Гражданин, изменивший место жительства, обязан не позднее 7 дней со дня прибытия на новое место жительства обратиться к должностным лицам, ответственным за регистрацию. В тот же срок и в том же порядке должен действовать гражданин, ранее не имевший постоянного места жительства и у которого оно появилось.
Ответственными за регистрацию граждан по месту жительства (а также по месту пребывания) являются должностные лица, занимающие постоянно или временно должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей по контролю за соблюдением правил пользования жилыми помещениями и помещениями социального назначения.
Это должностные лица следующих организаций (в зависимости от того, к чьему ведению относятся жилые помещения):
- жилищно-эксплуатационные организации (ЖЭУ);
- жилищно-строительные и жилищные кооперативы;
- товарищества собственников жилья;
- гостиницы, кемпинги, туристские базы, санатории, дома отдыха, пансионаты, больницы, дома-интернаты для инвалидов, ветеранов, одиноких и престарелых, гостиницы-приюты и другие учреждения социального назначения;
- акционерные общества и другие коммерческие организации, имеющие жилой фонд;
- другие государственные и муниципальные организации и учреждения, имеющие жилищный фонд на праве хозяйственного ведения либо на праве оперативного управления.
При обращении необходимо предоставить: документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации (паспорт гражданина Российской Федерации; удостоверение личности - для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов); военный билет - для солдат, матросов, сержантов и старшин, проходящих военную службу по призыву или по контракту; справку об освобождении из мест лишения свободы - для лиц, освободившихся из мест лишения свободы);
- свидетельство о рождении детей (если есть дети, не достигшие 14-летнего возраста). Дети, достигшие 14 лет, обязаны иметь паспорт гражданина Российской Федерации[14] и поэтому должны подавать заявления на регистрацию от себя лично;
- заявление установленной формы о регистрации по месту жительства;
- заполненный листок прибытия в трех экземплярах (см. приложение 2 к вышеупомянутой Инструкции). В городах - центрах субъектов Российской Федерации адресные листки прибытия заполняются в двух экземплярах. По смыслу законодательства Российской Федерации листки прибытия должны заполняться должностными лицами, ответственными за регистрацию, а не гражданами, однако на практике листки прибытия заполняются именно лицами, обращающимися для регистрации. В любом случае бланк листка прибытия должен быть предоставлен должностными лицами, ответственными за регистрацию, бесплатно;
- оригинал или заверенная копия документа, являющегося основанием для заселения в соответствующее жилое помещение (свидетельство о праве собственности на жилое помещение, свидетельство о праве на наследство жилого помещения, ордер на вселение, договор найма, решение суда о признании права пользования жилым помещением, заявление собственника, предоставившего гражданину жилое помещение, либо иной документ). В случае если представляется копия документа, то такая копия должна быть заверена нотариально либо органом или организацией, выдавший этот документ. Например, оригинал решения суда представить невозможно в принципе, так как он хранится в судебном деле. На руки лицам, участвующим в деле, выдаются копии, заверенные подписью судьи (или иного должностного лица суда). Оригиналы или заверенные копии документов, являющихся основанием для вселения, представляются на обозрение, т.е. без изъятия. Дополнительно, как правило, потребуется представление обычных ксерокопий этих документов для приложения их к учетному делу.
Необходимо иметь в виду, что в соответствии с Жилищным кодексом Российской Федерации (ст. 70) для вселения и регистрации по месту жительства в жилых помещениях, которые используются другими гражданами на правах социального найма (жилые помещения государственного и муниципального фонда), необходимо письменное согласие нанимателя, всех членов семьи нанимателя, в том числе и отсутствующих (в этом случае представляется нотариально удостоверенное согласие). А если осуществляется вселение иных, кроме супруга, детей и родителей, лиц, то необходимо также и согласие наймодателя (т.е. соответствующего государственного органа или органа местного самоуправления, в ведении которого находится жилой фонд).
Лица, которые по последнему месту жительства были зарегистрированы по иным (кроме паспорта) документам (например, удостоверению личности военнослужащего), представляют также свидетельство о регистрации по месту жительства (см. приложение 8 к данной Инструкции), которое им было выдано в месте последнего места жительства.
Однако с 1 января 2005 г. в связи с введением в действие главы 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации (государственная пошлина), плата за регистрацию по месту жительства была отменена.
