Статистическое наблюдение, проведенное на основе официального учета или путем специально организованного изучения, дает огромное количество сведений, отраженных в статистических карточках, журналах учета и других первичных документах или в анкетах опроса граждан, изучения уголовных, административных, гражданских дел и других материалах. Получаемые сведения, как бы тщательно и научно обоснованно они ни собирались, представляют собой разрозненные "горы данных" о единицах изучаемой совокупности. Представим себе, что у нас в руках находится тысяча статистических карточек на лиц, совершивших преступления. В этих карточках могут содержаться тысячи всевозможных сведений о правонарушителе и совершенном им преступлении. Перебирая их, мы можем видеть среди этих лиц женщин и мужчин, взрослых и несовершеннолетних, ранее судимых и впервые совершивших преступление, людей разных национальностей, образования, места работы и т.д., и т.п. Но этот перебор, каким бы тщательным он ни был, нам не скажет, каково общее число и доля правонарушителей мужчин, несовершеннолетних или судимых в структуре изученных лиц.
Для того чтобы выявить характерные черты этой совокупности и обнаружить связи между ее элементами, их закономерности, все собранные сведения (содержащиеся в документах первичного учета) необходимо систематизировать, подсчитать данные, расчленить по группам, соединить в целое, свести воедино, суммировать и подытожить результаты подсчетов, что достигается на втором этапе всякой законченной статистической работы — в статистической сводке.
Фактически этот этап — начало научной обработки и анализа статистической информации, обнаруживающий существенные различия статистики и учета. Последний — это систематическое измерение общественных явлений, объектов, связанное с подсчетом отдельных элементов, из которых они состоят. Значение учета общеизвестно, поскольку он дает основу анализа — собранные данные, факты. Но эти факты обнаруживают внутреннюю природу, скрытую в стихии (беспорядке) случайностей, начинают "играть" лишь в том случае, когда они правильно статистически обрабатываются, когда выявляется их закономерное действие.
Статистика — это не просто иллюстративная наука, она не может ограничиваться только собиранием определенных учетных данных. Ее задача, как мы уже знаем, — глубокий анализ общественных явлений, обнаружение массовых закономерностей, необходимости, пробивающей себе дорогу сквозь хаос случайностей. И, образно говоря, второй этап всякого законченного статистического исследования: сводка и группировка — переходный мостик на этом пути.
Он не менее важен, чем этап статистического наблюдения, так как только при правильной обработке первичных материалов можно обнаружить истинный характер развития (закономерности, тенденции) исследуемого явления на основе полученных сведений. Именно в результате этих действий образуются статистические качественно однородные совокупности, появляется возможность оперировать обобщающими показателями. На первом же этапе были лишь единичные, разрозненные сведения, содержащиеся в отдельных статистических карточках.
Статистическая сводка — второй этап статистического исследования — представляет собой проверку, систематизацию, научную обработку материалов статистического наблюдения (подсчет первичного статистического материала, например, карточек на лиц, совершивших преступления), подытоживание отдельных единиц и сведения их в массы или совокупности в целях получения обобщенной характеристики изучаемого явления по ряду существенных для него признаков (например, число несовершеннолетних, совершивших преступления).
Целью сводки является систематизация первичных данных и получение на этой основе сводной характеристики объекта исследования в целом при помощи обобщающих статистических показателей. То есть если при статистическом наблюдении собирают данные о тех или иных признаках каждой единицы объекта, то результатом сводки являются подробные сведения, отражающие в целом всю совокупность.
Единицы совокупности характеризуются, как уже отмечалось, разного рода качественными (атрибутивными), количественными и полуколичественными признаками. Одни из них непосредственно относятся к определению единиц, входящих в совокупность, и могут быть совершенно одинаковыми для всех них. Например, все преступления — общественно опасные, противоправные, виновные и наказуемые деяния. Вместе с тем ряд признаков у этих единиц совокупности различается, варьирует. Так, те же преступления различаются по объекту посягательства, способу, месту и времени их совершения, формой и видом вины, полом, возрастом, иными социально-демографическими, уголовно-правовыми и криминологическими признаками субъектов преступления. Именно такие признаки, варьирующиеся от единицы к единице, составляют специфическую черту совокупности, делающую ее предметом изучения статистики. Соответственно они называются статистическими признаками, и именно они являются основой сводки единиц статистической совокупности.
