В целом в ООД УУМ в автоматизированном режиме с помощью ЭВМ обрабатываются документы примерно 1000 документов в год, всего же ежегодно обрабатывается свыше 20000 документов в соответствии с рисунком 28.
До сих пор компьютеризация ООД УУМ сводится только к поставке персональных компьютеров и создания на их базе простейших автономных систем в соответствии с рисунком 29.
Анализируя наличие и соответствие современным требованиям в этой области уже имеющееся в ООД УУМ техническое оборудование в соответствии с таблицей 5, можно сделать вывод, что в целом оснащенность ООД УУМ техническими средствами и офисным оборудованием можно назвать неудовлетворительным.
Таблица 5 - Техническое оборудование ООД УУМ
| Технические характеристики оборудования | Кол-во, шт | Износ, лет |
| Компьютер:2.66GHz процессор Pentium 2 (512k,533MHz) Socket478 boxMB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oemDIMM 128Mb DDR SDRAM M.Tec (PC3200,CL2.5)HDD 40 Gb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200rFDD 3.5" SONYКорпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300wКлавиатура Genius Easy Touch "KB-10" PS/2 + мышь NetScroll+ PS15"Roverscan 115GS, FST /0.28 /1280X1024@60 /"95 | 1 | 20 |
| Принтер Hplaserjet 1150, lpt | 1 | 4 |
| Телефонный аппарат | 2 | 20 |
Однако с помощью одних только персональных ЭВМ не решить проблем информатизации ООД УУМ. Прежде всего, необходимы крупные хранилища колоссальных картотек - интегрированные банки данных, в которых вся информация, по всем категориям учета систематизируется, хранится и поддерживается в актуальном состоянии в одном месте, с обеспечением обмена между УПМ, а также прямого доступа к УУМ с УПМ в пределах своей компетенции. Эти функции обеспечивают мощные базовые ЭВМ и специализированные сетевые компьютерные средства. Развитие электронных средств сбора, обработки и передачи информации обусловило активное внедрение новых информационных технологий во все сферы деятельности общества и в том числе и в правоохранительную. Автономные компьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально не решают характерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.
Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота ООД УУМ. В ООД УУМ отсутствует компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ в соответствии с рисунком 30.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ.
Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника ООД УУМ МОБ РОВД информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ в целом, в которой подсистемы УПМ должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.
Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо, в первую очередь, наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего требованиям современных систем электронного делопроизводства. Такое техническое обеспечение в ООД УУМ практически полностью отсутствует, что значительно затрудняет внедрение АИС в ООД УУМ.
Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами.
Рациональная организация системы документооборота ООД УУМ требует решения, на наш взгляд, трех задач в соответствии с рисунком 31.
Первой задачей является совершенствование существующих в ООД УУМ порядка документирования документов и организации работы с ними: разработка рациональных схем движения документов, оптимизация процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения и др. Именно в неэффективной организации документооборота ООД УУМ кроется несвоевременность принятия УУМ решений, отправки ответов заявителям, посылки запросов, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д.
Вторая задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ – это разработка должностной инструкции для каждого работника ООД УУМ, определяющей порядок документирования документов и организации работы с ними в ООД УУМ, наличие которой, если она составлена качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности ООД УУМ. Решение организационных задач подразумевает совокупность приказов и распоряжений начальника РОВД, определяющих порядок движения документов в ООД УУМ и организации работы с ними, создание должностных инструкций для УУМ, регламентирующих данный порядок движения документов в ООД УУМ.
Третья задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ на современном этапе - это внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Повышение эффективности системы документооборота ООД УУМ может быть достигнуто за счет механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов деятельности УУМ. Компьютеризация операций составления и обработки документов в ООД УУМ является важным современным средством совершенствование документооборота ООД УУМ. Решение технических задач подразумевает разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в локальные вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ.
Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. Таким образом, повышение качества работы ООД УУМ в современных условиях невозможно без комплексного решения организационных, кадровых, методических задач, применения перспективных средств вычислительной техники и программных продуктов, разработанных с использованием современных технологий. От этого зависит эффективность борьбы с различными видами преступности, предупреждение правонарушений, ускорение раскрытия преступлений, как на территории административного участка, района, так и всего города в целом.
Разработка рациональных схем движения документов. В ходе анализа движения документов в ООД УУМ было выявлено, что на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ, на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Среди этапов движения как входящих, так и исходящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД. «Ожидание» рассмотрения документов руководством РОВД, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов, увеличивает сроки прохождения документов. Таким образом, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения – принятия УУМ решения по сообщению, поступившему от заявителя.
Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени позволит наиболее эффективно организовать документооборот в ООД УУМ.
При применении в работе методики предварительного рассмотрения документов входящих и исходящих документов УУМ выявляет документацию по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы УПМ и т.д.
Основным критерием, влияющим на движение документов к УУМ, является содержание документа, поэтому УУМ должен иметь четкие представления о порядке рассмотрения и разрешения сообщений о преступлениях. В связи с этим к УУМ предъявляются такие требования, как высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание законов, доверие к ним руководителя.
Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя РОВД от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Рассмотрение документов руководителем РОВД организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение.