Законодательное регулирование учета служащих государственных учреждений было продолжено изданием 31 марта 1788 г. сенатского указа «О доставлении из всех присутственных мест в Герольдию ежегодно в августе месяце формулярных списков о всех чинах, состоящих в классах, и о приложении оных при каждом представлении к определению в должности и к награждению чинами». Этот законодательный акт содержит указание на то, что предпринятые ранее меры по учету чиновников-дворян Дали свои результаты и Герольдмейстерская контора имеет список «находящимся в штатской службе чинам первых 8 классов». В то же время отмечалось, что Герольдмейстерская контора часто не получает из некоторых наместничеств сведения о зависящих от местных властей перемещениях чиновников. Для улучшения учета движения чиновничества признавалось необходимым, чтобы «...как из наместничеств, так и из прочих департаментов штатской службы присылаемы были в Герольдию в августе месяце каждого года списки...». Одна из целей составления таких списков заключалась в том, «...что при случающемся избрании кандидатов на председательские места и при определении в другие должности удобнее сохранить порядок».
Этим указом в очередной раз подтверждалась необходимость при представлении к определению на должность и к награждению чинами прилагать послужные списки.
Формуляр, прилагавшийся к указу от 31 марта 1788 г., совпадал с формуляром, введенным указом от 31 октября 1771 г., за исключением того, что была исключена графа «на ком женат, кто дети и где обретаются» и добавлены две новые графы (о том, кто получил при отставке чины, и о том, достоин ли чиновник награждения орденом Св. Владимира).
Из этих изменений формуляра видно, что он постоянно приводился в соответствие с порядком чинопроизводства и прохождения службы чиновниками. Например, добавление графы об отставке соответствовало многочисленным законодательным мерам, проводившимся в это время, чтобы исключить злоупотребления при получении чинов при отставке и обеспечить преимущество при прохождении службы и чинопроизводстве действительно служащим чиновникам, особенно дворянам. Для обеспечения преимуществ действительно служащих чиновников была введена графа об отпусках.
Хотя указ от 31 марта 1788 г. и упорядочивал учет чиновничества в числе прочих и в целях чинопроизводства, но в указе Сената от 16 декабря 1790 г. «О правилах производства в статские чины» содержится требование при рассмотрении в общем собрании Сената вопросов чинопроизводства опираться на «...взнесенные от генерал-губернаторов, правящих ту должность и прочих мест и чинов, право к сему имеющих, удостоение по губерниям по порядку одна за другою», т. е., по сути, этот указ вводил еще одну форму учета движения чиновничества. Таким образом, в 60-80-е годы XVIII в. в основных чертах сложилась система учета чиновничества, в первую очередь чиновников-дворян. Дополнительные меры для учета этой категории чиновников вводились сенатским указом от 15 июня 1794 г. «О доставлении в Герольдию послужных списков о чиновниках первых восьми классов, по прилагаемой форме». Необходимо отметить, что форма учета чиновников, вводившаяся этим указом, дополняла уже существующие формы, о чем свидетельствовало указание на то, что новая форма учета не заменяла «списки о всех чинах, состоящих в классах», вводившиеся указом от 31 марта 1788 г. Вводимые послужные списки чиновников первых восьми классов предусматривали раздельный учет «служащих от короны и по выбору дворян», что соответствовало указу от 31 марта 1788 г. Формуляр «Списка чина первых осьми классов» хотя и состоял всего из пяти граф, но по содержанию практически совпадал с формуляром «Списка о всех чинах, состоящих в классах...».
Завершал формирование системы учета чиновничества в XVIII в. сенатский указ от 15 марта 1798 г. «О присылке в Герольдию ежегодно к 1 октября послужных списков о классных чиновниках», который, по сути дела, не вносил уже ничего нового, а лишь подтверждал необходимость присылки в Герольдмейстерскую контору послужных списков, что было нужно, как подчеркивалось в указе, для успешного выполнения ее функции по учету чиновничества. Иными словами, в 60-90-е годы XVIII в. сложился формуляр послужного списка чиновников.
