Автор, що створив об'єкт авторського права, сподівається стати відомим та отримати за це справедливу винагороду. Юридична особа, якій передано матеріальне право на об'єкт авторського права або суміжних прав, теж розраховує отримати прибуток чи іншу користь. Така користь може бути значною. Зокрема, використання об'єктів суміжних прав у шоу-бізнесі США щорічно приносить цій країні понад 400 млрд. дол. прибутку.
Перешкодою для отримання винагороди є використання прав інтелектуальної власності недобросовісними конкурентами, тобто без дозволу на це правовласників. Автор не в змозі відстежити порушення своїх прав на території своєї країни й тим паче - інших країн. Тому в сучасному суспільстві для захисту своїх прав використовують колективне управління правами.
В теорії та практиці під колективним управлінням авторськими й суміжними правами розуміється така система управління, відповідно до якої власники зазначених прав передають спеціально створеним для цього організаціям право ведення переговорів щодо укладання угод, в яких визначатимуться умови, відповідно до яких здійснюватиметься експлуатація їхніх творів, виконань і фонограм різними категоріями користувачів; надання дозволів та здійснення контролю за таким використанням; збір відповідної винагороди та розподіл її між суб'єктами авторського права та суміжних прав.
Одним з головних завдань колективного управління е забезпечення отримання авторами справедливої винагороди за їхню працю, що необхідно для стимулювання подальшої творчої праці.
З світового досвіду колективне управління здійснюється:
правами на публічне виконання та публічне сповіщення музичних творів;
правами на відтворення музичних творів;
правами на публічне виконання драматичних і музично-драматичних творів;
правом слідування на твори образотворчого мистецтва;
правами на відтворення стосовно репрографічного відтворення літературних і графічних творів;
правами на введення в комп'ютерну систему та виведення з неї;
так званими правами "статті 12 Римської Конвенції про охорону прав виконавців, виробників фонограм та організацій мовлення";
правами сповіщення кабелем випущених в ефір програм;
правами на відтворення стосовно домашнього перезапису творів, вміщених до фонограм, а також аудіовізуальних творів.
У міжнародному плані цими правами опікується Міжнародна конфедерація товариств авторів і композиторів.
Відповідно до статті 5 СтатутуCISAC під організацією, яка здійснює управління правами авторів, розуміється та організація, яка:
має на меті й ефективно забезпечує просування немайнових інтересів авторів і захист їхніх майнових інтересів;
має в своєму розпорядженні ефективний механізм для збору та розподілу авторської винагороди й несе повну відповідальність за операції, пов'язані з управлінням правами, які довірені їй авторами;
не управляє правами виконавців, виробників фонограм, організацій мовлення або інших власників прав.
Як свідчить світовий досвід, структури, котрі здійснюють колективне управління, можуть бути приватними або громадськими, незалежними або державними організаціями, що взяли на себе такі функції. Держава при цьому обов'язково здійснює відповідний контроль і нагляд за діяльністю таких організацій, а також надає фінансову підтримку тією мірою, яка вимагається для їх ефективного функціонування.
Порядок створення та діяльності організацій, які здійснюють колективне управління, визначається, як правило, державними законами про авторське право та суміжні права.
Організації колективного управління створюються для того, щоб забезпечити інтереси авторів шляхом збору винагороди, яка належить їм за використання їхніх творів, а отже, вони не мають на меті одержання прибутку й не можуть займатися комерційною діяльністю. Вони лише управляють правами в межах наданих їхніх повноважень і не можуть ними розпоряджатися на власний розсуд.
Такі організації із сум коштів, зібраних на користь авторів, утримують комісійні в розмірі, який покриває витрати, пов'язані з організацією їх збору та розподілу.
Вважають, що основною метою організації колективного управління авторськими правами є збір і розподіл авторської винагороди, тобто вони відіграють економічну роль. Але не менш важливою є політична роль - підтримання балансу між інтересами авторів і правом громадян на вільний доступ до культурного надбання.
Одна з функцій організації колективного управління - представляти законні інтереси авторів або їхніх правонаступників у державних і громадських органах, а також у судах. Організація колективного управління також допомагає авторам у перебігу переговорів та під час укладання авторських угод.
