Для своевременного изыскания налогов с имущества, полученного в дар или по наследству, нотариусы в соответствии с п.5 ст.85 Налогового кодекса РФ обязаны в течение пяти дней после выдачи свидетельства о нраве на наследство или удостоверения договора дарения направлять справки в налоговые органы о стоимости такого имущества. Выполнение этой обязанности налоговые органы контролируют также по записям в реестрах регистрации нотариальных действий, сверяя имеющиеся у них данные по полученным от нотариусов соответствующим справкам с данными реестра о том, кому были выданы за проверяемый период свидетельства о нраве на наследство и кому было подарено какое-либо имущество по нотариально удостоверенным договорам.
Контроль за доходами нотариусов, занимающихся частной практикой, налоговые органы осуществляют по имеющимся у нотариусов документам. Так, каждый нотариус, занимающийся частной практикой, должен вести специальную книгу для учета своих доходов и расходов. Независимо от размера доходов нотариусы обязаны в соответствии с Законом РФ "О подоходном налоге с физических лиц" ежегодно декларировать свои доходы. Подоходный налог с нотариусов взыскивается налоговыми органами в порядке, установленном ч. IV этого закона для индивидуальных предпринимателей, хотя деятельность нотариусов не является предпринимательской.
При осуществлении контроля за доходами нотариусов, занимающихся частной практикой, налоговые органы проверяют не только своевременность подачи ими декларации о доходах, но и правильность определения самих доходов. Контролируя правильность декларируемых доходов, налоговые органы проверяют у нотариусов документы, подтверждающие и доходы, и расходы нотариусов. В качестве документов, по которым определяются расходы, нотариусы, как правило, предъявляют платежные поручения с отметкой банка об исполнении, выписки банка со счета нотариуса о списании средств по платежным поручениям, корешки приходных кассовых ордеров, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.д.
В состав затрат нотариуса включаются:
1) арендная плата за использование помещения под офис;
2) оплата всех видов ремонта помещения конторы;
3) оплата коммунальных услуг;
4) расходы па оплату труда персонала конторы;
5) обязательные отчисления в государственные внебюджетные фонды;
6) расходы по изготовлению печати, штампов, используемых нотариусом;
7) расходы по приобретению канцтоваров, бумаги, по изготовлению бланков;
8) расходы по приобретению нормативных документов, юридической литературы;
9) оплата услуг связи.
В связи с тем, что для осуществления публично-правовых функций нотариусы, занимающиеся частной практикой, за счет взысканной платы по тарифу за совершенные ими нотариальные действия несут и другие значительные расходы, между нотариусами и налоговыми органами нередко возникают разногласия в части включения тех или иных расходов в состав затрат нотариуса. Если эти разногласия не удается урегулировать, нотариусам приходится обращаться за защитой своих прав в суд.
2) Контроль за соблюдением правил нотариального делопроизводства. Делопроизводство каждым нотариусом в РФ ведется в своей конторе или государственной нотариальной конторе по одним и тем же стандартам. Оно должно быть организовано самим нотариусом таким образом, чтобы все изготавливаемые им документы отвечали предъявляемым требованиям, содержали все предусмотренные утвержденными формами реквизиты, были в обязательном порядке зарегистрированы.
Каждый нотариальный акт должен быть зарегистрирован в реестре совершаемых нотариусом нотариальных действий. Номер, под которым он зарегистрирован в реестре, дата совершения действия, указанные в нотариальном акте, должны совпадать с датой и номером, указанными в самом реестре.
В реестрах регистрации нотариальных действий должны быть отражены все те сведения, необходимость которых предусмотрена установленными Министерством юстиции РФ требованиями. Совершенно недопустимо, чтобы в реестре оставались незаполненные строки и тем более свободные порядковые номера нотариальных действий. Поэтому в случае выявления ошибок в нумерации нотариальных действий нотариус обязан составить соответствующий акт и приобщить его к реестру.
Все запросы нотариуса, его сообщения в различные организации, письма и адрес граждан должны быть зарегистрированы в журнале исходящей корреспонденции, а все поступившие по почте письма, документы и т.д. - в журнале входящей корреспонденции.
