Хотя постоянные дипломатические представители иностранных государств стали появляться в XVI веке, однако, по существу, только в XVIII—XIX веках начал складываться постоянный квалифицированный дипломатический аппарат. До этого были обычно статс-секретари по внешним делам при главе государства, ведавшие внешними делами, но не имевшие постоянного аппарата.
В XIX веке такой постоянный аппарат был создан во всех государствах, а в XX веке этот аппарат стал довольно мощным, квалифицированным и представляющим важную часть всей системы государственного управления.
18 апреля 1961 года в Вене на Конференции ООН по дипломатическим сношениям и иммунитетам была принята Венская конвенция о дипломатических сношениях. Она вступила в силу 24 апреля 1964 года. Венская конвенция определяет порядок установления дипломатических отношений, аккредитования главы дипломатического представительства и прекращения его функций, уведомление МИД государства пребывания о назначении, прибытии и убытии сотрудников представительства и членов их семей, устанавливает классы глав представительств, определяет дипломатические привилегии и иммунитеты и т.д. Китай присоединился к Венской конвенции 25 ноября 1975 года с оговоркой по статьям 14 и 16 относительно вопроса о дипломатическом представительстве Ватикана.
Положение о посольстве Российской Федерации было утверждено президентом 28 октября 1996 г.
Данное положение предусматривает, что одной из основных задач и функций представительства является "поддержание контактов с органами государственной власти государства пребывания, внешнеполитическими и другими ведомствами, общественными объединениями, деловыми, научными и культурными кругами, средствами массовой информации, представителями дипломатического корпуса государства пребывания".
Венская конвенция считает невозможным выполнение одной из основных функций посольства - "представительства аккредитующего государства в государстве пребывания" - без самых широких встреч на всех уровнях с гражданами страны. Само название посольств - "представительство" - показывает, насколько важна эта функция. Она была закреплена еще в статье 2 Венского регламента 1815 г., в которой подчеркивалось, что послы, легаты и нунции имеют представительный характер. Э. Сатоу в своем "Руководстве по дипломатической практике" трактует термин "представительство" даже более широко: как "право страны представлять свои интересы в других государствах", как "защиту интересов своих соотечественников".
Наиболее существенными связями посольства, которым, конечно, отдается предпочтение, являются контакты с высшими официальными кругами страны - монархами, президентами, премьер-министрами, министрами иностранных дел и другими членами кабинета, высшими представителями законодательной и исполнительной власти, то есть прежде всего с теми, кто обладает реальной властью в государстве и от кого зависит решение вопросов о сотрудничестве с вашей страной.
Наиболее важный вид контактов – встречи в министерстве иностранных дел (МИД). В них участвует значительная часть дипломатов посольства, в том числе иногда и младшие дипломаты, которые обычно сопровождают своих старших коллег, записывают встречу и затем подготавливают запись беседы. В некоторых странах существует практика, когда дипломатам рекомендуют все встречи с сотрудниками МИД проводить в сопровождении своих дипломатов.
Министерства различных стран значительно различаются по структуре, поэтому дипломатам следует хорошо знать особенности, структуру министерства, личный состав департаментов и даже точное название должности министра: в США это госсекретарь по иностранным делам, в Британии - министр иностранных дел и по делам Содружества, во Франции - министр иностранных дел и т.д.
Некоторые страны Западной Европы имеют такие тесные отношения друг с другом и между ними возникает такое количество соглашений, что большинство контактов идет через другие министерства, а за МИД остается роль координатора и контролера. Тогда и контакты дипломатических представителей расширяются, и в них вовлекаются сотрудники других министерств, прежде всего имеющие дело с бизнесом, финансами, промышленностью и т.п. Поэтому следует устанавливать контакты со всеми нужными министерствами, конечно, если страна пребывания против этого не возражает. К их числу в первую очередь относятся министерства экономики, финансов, внешней торговли, культуры, образования. Полезными являются контакты с министерством обороны (если и с ним имеются общие вопросы, связанные, например, с соглашениями о разоружении, запрещением определенных видов оружия), конечно, в тесном контакте с военным атташатом. Для этого используются посещение военных институтов и колледжей (для чтения лекций), встречи и беседы военных делегаций страны.
