Особливу роль систематизація законодавства має в роботі судових і прокурорських органів, адвокатури. Також, облік необхідний для підготовки проектів законодавчих та інших правових актів, для складання різного роду збірників законодавства і зведених кодифікованих актів, для здійснення довідково-інформаційної роботи. Крім того, без належного обліку нормативно-правових актів не можлива ефективна правова просвіта, діяльність наукових та навчальних юридичних установ.
Облік нормативно-правових актів можуть здійснювати державні органи і недержавні організації, підприємства й інші установи як для зовнішнього користування, так і для внутрішнього.
Журавський В.С. виділяє такі принципи організації обліку законодавства:
– Повнота інформативного масиву, що забезпечує фіксацію і забезпечення обсягом довідкової інформації, відсутність прогалин у інформаційному масиві.
– Достовірність інформації, що заснована на використанні офіційних джерел опублікування нормативних актів, а також на своєчасній фіксації внесених змін в акти, включені в інформаційний фонд.
– Зручність використання, необхідна для оперативного і якісного пошуку відомостей про право.
Найпростіший вид обліку законодавства – журнальний облік – це фіксація реквізитів нормативно-правових актів у спеціальних журналах, а більш досконалою формою обліку законодавства – є картотечний облік.
Журнальний облік може здійснюватися за хронологічним, алфавітним, предметним чи системно-предметним принципами.
Хронологічний принцип означає, що всі нормативні акти, які підлягають обліку в певній установі чи організації, реєструються в журналі за датами їх прийняття. Акти різної юридичної сили підлягають окремій реєстрації, як правило.
Алфавітно-предметна реєстрація вважається більш досконалим видом обліку нормативних актів, що надходять у певну установу чи організацію. При такій реєстрації акти фіксуються за предметними рубриками, що розташовані у алфавітному порядку.
Як оптимальну форму журнального обліку, визначають тематично-предметну. При ній рубрики розділів журналу всього масиву законодавства діляться на певні галузі, підгалузі, юридичні інститути. Можливості журнального обліку досить скромні. Він використовується лише там, де інформаційний масив невеликий або обмежений досить вузькою проблематикою.
Існує ще один вид обліку законодавства – картковий облік. Це створення карткової системи (різного роду карток), що відповідають і формуються за певними критеріями. Зазвичай така форма обліку використовується в органах законодавчої, виконавчої і судової влади, також у великих установах і організаціях, які працюють з широким колом нормативних актів і потребують різнорівневої інформації.
На картках картотеки можуть бути зафіксовані основні реквізити акта – вид акта, заголовок, дата видання, місце офіційного опублікування, або повний текст акта. Рубрики і картотеки визначаються на базі певного, виробленого заздалегідь словника. Відповідні картки можна шукати або ручним способом, або напівавтоматизованим, або автоматизованими режимами.
Головною перевагою карткового обліку є те, що можна оперативно вносити зміни чи корективи у картки відповідно з останніми змінами, внесеними в акт, розміщений на картках. Картки у картотеці розміщують за алфавітно-предмет-ним, хронологічним, або предметно-галузевим принципом.
Наступна форма обліку законодавства – ведення контрольних текстів чинних нормативних актів, тобто це внесення в текст офіційного видання закону, указу, постанови, чи іншого нормативного акту відміток про зміну доповнення чи скасування таких актів чи їх частин з вказівками на ті акти, на підставі яких зроблені відмітки.
Діяльність певних органів, установ може поєднувати в собі різні форми обліку законодавства, що доповнюють одна одну. Поєднання різних форм обліку сприяє підвищенню ефективності довідково-інформаційної служби у галузі законодавства.
2.3 Кодифікація, інкорпорація та консолідація, як елементи систематизації
Кодифікація – спосіб (форма) систематизації нормативних актів, що мають спільний предмет регулювання, який полягає в їх змістовній переробці, тобто удосконалення через зміну змісту (усунення розбіжностей і суперечностей, скасування застарілих норм) і створення зведеного нормативного акта, об’єднання у новий єдиний нормативно-правовий акт. Це підготовка і прийняття нових актів, у яких містяться узгодженні між собою норми старих актів, що виправдали себе, і нові нормативні розпорядження. Кодифікаційна робота здійснюється виключно державними органами згідно з їх компетенцією і має офіційний характер.
