В 1650-1660-х годах правительство пыталось перестроить работу центральных учреждений. Были предприняты попытки централизации управления путем объединения руководства нескольких приказов в одних руках, созданы приказы Тайных дел и Счетный, осуществлявшие контроль за деятельностью остальных приказов и подчинявшиеся непосредственно царю. Но существование их было непродолжительным. В 1680-х годах правительство провело новую реформу приказной системы, ставившую своей целью концентрацию однородных функций управления в одном ведомстве. Большинство четвертей вошли в состав Посольского приказа, на базе Приказа Большой казны было создано крупное финансовое учреждение, в котором слились приказы Большого прихода и Новой четверти. Приказу Большой казны были переданы финансовые функции четвертей. Ликвидация приказной системы происходила в начале 18 века во время петровской реформы аппарата управления и введения коллегий. Лишь немногие из приказов продолжали функционировать и позднее. Сибирский приказ сохранился до 1763 года.
Структура приказа
1. ПРИКАЗНОЙ СУДЬЯ (в некоторых приказах судей было 2 и более, так называемые товарищи судьи)
2. ДЬЯК (от одного до трёх ; в крупных приказах - от 6 до 10 человек)3.ПОДЬЯЧИЕ(в зависимости от возраста : старшие, средние и младшие). Делопроизводство требовало известных канцелярских навыков и опыта, которых подчас не имел начальник приказа. Поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки, которые играли особую роль Число дьяков зависело от размеров и значения того или иного приказа: во многих приказах было по дьяку, в Посольском - до трех, в Разрядном - до шести, а в Поместном - до пятнадцати. В Посольском, Разрядном, Поместном, четвертных, Тайном приказах один из дьяков был думным. Судьи некоторых приказов (чаще всего финансовых, где существовала бухгалтерская документация) назначались из дьяков. Дьяки комплектовались из рядового дворянства, иногда из духовного звания и даже крупного купечества ("гостей") Дьяки вершили дела в приказах. Вместе с судьями они обсуждали дела и выносили приговоры. Если требовался "доклад" царю, то он вырабатывался под руководством дьяка, который присутствовал при самом "докладе" Со слов царя дьяк делал на "докладе" "помету" (резолюцию), составлявшую основу царского указа. За свою службу дьяки награждались поместными и денежными окладами от 600 четвертей и 240 руб. в год. Могущество дьяков в государственном управлении объясняется тем, что в результате длительного сидения (часто пожизненного) в приказах дьяки становились незаменимыми знатоками всего государственного механизма и его делопроизводства. Это могущество дьяков приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество, которые трудно было искоренить.
Дьякам в приказах подчинялись подьячие - канцелярские служители из дворян и детей приказных людей. Начинающий подьячий служил несколько летВ результате расширения документирования и переписки при «производстве дел» (решении вопросов) в приказах складывается делопроизводство как система документирования деятельности приказов и организации работы с документами. Это делопроизводство является первой, начальной ступенью в истории развития делопроизводства в дореволюционной России. Его возникновение связано с созданием первых государственных учреждений Русского государства — приказов.
Характерной особенностью делопроизводства приказов было то, что оно в основном не регулировалось законодательством, а основывалось на нормах обычного права, традиций, обычаев, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев в приказах сложилась определенная последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов.
При поступлении документов в приказ на них ставилась дата их поступления. Когда было нужно, дьяк делал на документе помету: «выписать», что означало навести справку. После этого документ поступал в соответствующий стол или повытье, где производилась подготовка дела к докладу дьяку (подбирался нужный материал по делу, составлялся проект ответного документа и т. д.). В результате решения вопроса выносился приговор и составлялся ответный документ.
Проекты документов по указанию судьи или дьяка составлялись старыми подьячими, после чего дьяк «чернил» (исправлял) документ. Правленные документы, представлявшие черновики, переписывались молодым подьячим набело, а черновик оставлялся в качестве отпуска (копии ответа).
Выверенный с черновиком беловой экземпляр документа, как «справленный», удостоверялся подписью («справой») подьячего, сверявшего беловик с черновиком. «Справа» выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика с черновиком и не придавала еще юридическую силу документу; нужна была подпись или «припись» дьяка или судьи, которая свидетельствовала бы об ответственности за содержание «приписанного» документа и придавала бы ему юридическую силу.