Совершенствование организации документооборота ООД УУМ предполагает введения должности секретаря ООД УУМ. Однако, поскольку работу с входящими и исходящими документами осуществляют в основном УУМ, обладающие оперативной информацией о состоянии исполнения конкретного документа, эту функцию следует поручить именно УУМ. Исходя из этого, необходимо разработать нормативный документ – должностную инструкцию для УУМ по ведению делопроизводства в ООД УУМ - для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
Проектируемая должностная инструкция для УУМ разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на ООД УУМ в соответствии с его штатным расписанием. Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ составлена по каждой штатной должности ООД УУМ, носит обезличенный характер, и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
В должностной инструкции для УУМ указывают наименование ООД УУМ, конкретной должности, звания, реквизиты согласования и утверждения.
Текст разрабатываемой должностной инструкции для УУМ состоит из следующих разделов:
I. Общие положения.
II. Прием сообщений о преступлениях и иной информации
III. Регистрация сообщений о преступлениях и иной информации
IV. Разрешение сообщений о преступлениях и иной информации
V. Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации. Сроки хранения документов.
Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ должна быть согласована с юридическим отделом РОВД. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию для УУМ заверяют гербовой печатью РОВД и хранят в отделе кадров РОВД в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства в РОВД.
Должностная инструкция для УУМ вступает в силу с момента ее утверждения начальником РОВД и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
Требования должностной инструкции для УУМ являются обязательными для УУМ, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.
Таким образом, содержание разрабатываемой должностной инструкции для УУМ охватывает весь делопроизводственный процесс ООД УУМ. Сотрудник ООД УУМ при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.
Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ – правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности УУМ, составляющих персонал ООД УУМ.
Целями разработки должностной инструкции для УУМ являются:
- создание организационно-правовой основы служебной деятельности УУМ;
- повышение ответственности УУМ за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
- обеспечение объективности при аттестации УУМ, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
Значение должностной инструкции для УУМ как организационного документа заключается в том, что она закрепляет правовой статус и место УУМ в системе ООД УУМ, определяет его задачи, функции, права и обязанности, позволяет обоснованно оценить результаты деятельности, является правовой основой для аттестации работника, устанавливает организационные основы работы с документооборотом.
Знание правил современного документирования деятельности, организации работы с документами поможет УУМ работать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленных задач.
Разработанная должностная инструкция для УУМ по ведению делопроизводства в ООД УУМ, представлена в приложении Д.
Совершенствование организации документооборота ООД УУМ подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ. Для этого необходима единая интегрированная база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ.
Таким образом, проектирование комплексной автоматизации ООД УУМ включает в себя разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в локальные вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ в соответствии с рисунком 38.
Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего требованиям современных систем электронного делопроизводства.
Синтез АРМ, выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов экономической и управленческой работы носят конкретный характер, диктуемый специализацией, поставленными целями, объемами работы. Однако любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям в отношении организации информационного, технического, программного обеспечения АРМ, которые обеспечат быстрое и эффективное внедрение АИС в ООД УУМ (таблица 9).
Таблица 9 - Характеристики АРМ[8]
| Назначение | Описание |
| Сервер | 2.66GHz процессорPentium4 (512k,533MHz) Socket478 box |
| MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem | |
| DIMM 512Mb DDR SDRAM M.Tec (PC3200,CL2.5) | |
| HDD 80000 Mb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r | |
| FDD 3.5" SONY | |
| CD DRIVE IDE 52x TEAC "CD-552E" oem | |
| Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w | |
| Устройство охлаждения HDD "HD-2" (2 вентилятора) | |
| КлавиатураGenius Easy Touch "KB-10" PS/2 + мышьNetScroll+ PS | |
| Коврик для мыши с картинкой | |
| 17"Roverscan 115GS, FST /0.28 /1280X1024@60 /"95 | |
| Сетевой фильтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м) | |
| Powercom back ups 425va | |
| Рабочие места (8)имеют одинаковую конфигурацию | 1700MHz процессорCeleron (128k,box) Socket478 |
| MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem | |
| DIMM 256Mb DDR SDRAM M.Tec (PC2100,266MHz,CL2.5) | |
| HDD 40000 Mb IDE WESTERN DIGITAL ATA100 5600rpm | |
| FDD 3.5" SONY | |
| CD DRIVE IDE 52x TEAC "CD-552E" oem | |
| Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 250w | |
| Устройство охлаждения HDD "HD-2" (2 вентилятора) | |
| КлавиатураGenius Easy Touch "KB-10" PS/2 + мышьNetScroll+ PS | |
| Коврик для мыши с картинкой | |
| 17" LG "Flatron F700B" LR MPRII TCO'99 NI D OSD | |
| Сетевой фильтр на 5 розеток DIGITEX (1,8 м) | |
| Powercom back ups 425va |
Однако автономные компьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально не решают характерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота ООД УУМ.
Внедрение и использование топологии сети типа «звезда» при проектировании компьютерной сети ООД УУМ позволит обмениваться данными между УПМ с наименьшими потерями времени в соответствии с рисунком 39.. При соединении звездой сеть очень устойчива к повреждениям. При повреждении одного из соединений от сети отключается только один компьютер. Кроме того, эта схема соединения позволяет создавать сложные разветвленные сети.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ МОБ РОВД.
Рабочее место нельзя рассматривать узко специализированно - только решение задач учета информации о преступлениях, помимо этого необходимо решать множество задач подготовки деловой документации, ведения архива, текущего обслуживания компьютера и т. п. Эти задачи поможет решить базовое программное обеспечение. Кроме того, в отдельных случаях требуются средства для разработки собственных программ-приложений (инструментальных средств). Поэтому в общей совокупности программное обеспечение АРМ УУМ представляет собой достаточно большой комплекс программ, который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы.
- Операционные системы и оболочки.
- Инструментальные средства.
- Прикладное программное обеспечение, которое подразделяется, в свою очередь, на общесистемное и проблемно-ориентированное обеспечение
Операционные системы подразделяются на однопользовательские (преимущественно для домашнего использования) и многопользовательские, предназначенные для работы компьютера в офисной сети. Поэтому выбор ОС для АРМ специалиста не представляет особого труда: это должна быть современная система, совместимая с ОС сервера предприятия, а именно, операционная система MicrosoftWindowsXP.
Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору сети управление защитой, в частности, он может контролировать круг пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам, каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на каждый ресурс и правами для каждого пользователя можно управлять централизованно. Учетные записи пользователей хранятся централизованно (на сервере) в зашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля каждого пользователя как при его передаче в сети, так и при попытке несанкционированного просмотра параметров регистрации.