В послужном списке чиновника, введенном указом Сената 15 марта 1798 г., содержались следующие графы: 1. Чин, имя, фамилия и должность им отправляемая и сколько от роду лет; 2. Из какого звания происходит; 3. Сколько имеет во владении мужского пола душ, людей и крестьян, в которых уездах и как имена селений; 4. Когда в службу поступил и во оной какими чинами, в каких должностях и где происходил, также не было ли каких отличных по службе деяний и не был ли особенно, кроме чинов, чем награжден и в какое время ( годы, месяцы, числа); 5. В походах против неприятеля и в самих сражениях был или нет и когда именно; 6. Не был ли в штрафах и под судом, и если был, то за что именно, когда и чем дело кончилось; 7. К продолжению штатской службы способен и к повышению чем достоин или нет и за что; 8. Не был ли в отставке с награждением чина или без оного и когда; 9. Женат ли, имеет ли детей, кого именно, каких лет и где они находятся. С 1815 г. в формулярные списки стали вносится сведения обо всех получаемых орденах и наградах, денежных подарках, пенсиях, арендах и землях. В 1827 г. была расширена 3-я графа, содержащая сведения об имениях. В ней указывалось, есть ли у родителей, самого чиновника, или его жены родовое или благоприобретенное имение и в какой губернии, а также имеются ли фабрики, заводы, ненаселенные земли (количество десятин), дома каменные или деревянные и в каком городе они находятся.
Некоторые изменения в этот формуляр внес указ Сената от 16 июля 1849 г. Новый формуляр включал 15 граф:
1) чин, имя, отчество, фамилия, должность, лета от роду, вероисповедание, знаки отличия и получаемое содержание;
2) из какого звания происходит (сословное происхождение); 3-6) есть ли имение (отдельно учитывалось родовое и благоприобретенное имение у него самого, у родителей или жены);
7-9) где получил воспитание и окончил ли в заведении полный курс наук, когда в службу вступил, какими чинами, в каких должностях и где проходил оную; не было ль каких особенных по службе деяний или отличий; не был ли особенно, кроме чинов, чем награжден, и в какое время; сверх того, если, находясь под судом или следствием, был оправдан и признан невиновным, то когда и за что именно был предан суду и чем дело кончено (с указанием точных дат);
10) был ли в походах против неприятеля и в самих сражениях и когда именно;
11) был ли в штрафах, под следствием и судом; когда и за что именно предан суду: когда и чем дело кончено;
12) к продолжению статской службы способен и повышения чином достоин ли; если же нет, то по каким причинам;
13) был ли в отпусках, когда, на сколько именно времени; являлся ли на срок и если просрочил, то когда именно явился и была ли причина просрочки признана уважительной;
14) был ли в отставке с награждением чина или без оного, кода и с которого по какое именно время;
15) холост или женат, на ком, имеет ли детей, кого именно; °Д. месяц и число рождения детей; где они находятся и какого вероисповедания.
Указом Государственного совета от 25 мая 1864 г. из послужного списка была исключена 12-я графа, в которой фиксировалась аттестация чиновника начальством.
В 1849 г. Инспекторским департаментом была разработана новая форма списка для лиц гражданского ведомства. В ней указывались: чин, имя, отчество, фамилия чиновника, его должность, возраст, вероисповедание, знаки отличия, получаемое содержание, происхождение, имущественное положение, образование, время вступления на службу и назначения на занимаемую должность, награды, участие в походах и сражениях, взыскания по службе, время на хождение в отпусках и отставке, семейное положение (на ком женат, кто дети и их возраст).
В 1905 г. графа о семейном положении была дополнена сведениями о времени вступления чиновника в брак, датами рождения жены и детей, их вероисповедании и с кем дети проживают. Такая форма формулярного списка действовала до 1917 г. Формулярный список заполнялся на основании подлинных документов о рождении. происхождении, образовании и браке.
До 1846 г. формулярные списки всех чиновников представлялись в Департамент Герольдии, с 1847 г. - в Инспекторский департамент. С 1858 г. ведение формулярных списков и их хранение было возложено на учреждения, в которых чиновники находились на службе. Формулярные списки высших чинов, занимавших должности первых 4-х классов, с мая 1894 г. присылались в Инспекторский отдел. За период деятельности Департамента герольдии и Собственной е.и.в. канцелярии, ведавших гражданской службой в России на протяжении двух с лишним веков, отложилось огромное количество различных формулярных списков, чинопроизводственных дел.
В РГАДА хранится коллекция формулярных списков, содержащая документы чиновников высших и центральных учреждений России, чиновников губернских и уездных учреждений, лиц местного самоуправления, военных чинов, перешедших на гражданскую службу. Формулярные списки хранились в учреждениях, где проходили службу чиновники.
Заключение
В своей работе я рассмотрел основные аспекты проблемы формирования российского чиновничества в XVIII в. Подведем краткие итоги всего исследования.