Мета кодифікації – оновлення законодавства, усунення суперечностей, прогалин, приведення до вимог сучасності. Наприклад, Ведєрніков Ю.А. зазначає: «Така форма систематизації націлена на докорінну переробку чинного законодавства шляхом підготовки та прийняття нового кодифікованого акта. Вона сприяє стабільності законодавства, тому кодифікаційні акти покликані бути основою законодавчої діяльності. Кодифікація у зв’язку з цим може мати лише офіційний характер».
Теорія держави і права визначає такі результати кодифікації:
Кодифіковані закони:
– Конституція;
– Кодекс – юридично і логічно цілісний, внутрішньо-узгоджений кодифікаційний акт, що забезпечує докладне правове регулювання певної сфери суспільних відносин і має структурний розподіл на частини, розділи, підрозділи, статті, які певною
мірою відображають зміст тієї чи іншої галузі законодавства;
– Основи законодавства – кодифікаційний акт, що містить концептуальні поняття, цілі і завдання правового регулювання, принципи, які встановлюють основні напрямки регулювання певної сфери суспільних відносин. Зазвичай, такий акт складається з нетипових норм – норм-дефініцій, норм-цілей, норм-принципів, забезпечує зв’язок і узгодженість норм тих чи інших інститутів або галузей права.
Кодифіковані підзаконні акти:
– Статут – кодифікований підзаконний акт, який регулює роботу певних відомств, організацій, міністерств, певну сферу управління;
– Положення – кодифікаційний акт, що становить собою систему нормативних приписів, що визначає правовий статус, завдання і компетенцію державних органів і установ. Постановою уряду положення затверджується як кодифікований підзаконний акт;
– Правила – кодифікований підзаконний акт, що являє собою систему нормативних приписів, яка визначає не правовий статус, а порядок якогось виду діяльності.
Є правила, які мають загальнодержавне значення, вони затверджуються постановою уряду.
За обсягом виділяють такі кодифікації:
1. Загальна кодифікація. При такій кодифікації створюється зведення кодифікаційних актів для основних галузей законодавства. Наприклад, загальним єдиним кодифікаційним актом конституційного права є Конституція.
2. Галузева кодифікація. За такої кодифікації припускається об`єднання правових норм певної галузі права у строго встановленому порядку. Така кодифікація посідає провідне місце серед інших видів кодифікації, тому що розподіляє нормативний матеріал відповідно до предмета і методу правового регулювання.
3. Міжгалузева (комплексна) кодифікація. Це об`єднання правових норм не відповідно до галузей права, а за принципом регулювання значної сукупності суспільних відносин у сфері державної діяльності, галузі господарства або соціально-культурного будівництва.
4. Спеціальна (внутрішньогалузева) кодифікація. Така кодифікація припускає об`єднання правових норм конкретного інституту або підгалузі права певної галузі. Цей вид кодифікації, як і комплексна, доповнює галузеву кодифікацію.
Кодифікація сприяє стабільності законодавства. Найчастіше кодифікації піддаються норми, що розраховані на довготривалий проміжок часу. Найбільш динамічні сфери регулюються поточним законодавством. Кодифікаційні акти повинні бути основою законодавчої діяльності. Кодифікація завжди має офіційний характер.
Інкорпорація – вид систематизації нормативних актів, який полягає у зведенні їх у збірники у певному порядку вже наявних нормативних актів без зміни змісту норм права, які містяться в них. Результатом інкорпорації є збірники, де нормативно-правовий матеріал розташований за певними критеріями. Такими критеріями є: хронологічний або алфавітний порядок, напрям діяльності, сфера суспільних відносин, тематика наукового дослідження тощо.
При такому способі систематизації, як інкорпорація нормативний акт опрацьовується – із нього викидаються положення, які втратили силу; включаються внесені зміни і доповнення; викидаються відомості про осіб, які підписали акт. Журавський В.С. зазначає: « Саме ця властивість інкорпорації – збереження незмінним змісту нормативного регулювання – відрізняє її від кодифікації і консолідації.»
Поділ інкорпорації на окремі види можна проводити за різними підставами:
1) За юридичним значенням:
– офіційна інкорпорація – передбачає затвердження збірників інкорпорованих актів від імені компетентних державних органів та ці збірники, що видаються, є офіційною формою опублікування і на них можна послатися при вирішенні юридичних питань;
– неофіційна – немає обов’язкового характеру, здійснюється науковими установами, видавництвами, навчальними закладами, іншими суб’єктами юридичної діяльності для зручності у користуванні нормативним матеріалом, тому видані збірки мають лише довідковий, інформаційних характер.