дотримання умов зберігання об'єктів права інтелектуальної власності;
перевірка реальної вартості прав на об'єкти права інтелектуальної власності, що перебувають на балансі.
Обов'язкова інвентаризація здійснюється у випадках, що передбачені законодавством під час приватизації державних і муніципальних унітарних підприємств, реорганізації або ліквідації організацій.
Ініціативна інвентаризація здійснюється за рішенням власника майна або юридичної особи, що має це майно у власності, в цивільному обороті або оперативному управлінні.
Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з-поміж працівників установи за обов'язкової участі головного бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи або його заступник. Наказом визначаються також терміни початку та завершення інвентаризації та порядок відбиття її результатів в обліку.
Інвентаризаційна комісія несе відповідальність за:
своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;
повноту й достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки нематеріальних активів;
правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.
З кожним членом інвентаризаційної комісії рекомендується укласти угоду про нерозголошення конфіденційної інформації.
Єдині вимоги до інвентаризації прав на ОПІВ, як нематеріальних активів, наведено в інструкції. Цією інструкцією затверджено періодичність проведення інвентаризації. Наприклад, інвентаризація незавершених науково-дослідних робіт, що виконуються за договорами з підприємствами та організаціями, проводиться не раніше першого жовтня звітного року і, крім того, періодично в терміни, які встановлюють відповідні міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи місцевих рад. Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи.
Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з-поміж працівників установи за обов'язкової участі головного бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи або його заступник.
При інвентаризації об'єктів права інтелектуальної власності їх наявність установлюється або за документами, що були підставою для оприбуткування, або додатково за документами, якими оформлені майнові права. До інвентаризаційного опису вписуються такі дані: назва, характеристика, первісна вартість, сума зносу, дата придбання, термін корисного використання. При цьому перевіряється обґрунтованість сум. У разі виявлення надлишків об'єктів нематеріальних активів, інвентаризаційна комісія записує їх в інвентаризаційний опис із внесенням необхідних даних. Такі об'єкти оцінюються відповідно до дійсної відновлювальної вартості й оформлюється відповідними актами.
Наказом Міністерства фінансів України №732 від 21.11.2004 затверджено Порядок застосування типових форм первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності в складі нематеріальних активів. Цим наказом затверджено чотири типові форми й наведено інструкції щодо їх заповнення. Це:
НА-1 "Акт введення в цивільний оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів";
НА-2 "Інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів";
НА-3 "Акт вибуття об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів";
НА-4 "Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів".
Інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної власності в складі нематеріальних активів застосовується для аналітичного обліку об'єктів права інтелектуальної власності, а також для аналітичного обліку групи однотипних за призначенням та умовами використання об'єктів, що надійшли в одному календарному місяці до однієї відповідальної за їх використання особи.
Ця інвентарна картка ведеться в бухгалтерії на кожен об'єкт чи групу об'єктів права інтелектуальної власності, заповнюється в одному примірнику на основі "Акта введення в цивільний оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів".
В інвентарній картці вказується назва об'єкта права інтелектуальної власності та назва документації, на підставі якої такий об'єкт введено в цивільний оборот підприємства. Зазначається код субрахунку бухгалтерського обліку, наводяться основні притаманні цьому об'єктові ознаки або властивості. У разі обліку групи об'єктів права інтелектуальної власності основні показники, що характеризують такі об'єкти, наводяться не за кожним об'єктом окремо, а загалом за всією групою об'єктів права інтелектуальної власності, що враховуються в інвентарній картці.
Підставою для відміток в інвентарній картці про вибуття об'єкта права інтелектуальної власності є "Акт вибуття об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів".
Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності в складі нематеріальних активів складається в одному примірнику для оформлення даних інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням об'єкта права інтелектуальної власності та за кожною особою, відповідальною за використання об'єктів права інтелектуальної власності. В інвентарний опис вміщується кожен окремий об'єкт права інтелектуальної власності.
Інвентаризаційний опис підписують усі члени інвентаризаційної комісії та особа, відповідальна за використання об'єктів права інтелектуальної власності. При цьому зазначена особа підтверджує, що перевірка цих об'єктів відбулася за її присутності, що вона не має до членів комісії жодних претензій та що вона приймає на відповідальне зберігання перелічені в описі об'єкти права інтелектуальної власності.
Оформлений інвентаризаційний опис передається до бухгалтерської служби підприємства для заповнення даних про кількість, вартість об'єктів права інтелектуальної власності та суму накопиченої амортизації за даними бухгалтерського обліку.
Перед складанням звіряльної відомості та визначенням результатів інвентаризації бухгалтерія підприємства перевіряє всі підрахунки в інвентаризаційному описі. В описі робиться відповідна відмітка щодо перевірки даних опису за підписом особи, яка проводила перевірку. Виявлені помилки в підрахунках мають бути виправлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії та особи, відповідальної за використання об'єктів права інтелектуальної власності.
У разі виявлення розходжень між даними бухгалтерського обліку й даними інвентаризаційних описів бухгалтер підприємства складає звіряльну відомість. її підписують бухгалтер підприємства та після перевірки інвентаризаційною комісією правильності складання звіряльної відомості керівник інвентаризаційної комісії, а також особа, відповідальна за використання об'єктів права інтелектуальної власності, яка ознайомлюється з результатами звіряння.
Відносно нестач і надлишків інвентаризаційна комісія додає до звіряльної відомості письмові пояснення осіб, відповідальних за використання й зберігання об'єктів права інтелектуальної власності. Результати інвентаризації оформляються протоколом, до якого вміщаються висновки та пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних розходжень.
Протокол інвентаризаційної комісії підлягає в п'ятиденний термін від дати його оформлення розглядові керівником підприємства та прийняття ним рішення щодо висновків і пропозицій інвентаризаційної комісії. Звіряльна відомість разом з протоколом інвентаризаційної комісії та рішенням керівника підприємства передається до бухгалтерської служби, яка вносить до неї дані про прийняте рішення щодо врегулювання розходжень.
Неформальний підхід до інвентаризації полягає в тому, що обліковуються не тільки об'єкти права інтелектуальної власності, на які є охоронний документ - патент чи свідоцтво, але й результати інтелектуальної діяльності, що не мають такої охорони. До них належать результати науково-технічної діяльності, що не є об'єктами виключних прав, а також потенційно охороноздатні результати науково-технічної діяльності.
Під час проведення інвентаризації виявляють такі результати науково-технічної діяльності, що не є об'єктами виключних прав:
результати науково-технічної діяльності, що є об'єктами прав третіх осіб і використовувані в господарській діяльності організації за договором або на інших законних підставах;
результати науково-технічної діяльності, що є інформацією, зафіксованою на матеріальному носії з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.
При проведенні інвентаризації виявляють такі потенційно охороноздатні результати науково-технічної діяльності:
результати науково-технічної діяльності, на які може бути отримано захисний документ відповідно до законодавства України;
результати науково-технічної діяльності, що є технічною, організаційною або комерційною інформацією, яка становить комерційну таємницю.
Ухвалення рішення про проведення обов'язкової інвентаризації прав на результати науково-технічної діяльності, а також визначення порядку й термінів її проведення здійснює орган, що прийняв рішення про приватизацію державного або муніципального унітарного підприємства, про реорганізацію або ліквідацію організації, одночасно з ухваленням рішення про проведення інвентаризації майна та зобов'язань.
Ухвалення рішення про проведення ініціативної інвентаризації прав на результати науково-технічної діяльності, а також визначення порядку й термінів її проведення здійснює власник майна або юридична особа, що має це майно у власності, в господарському веденні або оперативному керуванні.