Как уже говорилась выше, «Учреждение губернских правлений» подтвердило введенный практикой десятилетний срок хранения документов в учреждениях, определило категории материалов, подлежащих уничтожению, и установило порядок разборки и утверждения дел, выделенных к уничтожению.
Во второй половине XIX в. разборке подверглись местные учреждения ведомств Министерства внутренних дел (1848—1894 гг.), Министерства земледелия и государственных имуществ (1848 г.), Министерства юстиции (1850 г.) и Министерства финансов (в частности, архив Уральского горного правления, 1852—1859 гг.) [см.: Экспертиза ценности документов … , 33—34].
В архивах провинциальных учреждений сначала сложился примерно такой же порядок проведения экспертизы, как и в архивах центральных учреждений: дела с десятилетним сроком хранения просматривались ежегодно; на дела, отобранные к уничтожению, составляли описи; описи представлялись губернатору; для уничтожения дел требовалось разрешение Комитета министров. Но начиная с 1845 г., когда Министерство внутренних дел первым получило право самостоятельного разрешения вопросов экспертизы, этот порядок нарушился: дела полистно не просматривались и разделялись по разрядам только на основании названия, описи составлялись небрежно, сами же дела, выделенные к уничтожению, зачастую продавались без предварительного согласования с Комитетом министров.
Что касается истории экспертизы ценности документов в Уральском горном правлении, то начало ее датируется 28 ноября 1852 г., когда в правление поступило особое предложение от Главного начальника горных заводов Уральского хребта Владимира Андреевича Глинки. В документе речь шла о том, что в архиве самого Уральского горного правления, а также в хранилищах подведомственных ему учреждений скопилось так многодел, что архивы давно уже не в состоянии вместить все поступающие бумаги. В связи с этим «…решенные дела хранятся в иных округах не в надлежащем порядке или даже не сдаются в определенный срок в архивы по невозможности поместить их там. Между тем число дел, оконченных производством, год от года увеличивается, а с тем вместе возрастают и затруднения относительно хранения их в архивах» [ГАСО, ф. 24, оп. 32, д. 2995, л. 28].
Далее В. А. Глинка указывал, что часть дел (и весьма существенная) окончена в производстве очень давно, дела эти не представляют никакой важности «…ни в служебном, ни в административном отношении, не нужны в настоящее время ни для каких справок» и только напрасно занимают помещение и без того переполненного архива. Владимир Андреевич предлагал «освободить архивы от этого излишнего для них бремени». Поскольку I Департаменту Уральского горного правления по 656 ст. III т. Устава Горного присвоена была «власть должность и обязанность Губернского Правления», то относительно уничтожения ненужных архивных дел оно могло «…руководствоваться предписанными Губернским Правлениям на сей предмет правилами» [Там же, оп. 13, д. 621, л. 2—3].
Как говорилось выше, экспертиза ценности документов в местных учреждениях была введена законодательным порядком в 1945 г. «Учреждением губернских правлений», о чем напоминал Уральскому горному правлению В. А. Глинка: «В 299 и 300-м пунктах приложения к 648-й статье II т. Св. Зак. Гражд. по VI продолжению предоставлено губернским правлениям: по прошествии известного периода времени уничтожать старые ненужные архивные дела» [Там же, оп. 32, д. 2995, л. 28]. Однако прежде процедуры разгрузки архива от накопившихся в нем документов необходимо было архивные дела разобрать и распределить по разрядам 2 . Для этого горный начальник предложил сформировать особую комиссию.
Согласно статьям «Учреждения губернских правлений» 1845 г., комиссии должны были состоять из асессора или советника губернского правления, одного из губернских стряпчих или товарища губернского прокурора и одного чиновника по усмотрению губернатора. Фактически состав комиссий был неопределенным и мог меняться в зависимости от ведомственной принадлежности учреждения. Для того чтобы работа по разбору хранившихся в архивах учреждений дел заинтересовала чиновников, им выдавалась, в качестве награды, часть средств, полученных от продажи признанных ненужными бумаг.
Итак, в первую разборочную комиссию 1852 г. (далее — Комиссия) по предложению горного начальника вошли советник II Департамента коллежский советник Победоносцев, чиновник особых поручений при Горном правлении надворный советник Витков и архивариус коллежский асессор Ильин [см.: ГАСО, ф. 24, оп. 32, д. 2995, л. 29].
Комиссия должна была как можно быстрее пересмотреть дела, поступившие в архив со времени открытия Пермского горного правления (1807 г.) по 1842 г. включительно, и определить, какие из них подлежат дальнейшему хранению в архиве, а какие следует уничтожить.
