без «уведомления из тех журналов о бытности и службе» чиновника на прежнем месте.
Третий пункт этого решения подтверждал необходимость таких свидетельств при производстве в чин «по надобности службы, по старшинству, по особливому достоинству» и при отставке и устанавливал порядок, по которому свидетельством о прохождении службы могли быть «особливые персональные аттестаты от главных командиров, под чьими повелениями где, кто и когда находился». На основании этого решения Сената 16 марта 1764 г. был принят указ.
31 октября 1771 г. издается сенатский указ «О присылке из всех присутственных мест списков о служащих и неслужащих дворянах, по прилагаемой форме». В этом законодательном акте после указания на нерегулярную присылку в Герольдмейстерскую контору списков чиновников-дворян содержится требование прислать в 1772 г. ведомости как о служащих, так и об уволенных от службы дворянах. Причем формуляр ведомости о неслужащих дворянах был значительно менее подробным, чем формуляр ведомости о дворянах-чиновниках. Кроме того, сведения о служащих дворянах должны были включаться в полугодовые послужные списки.
Эти сведения нужны были Герольдмейстерской конторе для составления списков служащих и неслужащих дворян. Однако, несмотря на ранее принятые меры, такие списки Герольдмейстерская контора не составила. Об этом свидетельствует то, что ведомости, которые должны были быть присланы по указу от 31 октября 1771 г. в 1772 г., рассматривались как основа составления списков. Последние затем были постоянно уточняться и дополняться посредством ежегодных известий о дворянах, «которые получили повышение чинов или умерли, или родились, или женились, и на ком», и полугодовых послужных списков о служащих дворянах.
Вместе с указом был опубликован формуляр полугодовых послужных списков, который предусматривал, так же как и формуляр, прилагавшийся к указу от 31 января 1764 г., девять граф. В них в основном должны были содержаться те же самые сведения, что и в послужных списках 1764 г. Правда, в новом формуляре отдельные графы прежнего формуляра были объединены и, кроме того, добавились две графы, а именно: «много ли раз в нынешнем чину был в отпусках»; «кто дети и где обретаются». Кроме того, в графе о владении крестьянами отныне надо было указывать не только название уезда, но и название селения. Дополнения должны были упорядочить чинопроизводство и усилить контроль за социальным составом чиновничества.
С развитием учета чиновников-дворян определенным образом связан и сенатский указ от 28 сентября 1782 г. «О распространении силы статута ордена Св. Владимира на заслуги, по издании онаго оказанныя; о выборе кандидатов для составления Думы сего ордена и о составлении обстоятельных росписей об отличиях, в 12 статье статута упоминаемых». В этом указе говорилось о порядке награждения чиновников орденом Св. Владимира, в том числе и о том, не следует ли «потребовать вновь, в следствие статута, о всех отличившихся сведения», так как в «послужных списках ничего больше не показывается, как способность и достоинство». Было принято решение, что «...имеющиеся списки и каждого места или члена онаго сведения о служащих могут быть достаточны... к выбору». Таким образом, на послужные списки чиновников возлагалась еще одна функция. Правда, надо отметить, что были случаи, когда с мест присылались специальные ведомости на чиновников, представляемых к награждению орденом Св. Владимира.[61]