Обязательность соблюдения всеми нотариусами правил нотариального делопроизводства предопределяет необходимость постоянного контроля за этим со стороны государства. Государственный контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства всеми российскими нотариусами возложен на органы юстиции республик в составе Российской Федерации, областей, краев, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Однако, если в отношении нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, органы юстиции такой контроль осуществляют самостоятельно, то в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, - совместно с нотариальными палатами (ч.2. ст.9 Основ законодательства о нотариате).
Проверка ведения дел нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, осуществляется обычно специалистом по нотариату органа юстиции, а нотариусом, занимающимся частной практикой, - специально созданной комиссией, в состав которой входят работники органа юстиции и аппарата нотариальной палаты. По возможности, в состав комиссии могут включаться и нотариусы, как работающие в государственных нотариальных конторах, так и занимающиеся частной практикой. Такие проверки проводятся один раз за несколько лет работы нотариуса. Поэтому проверки предполагают и ознакомление с нотариальными актами, реестрами, другими книгами, находящимися в архивах нотариусов.
Проверка архива нотариуса обязательна при осуществлении контроля за соблюдением правил нотариального делопроизводства. Ведь ведение архива нотариусами по правилам делопроизводства - такая же их профессиональная обязанность, как и совершение нотариальных действий. При проверке архива должно контролироваться наличие в нем всех архивных материалов. В случаях отсутствия каких-либо документов проверяется наличие соответствующих запросов на эти документы, а также записей об отправлении их в книге учета.
Особое внимание при проверке исполнения правил нотариального делопроизводства уделяется соответствию удостоверительных надписей па нотариальных актах установленным формам и состоянию реестров. Проверяются также наличие в делопроизводстве нотариуса тех специальных книг, в которых дополнительно ведется учет отдельных совершенных им нотариальных действий, правильность ведения этих книг, состояние архива.
По результатам проверки составляются акты, в которых отражаются обнаруженные ошибки, упущения и даже небрежности (в записях в реестре).
3) Контроль за исполнением нотариусами профессиональных обязанностей. В соответствии со ст.34 Основ законодательства о нотариате за исполнением всеми нотариусами РФ своих профессиональных обязанностей должен осуществляться контроль. Такой контроль с учетом особенностей деятельности нотариусов, когда в отношении совершаемых ими нотариальных действий по правилу ст.33 Основ допускается лишь судебный контроль, когда по действующему законодательству гарантируется тайна совершаемых нотариусами нотариальных действий, когда возможность вторжения в деятельность нотариусов кого-либо строго регламентируется законом и т.д. возможен за организацией их работы.
Контроль за исполнением профессиональных обязанностей нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции. Все проблемы, возникающие с исполнением ими своих профессиональных обязанностей, решаются в соответствии с законодательством Российской Федерации и республик в составе РФ о труде.
Контроль за исполнением профессиональных обязанностей нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют нотариальные палаты. Причем контрольные функции должна выполнять каждая нотариальная палата субъекта Российской Федерации независимо от количества ее членов. Однако действующим законодательством не предусмотрено, каким образом нотариальные палаты должны осуществлять контроль за исполнением нотариусами - членами палат, своих профессиональных обязанностей. В аппарате крупных нотариальных палат существуют отделы (секторы) контроля за исполнением нотариусами профессиональных обязанностей, которые ведут повседневный контроль за организацией работы нотариусов.
Повседневный контроль заключается в рассмотрении нотариальной палатой обращений граждан и юридических лиц по вопросам деятельности конкретных нотариусов, представлений уполномоченных органов, поступивших в палату или переданных из отдела юстиции. В связи с поступающими заявлениями, жалобами, представлениями нотариальная палата по правилу, закрепленному в ч.1 ст.28 Основ, может истребовать от нотариуса представления сведений, касающихся его профессиональной деятельности, а в необходимых случаях - личных объяснений.
Так, осуществляя повседневный контроль, нотариальные палаты рассматривают обращения и жалобы, связанные с отказами в принятии заявлений для открытия наследственных дел, затягиванием сроков выдачи свидетельств о нраве на наследство, отказами в возмещении расходов на похороны.