К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. [23]
Важное современное средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию.
Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота.
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот.
Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.
Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.
Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия – одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов. Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.
Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века.
Отдел организации деятельности участковых уполномоченных милиции (ООД УУМ) является структурным подразделением милиции общественной безопасности РОВД, обеспечивающим деятельность участковых уполномоченных милиции. [5]
В задачи ООД УУМ входят:
- обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка;
- выявление, предупреждение и пресечение преступлений и административных правонарушений;
- раскрытие преступлений, по делам о которых производство предварительного следствия не обязательно;
- розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции милиции общественной безопасности.
В состав ООД УУМ входят:
- начальник ООД УУМ, непосредственно подчиняющийся начальнику МОБ;
- старшие участковые уполномоченные милиции (Ст. УУМ), непосредственно подчиняющиеся начальнику ООД УУМ;
- участковые уполномоченные милиции (УУМ), подчиняющиеся начальнику ООД УУМ.
Начальник ООД УУМ назначается на должность и освобождается от должности министром внутренних дел Российской Федерации по представлению министров внутренних дел, начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), и является по должности заместителем министра или начальника управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации.
Старший участковый уполномоченный возглавляет участковый пункт милиции (УПМ), в состав которого входят участковые уполномоченные милиции.
Старшие участковые назначаются на должность и освобождаются от должности министром внутренних дел Российской Федерации по представлению министров внутренних дел, начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), и являются по должности заместителями министров или начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации.
За старшим участковым уполномоченным закрепляется участок с проживающим на нем населением в городах не более 1,5 тысяч человек, а в сельской местности - по аналогии с участковым уполномоченным.
Старший участковый уполномоченный наряду с обслуживанием закрепленного за ним участка:
- организует работу подчиненных ему участковых уполномоченных по предупреждению, выявлению и раскрытию преступлений, по делам о которых предварительное расследование производится в форме дознания и отнесенных законодательством к компетенции органов внутренних дел;
- координирует взаимодействие подчиненных участковых уполномоченных с другими подразделениями органов внутренних дел;
- организует участие подчиненных участковых уполномоченных в проведении комплексных оперативно-профилактических мероприятий на территории обслуживаемых ими административных участков;
- оказывает помощь подчиненным участковым уполномоченным в повышении их профессионального мастерства, подборе и организации работы внештатных сотрудников милиции, установлении доверительных отношений с гражданами, укреплении взаимодействия с общественными объединениями правоохранительной направленности, проведении индивидуальной профилактической работы с правонарушителями, рассмотрении писем и заявлений граждан, выполнении других обязанностей по службе;