Отсутствие контроля за соблюдением законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации, за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.
Таким образом, в существующей системе документооборота ООД УУМ МОБ РОВД существуют следующие проблемы документационной деятельности:
- задержки прохождения и исполнения документов;
- потеря документов;
- избыточность документооборота;
- противоречивость принимаемых решений;
- сложные схемы согласования документов;
- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;
- бесконтрольность исполнителей.
В процессе управления в ООД УУМ собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, как неформальной, так и задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы ООД УУМ во многом определяется умением УУМ составлять и оформлять управленческие документы. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам ООД УУМ. По сути дела, организация работы ООД УУМ с документами является координирующим центром РОВД, что на практике означает полную осведомленность о состоянии криминальной обстановки на территории участка, правильное оформление переписки с несоподочиненными организациями, гражданами и т.д.
Конкретные правила составления и оформления документов ООД УУМ закреплены в Уголовно-процессуальном кодексе РФ №174-ФЗ от 29.06.2004 г., Инструкцией о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [4, 6]
В них закрепляются:
- состав применяемых в ООД УУМ документов;
- компетенция руководителя РОВД, его заместителей, их право на согласование и утверждение различных видов документов;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
В состав применяемых в ООД УУМ документов входят: рапорт об обнаружении признаков преступления, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела (приложение Б), постановление о перерегистрации в КУС, определение об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении (приложение В), постановление о передаче сообщения по подследственности (приложение Г). Данные документы составляются в соответствии с принятым УУМ решением в соответствии с рисунком 26.
Документирование в ООД УУМ может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в практике ООД УУМ преобладающим способом документирования является рукописный способ.
Независимо от способа документирования и вида носителя к вышеуказанным документам предъявляются следующие основные требования:
- обеспечение юридической силы документа;
- создание условий для оперативного исполнения документов;
- возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Подписание, согласование и визирование входящих документов осуществляется начальником РОВД, в его отсутствие – начальником МОБ, и в последовательном порядке – начальником ООД УУМ. Утверждение исходящих документов осуществляется начальником РОВД. Порядок подписания, согласования и визирования входящих документов и утверждения исходящих документов представлен на рисунке 27.
Приведенный порядок движения документов в ООД УУМ включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).
Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в РОВД из одного структурного подразделения в другое, передачей УУМ к начальнику РОВД, а затем — к начальнику МОБ. Следовательно, скорость перемещения документов в ООД УУМ и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления РОВД в целом.
Источник причин большинства проблем ДОУ в ООД УУМ МОБ РОВД - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом УПМ. При процедуре выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Длятого же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно дублировать информацию из УПМ в ООД УУМ. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня ООД УУМ МОБ РОВД не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.
Упорядочение процессов документирования ООД УУМ включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.
В России современные требования к оформлению документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. [10]
Однако в ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению и оформлению документов.
В процессе принятия УУМ решения, проверки фактов, изложенных в сообщениях, документы начинают выглядеть неаккуратно, а в связи с экономией времени или низким уровнем правописания составляются неграмотно, с помарками и исправлениями.
Документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Тем не менее, в ООД УУМ практикуется использование писчей бумаги серого цвета. Это обусловлено слабым финансированием ООД УУМ и приобретением необходимых в работе материалов УУМ лично.
В связи с тем, что документы в большинстве случаев создаются рукописным способом, УУМ не соблюдаются правила расположения реквизитов. При этом возникает закономерность произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта, а иногда даже размещения дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).
При оформлении дела УУМ иногда не указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц, а при составлении описи дела УУМ довольно часто не указываются порядковые номера листов, на которых расположены указанные в описи материалы дела.
Таким образом, ООД УУМ нарушаются основные правила составления и оформления документов, являющиеся обязательными для исполнения и предписывающиеся законами и актами государственного управления.
Знание правил современного документирования деятельности, организации работы с документами поможет УУМ работать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленных задач.
Эффективность борьбы ООД УУМ с преступностью определяется уровнем организации оперативной, следственной, профилактической работы, проводимой органами внутренних дел. В свою очередь, результаты этой работы зависят от качества информационной поддержки, поскольку основные усилия УУМ в расследовании, раскрытии и предотвращении преступлений так или иначе связаны с получением необходимой информации, именно эти функции и призваны обеспечить система информационного обеспечения органов внутренних дел, которая поддерживает в настоящее время незначительный объем информации.
Сейчас в ООД УУМ Ленинского РОВД накоплен значительный массив оперативно-розыскной и справочной информации, необходимой работникам правоохранительных органов для проведения оперативно-следственных и розыскных мероприятий, а также для решения других служебных задач. Однако отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы в местах проживания населения.