К первому разряду относились «дела, заключающие в себе закон или положение, утвержденное высшим начальством; дела уголовные и гражданские, решенные судебным порядком; дела об отводе к заводам земель, лесов, рудников и все споры о праве собственности на недвижимое имущество; дела, имеющие важность в историческом или статистическом отношении; проекты и предложения относительно улучшения техники, хозяйства или администрации на заводах; годовые отчеты по действию заводов; формулярные и кондуитные списки, журналы, алфавиты и все вообще дела и бумаги, в которых может представлять в будущем времени надобность для справок или соображений» [Там же, оп. 13, д. 621, л. 29—30].
«Учреждением губернских правлений» признавались подлежащими уничтожению, т. е. относились к третьему разряду, следующие категории дел: 1) вся отчетность по движению делопроизводства губернского правления и подведомственных ему мест и лиц; 2) запросы и справки; 3) дела по объявлению распоряжений других мест; 4) наряды ведомостей (за исключением журналов по установлению цен и такс); 5) дела о бессрочно отпущенных; 6) о передвижении и расквартировании войск; 7) о высылке лиц; 8) об арестантах; 9) о рекрутском наборе; 10) послужные списки чиновников, за исключением служивших собственно по правлению.
Горный начальник особо отметил, что «…Комиссия отнюдь не должна ограничиваться одним лишь рассмотрением описей, а обязана пересмотреть самые дела: так как, судя о важности дела по одному его заглавию, можно легко впасть в ошибку» [Там же, л. 30]. Комиссия, разбирая дела, должна была составлять списки (описи) просмотренных дел по разрядам. По окончании разбора эти описи представлялись нарассмотрение и утверждение сначала Уральскому горному правлению, затем Главному начальнику, который, в свою очередь, должен был утвердить эти описи (разрядные списки) у управляющего Министерством финансов. Только после получения заключения из Министерства финансов можно было приступать к процедуре уничтожения (или продажи) ненужных архивных документов.
Для скорейшего окончания работ Комиссия получила право обращаться в Уральское горное правление за помощью при любой необходимости. Уже вскоре Комиссия воспользовалась этим правом, обратившись 28 декабря 1852 г. в Горное правление с просьбой «…командировать в Комиссию одного… писца из подведомственных ему урядников, для вписывания разбираемых дел в списки по распоряжению членов Комиссии» [ГАСО, ф. 24, оп. 13, д. 621, л. 34]. Писцов привлекать к работе надлежало из тех отделений, дела которых разбирались в данное время Комиссией [см.: Там же, л. 35].
Следует отметить, что начавшей своею деятельность Комиссии вскоре пришлось столкнуться с целым рядом затруднений; наиболее существенным из них являлось недостаточное количество ее сотрудников.
Так, 19 ноября 1853 г. Комиссия направила в I Департамент Уральского горного правления рапорт «…о затруднениях по предлежащим ей занятиям». В рапорте было изложено следующее.
Общее число архивных дел, которые надлежало просмотреть Комиссии, составляло по архивным регистрам более 80 тыс. Здесь стоит пояснить, что под «делом» Комиссия (да и вся система делопроизводства того времени) понимала не единицу хранения, а документы, отражающие процесс принятия управленческого решения. В связи с этим Комиссия напомнила Горному правлению, что в числе рассматриваемых ею документальных материалов есть дела, состоящие как из нескольких листов, так и из десяти томов, каждый в несколько сот листов, имеются также дела с приложениями из многих «книг» (томов). Исходя из того, что Комиссии полагалось разбирать «в каждый табельный день» примерно по 30 дел, на разбор архива Уральского горного правления требовалось потратить как минимум 8 лет! Далее указывалось, что необходимо принять в расчет и еще такой факт: члены Комиссии из-за своих основных должностей могут уделять разбору архивных дел только вечернее время; кроме того, иногда разбор дел останавливается по обстоятельствам, не зависящим от воли членов Комиссии. Одним из таких обстоятельств являлось постоянное или периодическое отсутствие в городе тех или иных прикомандированных к Комиссии чиновников. Так, надворный советник Витков постоянно пребывал в командировках и в связи с этим практически не участвовал в работе Комиссии; присылаемых из отделений писцов быстро отзывали обратно. Комиссия вынуждена была неоднократно рапортовать в I Департамент об указанных затруднениях, причем в этих документах мы находим конкретные предложения, должные улучшить ситуацию: «…по возвращении г. Виткова с Кыштымских заводов не возлагать более на него никаких поручений, которые бы требовали… выезда из Екатеринбурга, а обязать его заниматься… постоянно разбором архивных дел» [Там же, л. 51].