Статистические признаки единиц делают совокупность не простой арифметической суммой. Такая совокупность подчинена определенным статистическим закономерностям, в основе которых лежит действие закона больших чисел.
По глубине обработки материала различают сводку в узком и широком понимании.
Сводка в узком понимании представляет собой операцию по подсчету итоговых данных, характеризующих совокупность.
Сводка в широком понимании представляет собой научную обработку первичных статистических сведений, включает в себя группировки исследуемых явлений, получение системы показателей для характеристики типичных группой подгрупп, подсчет групповых и общих итогов, внесение их в формы статистических таблиц.
Сводка статистических материалов осуществляется на основе научно разработанной программы.
Программа статистической сводки включает: выбор группировочных признаков; определение порядка формирования групп; перечень показателей, которые надо подсчитать для характеристики групп и объекта в целом; дифференциацию территориальных границ, в которых надо произвести разработку материала (область, край, республика и т.п.); степень детализации ведомственной подчиненности, в пределах которой должны быть сведены материалы.
Содержание программы сводки определяется теми задачами, которые поставлены перед данным конкретным исследованием. Так, сводка данных уголовно-правовой статистики должна дать все материалы, которые нужны как федеральным правоохранительным органам и органам юстиции (МВД России, прокуратуре РФ, Верховному Суду РФ, Минюсту России), так и их структурам в субъектах Федерации для определения количественно-качественных параметров правонарушений и эффективного управления процессом поддержания в стране режима законности.
Различают первичную и вторичную сводку. Первичная сводка — обработка и подсчет первичных данных (по документам первичного учета), непосредственно собранных в процессе статистического наблюдения; вторичная сводка — обработка и подсчет сведенных данных первичной сводки. Она производится по данным отчетности и специально организованных статистических наблюдений.
По форме обработки статистических данных сводка может производиться как в централизованном (первичные данные сосредоточиваются в одном центральном органе, например, Росстате, ГИЦ МВД России, и обрабатываются только в нем), децентрализованном (документы первичного учета обобщаются на местах и в вышестоящий орган направляются уже в подытоженном виде), так и в смешанном (обработка первичного материала происходит частично на местах и завершается полностью в вышестоящем органе) порядке.
К достоинствам первого вида сводки относится возможность более легкого осуществления методологического руководства, использования квалифицированных кадров и обработки данных при помощи современных вычислительных средств. Существенные ее недостатки — затруднения в исправлении ошибок первичных документов в необходимых случаях; замедленное получение некоторых итогов, важных для местных органов.
Децентрализованная сводка дает большую возможность, чем предыдущая, проверить на месте точность представленных данных и быстро получить необходимые итоговые данные.
В зависимости от объема данных сводка первичной статистической информации может производиться тремя способами: а) вручную (при сравнительно небольшом объеме материала); б) с помощью счетно-перфорационных машин; в) на электронно-вычислительных Машинах. В настоящее время с появлением персональных компьютеров, созданием автоматизированных рабочих мест, наличием пакетов прикладных программ первые два способа обработки информации используются крайне редко.
Процедуре сводки независимо от ее способов предшествует проверка правильности заполнения статистических формуляров. Строгий контроль обеспечивает достоверность статистических данных. Особенно важно проверять правильность заполнения документов первичного учета при подготовке их к обработке с помощью современной вычислительной техники.
Составными элементами сводки являются: а) разработка системы показателей, характеризующих преступность или другое социально-правовое явление в целом и ее отдельные группы; б) статистическая группировка полученных данных, в) подсчет групповых и общих итогов, г) оформление результатов в статистических таблицах и графиках.
Разработка системы показателей, характеризующих то или иное явление, считается первым, а сама группировка данных — вторым элементом рассматриваемой стадии сводки и группировки статистических показателей. Эти элементы тесно связаны между собой, так как в основе любой сводки количественных материалов всегда лежит группировка показателей, собранных в процессе наблюдения.