Любой пользователь также, создав свой документ, может определить права доступа к нему для других пользователей сети в соответствии с рисунком 40.
Можно установить для пользователя индивидуальный набор прав, выбирая их из заданного перечня (полный доступ, изменить, чтение и выполнение, чтение, запись).
На более глубоком уровне Windows ХР защищает данные, хранящиеся в физической памяти компьютера, предоставляя к ним доступ только тем программам, которые имеют на это право. Никакая программа не может «подсмотреть» информацию, которой оперирует в данный момент другая программа. [12]
Не маловажным является тот факт, под эту операционную систему можно установить множество прикладных программных продуктов, в том числе MicrosoftOfficeXP (включающий MicrosoftAccess, MicrosoftExcel, MicrosoftWord, MicrosoftPowerPoint, MicrosoftOutlookExpress).
Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов KasperskyAntivirus, комплект поставки Консультант Плюс, отражающий изменения в законодательстве РФ.
Разработанное программное обеспечение АРМ УУМ представлено в таблице 10.
Таблица 10 - Программное обеспечение АРМ УУМ
| №п/п | Наименование программного продукта | Стоимость, руб. |
| 1 | MS Windows XP Professional Russian OEM (SP1) | 7017 |
| 2 | MS Office SB XP Win32 Russian OEM (SP2) | 5394 |
| 3 | Антивирус Касперского OEMLite | 6936 |
| 4 | Программа архивирования данных WinRar 3.0 | 986 |
| 5 | Комплект поставки Консультант Плюс | 1100 |
| Итого | 21433 | |
Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением.
Эффективность деятельности ООД УУМ зависит в первую очередь от разработки специализированного программного обеспечения ООД УУМ. Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами.
На российском рынке представлен довольно широкий выбор отечественных разработок программных комплексов. В настоящее время наибольшую известность в России получили следующие системы электронного документооборота: LotusNotes, DocsOpen, БОСС-Референт, LanDocs, Documentum, StaffWare, Дело, Евфрат-Документооборот и ряд других систем. [20]
Однако внедрение данных программных продуктов в документооборот ООД УУМ в настоящий момент представляется достаточно сложной задачей, причиной тому служат сложность и комплексность данной задачи и, как следствие, множественность подходов к решению этой проблемы и отсутствие общепринятых стандартов в данной области. Помимо этого, решения в данной области достаточно дорогостоящие. Эти факторы послужили основанием внедрения в документооборот программы собственной разработки – БД «Участковый».
В таблице 11. проведен сравнительный анализ преимуществ программы авторской разработки с системами документооборота.
Таблица 11 - Сравнительный анализ преимуществ программы собственной разработки
| Преимущества | Авторская разработка | Готовые программные продукты |
| Простота внедрения | Осуществление настройки и внедрения без привлечения специалистов разработчика | Настройки и внедрение чаще всего осуществляются разработчиком систем |
| Использование собственных разработок | Все технологические и функциональные компоненты собственной разработки | Ограничены возможностями базового ПО разработки или дополнительных модулей, поставляемых сторонними разработчиками |
| Привлекательная стоимость внедрения | Бесплатно | Стоимость складывается из стоимости базовых модулей, дополнительных модулей, ПО сторонних разработчиков, услуг по внедрению |
Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP. СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.
Разрабатываемая система является автоматизированной информационной системой «Участковый» и решает задачу автоматизации основных операций в деятельности УУМ.
При оформлении УПМ в БД вносится вся информация о нем, которая включает:
- номер УПМ;
- адрес УПМ;
- телефон УПМ.
УУМ может просмотреть список УПМ, после чего он имеет возможность отредактировать данные выбранного УПМ либо совсем удалить его из системы.
Справочник УПМ хранится в таблице Справочник УПМ, структура и правила поддержки целостности данных которой приводятся в таблице 12.
Таблица 12 – Участковые пункты милиции
| Наименование реквизита | Тип данных | Описание |
| Номер УПМ | Числовой | Номер УПМ |
| Адрес | Текстовый | Адрес УПМ |
| Телефон | Числовой | Телефон УПМ |
При создании новой записи о сотруднике ООД УУМ в БД вносится вся информация о нем, которая включает:
- табельный номер;
- фамилия, имя, отчество УУМ;
- должность УУМ;
- звание УУМ;
- номер УПМ.
Пользователь впоследствии может просмотреть список УУМ, после чего он имеет возможность отредактировать данные выбранного УУМ либо совсем удалить его из системы.
Справочник личного состава УУМ хранится в таблице Личный состав УУМ, структура и правила поддержки целостности данных которой приводятся в таблице 13.
Таблица 13 - Личный состав УУМ
| Наименование реквизита | Тип данных | Описание |
| Табельный номер | Текстовый | Номер удостоверения |
| ФИО | Текстовый | Фамилия, имя, отчество УУМ |
| Звание | Текстовый | Звание УУМ |
| Должность | Текстовый | Занимаемая УУМ должность |
| Номер УПМ | Числовой | Принадлежность к УПМ |
При регистрации новой записи о сообщении и решении по данному сообщению в БД вносится вся информация о них, которая включает:
- табельный номер УУМ, регистрирующего поступившее сообщение;
- классификация сообщения (КУС или ЖУИ);
- номер и дата регистрации сообщения;
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- адрес и телефон заявителя;
- краткая фабула дела;
- код решения по поступившему сообщению;
- номер регистрации решения.
УУМ может просмотреть список сообщений, после чего он имеет возможность отредактировать данные выбранного сообщения либо совсем удалить его из системы.
Данные о регистрации сообщений хранятся в таблице Регистрация сообщений, структура и правила поддержки целостности данных которой приводятся в таблице 14.
Таблица 14 – Регистрация сообщений
| Наименование реквизита | Тип данных | Описание |
| Табельный номер | Числовой | УУМ при исполнении |
| Код регистрации | Текстовый | Классификация сообщения |
| Номер регистрации | Числовой | Номер регистрации сообщения |
| Дата | Дата/Время | Дата регистрации |
| Заявитель | Текстовый | ФИО заявителя |
| Дата рождения | Дата/Время | Дата рождения заявителя |
| Адрес | Текстовый | Адрес заявителя |
| Краткая фабула дела | Текстовый | Содержание заявления |
| Номер решения | Числовой | Номер регистрации решения |
| Код решения | Текстовый | Классификация решения |
Входными документами в разрабатываемой системе являются:
- данные об УУМ;
- данные об УПМ;
- данные о регистрации сообщений и разрешении сообщений.
Выходными документами в разрабатываемой системе являются:
- рапорт об обнаружении признаков преступления;
- постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;
- постановление о передаче сообщения по последственности;
- постановление о перерегистрации в КУС при обнаружении признаков преступления;
- определение об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении.
Данные отчеты могут быть выведены на экран для предварительного просмотра или на печать на листах формата А4.
После запуска программы на экране появляется главная кнопочная форма «Участковый» в соответствии с рисунком 41.
Описания логики интерфейсов приводятся в приложении Ж.
Данная база данных, предназначенная для УУМ, одобрена руководством РОВД, нашла применение и используется в ООД УУМ для решения задач в реальных условиях. Благодаря тому, что программа является универсальной и доступной для пользователя, овладение продуктом является простым делом. Для работы с программным продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок.
Использование разработанной системы управления документооборотом в ООД УУМ в реальных условиях привело к улучшению ряда показателей:
- вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;
- появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;
- уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;
- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов, особенно при организации электронного документооборота.