После приема документов на регистрацию, должностные лица, ответственные за регистрацию, заполняют все необходимые документы, предусмотренные инструкциями (карточки регистрации по форме, поквартирные карточки), или вносят соответствующие сведения в домовые (поквартирные) книги, адресные листки прибытия, листки статистического учета мигрантов и отрывные талоны к ним.
Указанные должностные лица в трехдневный срок со дня обращения граждан передают все представленные документы вместе с адресными листками прибытия и формами статистического учета в паспортно-визовую службу соответствующего ОВД (УВД).
Работники ОВД (УВД) проверяют представленные документы, правильность и полноту составления адресных листков прибытия, листков статистического учета мигрантов, заполнения карточек регистрации, поквартирных карточек или домовых (поквартирных) книг.
ОВД (УВД) в трехдневный срок со дня поступления документов регистрирует граждан по месту жительства. В паспортах граждан, регистрируемых по месту жительства, проставляется оттиск штампа о регистрации по месту жительства по установленной форме.[15]
В случае если в населенном пункте нет ОВД (УВД), то документы передается в местную администрацию, которая и производит регистрацию граждан в том же порядке, что и ОВД (УВД), стой лишь разницей, что органы местного самоуправления не оставляют у себя на хранение адресные листки прибытия, а направляют их в территориальное ОВД (УВД) для проверок по учетам.
Штампы заполняются от руки либо при помощи принтеров. В штампе указывается следующие сведения:
- субъект Российской Федерации;
- наименование ОВД (УВД), осуществившего регистрацию;
- слово «зарегистрирован»;
- название населенного пункта;
- адрес (улица, номер дома, а также номер корпуса и/или квартиры (при их наличии), дата регистрации;
В штампе проставляется подпись должностного лица ОВД (УВД), осуществившего регистрацию.
Штампы регистрации по месту жительства проставляются также в графе «отметки о регистрации по месту жительства» карточек регистрации или соответствующей графе домовых (поквартирных) книг, но с указанием только даты регистрации.
В случаях, когда регистрация граждан по месту жительства производится по иным (кроме паспорта) документам, удостоверяющим личность (например, удостоверению личности военнослужащего), гражданам выдаются свидетельства о регистрации по месту жительства установленной формы (см. приложение 8 к вышеназванной Инструкции). Свидетельства о регистрации граждан по месту жительства заполняются на пишущих машинках или с помощью принтеров. Сокращения и исправления записей не допускаются. Оформленные свидетельства о регистрации по месту жительства подписываются начальниками паспортно-визовых служб ОВД (УВД) или их заместителями (а в их отсутствие - начальниками ОВД (УВД) и скрепляются печатями, применяемыми для оформления паспортов.
Экземпляры адресных листков прибытия помещаются в адресно-справочные картотеки. Листки статистического учета мигрантов передаются в соответствующие органы государственной статистики.
Явка граждан в ОВД (УВД) для оформления регистрации не обязательна, за исключением лиц, имеющих судимость. Паспорт с отметкой о регистрации или иной документ, удостоверяющий личность с приложением свидетельства о регистрации по месту жительства, передается должностным лицам, ответственным за регистрацию, которые передают эти документы зарегистрированным гражданам.
Судимые должны явиться в ОВД (УВД) за документами, подтверждающими регистрацию, лично.
При отсутствии всех необходимых документов, являющихся основанием для регистрации по месту жительства, представленные документы возвращаются. При этом должностным лицом, ответственным за регистрацию, разъясняется, какие документы необходимо представить. Должностные лица, ответственные за регистрацию, обязаны довести эту информацию до сведения граждан, которым отказано в регистрации.
Регистрации несовершеннолетних детей, не достигших 14 лет, осуществляется в иной форме, по причине того, что такие лица не имеют паспортов гражданина Российской Федерации.
Регистрация по месту жительства детей, не достигших 14-летнего возраста и проживающих вместе с родителями (усыновителями, опекунами), осуществляется на основании документов, удостоверяющих личность родителей (усыновителей), или документов, подтверждающих установление опеки, и свидетельства о рождении этих несовершеннолетних детей. Регистрация осуществляется путем внесения сведений о них в домовые (поквартирные) книги или алфавитные карточки родителей (усыновителей, опекунов). Если несовершеннолетние дети, не достигшие 14-летнего возраста, прибывают к новому месту жительства от одного родителя (усыновителя, опекуна) к другому родителю (усыновителю, опекуну), регистрация этих детей осуществляется в том же порядке.