Кроме того, согласно Ст.321 ТК, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется лицам, работающим в районах Крайнего Севера, продолжительностью 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - 16 календарных дней.
Следует отметить, что организации (ст. 116 ТК РФ) с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.
Таким образом, все дополнительные отпуска могут быть разделены на два вида: дополнительные отпуска, основания предоставления и продолжительность которых установлены непосредственно в законодательных актах, и дополнительные отпуска, предоставляемые на основании коллективных договоров или иных локальных нормативных актов.
В соответствии с коллективным договором, установленная продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска может быть увеличена. Согласно Закону Российской Федерации "О коллективных договорах и соглашениях" в коллективном договоре, с учетом экономических возможностей организации могут содержаться и другие, более льготные трудовые и социально-экономические условия по сравнению с нормами и положениями, установленными законодательством и соглашениями, в том числе и положениями о дополнительных отпусках.
В соответствии с трудовым законодательством, отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (Статья 122 Трудового Кодекса).
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен только определенным категориям работников, например, женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также работникам в возрасте до восемнадцати лет.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в Вашей организации.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков.
График отпусков утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (Статья 123 Трудового Кодекса). Важным условием при составлении графика отпусков является то, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.
Отдельным категориям работников, например, ветеранам боевых действий, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Право использовать отпуск в удобное время года для данной категории лиц закреплено федеральным законодательством. Кроме этого, преимущественное предоставление отпусков в летнее время для отдельных категорий рабочих и служащих может быть предусмотрено коллективным договором.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала. На практике утвержденные работодателем графики отпусков чаще всего объявляются работникам под расписку еще до начала нового рабочего года.
При составлении графика целесообразно предложить работникам написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. Изменение графика отпусков производиться по согласованию между работником и работодателем. Такой подход позволяет избегать конфликтов, особенно в летние отпускные месяцы.
График отпусков имеет унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Обычно график отпусков составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй - в бухгалтерию. Копия передается для ознакомления работникам. При наличии в организации структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение.
Основанием для предоставления отпусков также служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты:
Должность и ФИО руководителя, которому адресовано заявление,
Должность, наименование структурного подразделения и ФИО работника,
Указание вида документа (заявление),
Дата,
Подпись работника.
В тексте заявления обязательно указывается вид отпуска (очередной ежегодный, дополнительный). Указывается продолжительность отпуска, дата его начала и окончания.
В случае предоставления дополнительного отпуска обязательно указывается причина его предоставления (ссылка на статью закона). Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, – указанный документ прилагается к заявлению. Заявление на отпуск визируется руководством организации (количество должностных лиц, визирующих кадровые документы по личному составу, определяется локальными распоряжениями). На основании завизированного заявления кадровой службой подготавливается приказ о предоставлении отпуска.
Приказ о предоставлении отпусков имеет унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Несмотря на то, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника, на практике возникают случаи, когда срок ежегодного отпуска приходиться переносить. Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника или исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей (если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы).
Кроме этого, в соответствии с 124 статьей Трудового кодекса работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, если работнику своевременно не была произведена оплата отпуска, либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее, чем за две недели до его начала. При переносе отпуска на другое время при согласии между работником и работодателем в график отпусков вносятся изменения. Это оформляется соответствующим распорядительным документом. Если инициатором переноса отпуска является работник, то от него требуется соответствующее заявление.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
На практике нередко возникают ситуации, когда ежегодный отпуск подлежит продлению.
Основания продления отпуска содержит Статья 124 Трудового Кодекса:
временная нетрудоспособность работника;
исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей;
в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.
Отпуск продлевается автоматически на соответствующее число дней. О продлении отпуска работник обязан известить работодателя.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. (Статья 125 Трудового Кодекса).
Кроме этого, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (Статья 126 Трудового Кодекса).
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией действует то же правило. Компенсацию можно выплатить за часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:
беременным женщинам
работникам в возрасте до восемнадцати лет,
ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Иногда, в связи с производственной необходимостью, возникает ситуация с отзывом сотрудника из отпуска. В такой ситуации работодатель должен учесть, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. При этом неиспользованная в связи часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв из отпуска оформляется приказом. Утвержденной формы приказа на отзыв из отпуска не существует. Приказы, связанные с предоставлением отпусков, относятся к приказам по личному составу и формируются в отдельные дела.