На відміну від авторських прав, права виконавців, виробників та організацій мовлення почали визнавати на міжнародному рівні лише від 1961 року, після прийняття Римської конвенції про охорону прав виконавців, виробників фонограм та організацій мовлення. Управління суміжними правами можна здійснювати в індивідуальному порядку, але коли здійснюється публічне повідомлення фонограм або фонограми передаються в ефір - колективне управління правами виконавців і виробників фонограм є обов'язковим.
Стаття 12 Римської конвенції проголошує: "У тому випадку, якщо опублікована в комерційних цілях фонограма або її примірник безпосередньо використовуються для передачі в ефір, а також для будь-якого повідомлення публіці, то користувачем повинна бути виплачена одноразова відповідна винагорода виконавцям або виробникам фонограм, або тим і іншим. Національним законодавством у разі відсутності угоди між цими сторонами можуть бути визначені умови розподілу цієї винагороди".
Що стосується України, то після прийняття Конституції України 1996 року та реформування органів державного управління, у 2000 році на базі Державного агентства з авторських і суміжних прав було створене державне підприємство "Українське агентство з авторських і суміжних прав", на яке було покладено функцію управління на колективній основі майновими правами суб'єктів авторського права та суміжних прав. ДП УААСП підпорядковане Державному департаментові інтелектуальної власності Міністерства освіти і науки України.
Агентство управляє правом на публічне виконання та публічне сповіщення музичних творів, правом на відтворення музичних творів та правом на публічне виконання драматичних і музично-драматичних творів. Крім того, відповідно до ст.42 Закону України "Про авторське право і суміжні права", ДП УААСП визначено Державним департаментом інтелектуальної власності як уповноважена організація, що здійснюватиме збір і розподіл між суб'єктами авторського права і/або суміжних прав коштів з відрахувань виробниками та імпортерами обладнання й матеріальних носіїв, із застосуванням яких у домашніх умовах можна відтворити твори та виконання, зафіксовані у фонограмах або відеограмах.
На сьогодні ДП УААСП є провідною організацією колективного управління авторськими та суміжними правами в Україні. Для цього вона має всі підстави: договори з більш ніж трьома тисячами вітчизняних авторів текстів, композиторів, художників, хореографів тощо. Як членCISAC ДП УААСП уклало договори про взаємне представництво інтересів з організаціями понад 30 країн. ДП УААСП має сучасну апаратуру для запису програм організацій мовлення, штат фахово підготовлених юристів для надання допомоги авторам і відповідний фінансовий підрозділ для розрахунків з творцями. Але одній організації не під силу управляти авторськими та суміжними правами на всій території України. Тому було створено та зареєстровано в Державному департаменті інтелектуальної власності шість перших недержавних організацій, що відповідно до своїх статутів здійснюють колективне управління правами творців. З метою координації робіт було створено Координаційну раду організацій колективного управління при Державному департаменті інтелектуальної власності.
У майбутньому можна очікувати розширення поля організацій колективного управління, що підтверджує досвід розвинених країн світу. Слід мати на увазі, що такі організації не мають права займатися комерційною діяльністю чи використовувати будь-яким-чином об'єкти авторського права та суміжних прав, доручених їм для управління. На їхню діяльність не поширюються також обмеження, що передбачені антимонопольним законодавством.
Організації колективного управління повинні виконувати від імені суб'єктів авторського права і суміжних прав та на основі одержаних від них повноважень такі функції:
погоджувати з особами, які використовують об'єкти авторського права і суміжних прав розмір винагороди під час укладання договору;
укладати договори про використання прав, переданих в управління. Умови цих договорів мають відповідати положенням статей 31-33 Закону "Про авторське право і суміжні права";
збирати винагороду за використання об'єктів авторського права і суміжних прав у випадках та на підставах, передбачених Законом;
розподіляти та виплачувати зібрану винагороду суб'єктам авторського права і суміжних прав, правами яких вони управляють, а також іншим суб'єктам прав відповідно до Закону;
здійснювати інші дії, передбачені чинним законодавством, необхідні для охорони прав, управління якими здійснює організація.
Основним завданням інвентаризації об'єктів права інтелектуальної власності є:
виявлення фактичної наявності прав на об'єкти права інтелектуальної власності;
виявлення невикористовуваних об'єктів права інтелектуальної власності;