Один из наиболее острых вопросов современной дипломатии - роль в ней экономических проблем, бизнеса, торговли, финансов и информации о новых технологиях. При зарождении дипломатии торговля в ней играла первостепенную роль, сама дипломатия выросла из торговли. Сношение племен, сплотившихся государственных образований начиналось с обмена товарами. В древнегреческой мифологии Гермес (что означает коварный), Бог торговли и прибыли, был покровителем послов, хранителем посольств. Именно Гермес даровал посланцам неприкосновенность, то есть дипломатический иммунитет, подтвержденный самим Богом богов Зевсом. Тогда дипломатию понимали очень своеобразно, включая в ее приемы и обман. Гермес был также Богом изворотливости, ловкости и хитрости. Таким образом, торговля и дипломатия были тесно связаны друг с другом и находились под покровительством одного Бога. Английская дипломатия, как считают британцы, началась с консульской службы, а ее основы были заложены в купеческой хартии 1303 г. Дипломатические отношения между Англией и Россией (1554 г.) завязались после установления торговых отношений между двумя странами. У. Питт, видный государственный деятель Англии (1708-1778), хотя объявил себя сторонником британских торговцев (в том числе и с Россией), но так увлекся войной с Францией за французские колонии в Америке, за Канаду, что торговля с Россией оказалась на втором плане.
Нет точных сведений, когда посольские связи стали регулярными, постоянными. Но бесспорно, первые постоянные посольства возникли в Италии, на территории которой в то время было несколько государств, между которыми складывались тесные экономические связи.
Торговля не могла развиваться лишь на основе визитов отдельных представителей. Она нуждалась в функционировании учреждений, которые, как мы говорим сейчас, изучали бы рынок, защищали купцов своей страны за пределами их родины. Итальянские города вели оживленную торговлю со странами Ближнего Востока и для защиты своих граждан еще в X1II-XIV вв. стали посылать в страны Востока своих консулов, иногда нескольких. Они выполняли, в частности в Константинополе, и дипломатические функции. Общий латинский язык, конечно, облегчал торговлю между ними и помогал вовлечению в нее более широких слоев населения.
Италию называют колыбелью современной дипломатии, ибо учреждения постоянных посольств начались именно в Италии. Во многих итальянских городах - Милане, Венеции, Риме, Флоренции, Генуе, Савойе - почти одновременно начиная с середины XV в. создаются постоянные дипломатические учреждения, а затем уже в Лондоне, Париже и т.д. Считается, что первое постоянное посольство было создано в Генуе миланским герцогом Франческо Сфорца в 1455 г., в 1500 г. Савойя назначила постоянного посла в Рим и т.д. А в конце века Венеция направила посла в Лондон, затем в Париж. В начале XV в. Англия послала своих послов в Париж.
Среди итальянских городов особенно выделялась венецианская дипломатия. Считалось, что венецианская дипломатия располагала талантливыми дипломатами и что в Венеции дипломатия была доведена до степени искусства. Венецианские послы много занимались экономическим положением стран, в которых были аккредитованы, банковским делом, активно в делах дипломатии использовали венецианских купцов, их информацию и влияние.
Наряду с процессом увеличения числа постоянных посольств шел и обратный процесс борьбы против них. Многие монархи не желали, чтобы посольства были хорошо осведомлены об их внутренних делах и даже вмешивались в них. Так, венецианский посол в Риме только за один год послал 472 донесения о положении в Риме. Английский король Генрих VII к концу своего правления выслал из страны почти всех послов, а венецианцы, так активно насаждавшие постоянные посольства в других странах, приняли в 1481 г. ряд мер, направленных на ограничение их разведывательной деятельности. Они запрещали своим гражданам общение с иностранными послами под угрозой серьезного наказания.
Затем на долгие годы и даже века дипломатия стала принимать политический характер. Дипломаты стали чураться торговли и торговых отношений. Считалось, что посольства представляют государство, а не отдельных промышленников, что дипломатам не подобало заниматься вопросами торговли, что дело купцов конкурировать между собой, а не посольства помогать одной группе промышленников в ущерб другой. Они считали, что если к политическим вопросам и соперничеству прибавится еще и торговая конкуренция, то "и без того нелегкие задачи дипломатии усложнятся еще более". Возможно, в этом сказывалась и "беспомощность в такого рода технических вопросах".
Однако начиная примерно с середины XIX в. постепенно вопросы торговли в посольствах некоторых стран стали играть большую роль. Но сопротивление дипломатов этому процессу было упорным и длительным.