Еще одна проблема заключалась в том, что члены Комиссии, проводя разбор дел, обязаны были, согласно ст. 11 Свода Закона, четко делить дела на «подлежащие хранению» и «назначенные к уничтожению». Однако дела в архиве оказывались, выражаясь языком отчета, «далеко разнообразными» и сложными по содержанию. Так, во многих из них оглавления не соответствовали содержанию, как, впрочем, и названия дел. Поэтому Комиссия указывала на то, что максимально эффективный способ определения разряда дела — это пересмотр дела полистно, тем более что в описи необходимо было указать, по каким критериям дело было отнесено к тому или иному разряду.
В конце рапорта Комиссия предлагала меры, которые должны были сделать работу по разбору архивных документов более эффективной и менее протяженной по времени. Во-первых, на время работы Комиссии не поручать ее членам других занятий, кроме разбора архивных дел. Во-вторых, в помощь членам Комиссии из каждого отделения Горного правления направить по одному уряднику 1-й статьи «на все время существования оной». Обязанность этих урядников должна была состоять в следующем: каждый из них, под надзором и по указанию членов Комиссии, будет заниматься разбором дел только по тому отделению, из которого он прислан. Эти же урядники должны составлять описи разбираемых дел по своему отделению. «От установления этого порядка, при разборе дел, будет и та выгода, что эти урядники, при постоянном занятии разбором дел, удобнее ознакомятся с ведением дела» [ГАСО, ф. 24, оп. 13, д. 621, л. 43—44].
Дела в архиве Уральского горного правления хранились согласно его структурным подразделениям, поэтому для успешного разбора архивных дел за каждым членом Комиссии закреплялись документыопределенных подразделений. Так, например, коллежский советник Победоносцев разбирал архив-ные дела II Департамента Уральского горного правления, а также дела его канцелярии; архивариус коллежский асессор Ильин — дела 4-го отделения I Департамента, чиновник Мануйлов просматривал дела 3-го отделения I Департамента и т. д.
С тем чтобы дать представление о содержании документов, создававшихся в структурных подразделениях Уральского горного правления, приведем здесь сведения из истории горного правления на Урале.
Начнем с того, что 1 октября 1831 г. согласно мнению Совета министров Горное правление было переведено из Перми в Екатеринбург. В этом же году, 20 ноября, правление было переименовано из Пермского в Уральское.
Еще через год, 3 ноября 1833 г., Уральское горное правление получило следующее организационное устройство: два департамента, пять отделений во главе с советниками и чертежная.
В состав I Департамента вошли все пять отделений.
Первое отделение ведало службой чиновников, священнослужителей, богадельнями, госпиталями, заводскими школами, содержанием Оренбургского линейного батальона, поставками пороха, выдавало ссуды частным промышленникам.
Второе отделение контролировало казенные и частные заводы и рудники, ведало назначением чиновников на частные заводы, занималось описью и продажей частных заводов, добычей золота и платины, подсчетами количества выплавленного чугуна на казенных и частных заводах, рассмотрением жалоб по рудникам.
Третье отделение занималось управлением горными городами и селениями, ведало горной полицией и гражданским судопроизводством, взыскивало подушные подати, надзирало за деятельностью горных исправников, собирало с заводов деньги вместо рекрутов, разбирало жалобы по частным заводам, доносило Горному правлению о происшествиях на заводах.
Четвертое отделение выполняло заказы Военного и Морского министерств, ведало перемещением Горного начальника, контролировало движимое и недвижимое имущество заводов, а также их долги, отвечало за снаряжение караванов, вело размежевание земель на казенных и частных заводах, ведало постройками на казенных заводах, занималось строительством мучных и пильных мельниц на территории заводах.
Пятое отделение вело бухгалтерию и контроль.
II Департамент имел судебные функции, которые в значительной мере приобретали арбитражный характер и касались частных интересов. Его структура не была четкой [см.: Иванов, 20].
Таким образом, мы можем сделать вывод о том, что работа Комиссии в значительной степени затруднялась также разнообразием документов, находившихся на хранении в архиве.
Как уже говорилось выше, изначально разборочная Комиссия обязана была вести описи всех разбираемых дел. Однако вскоре, 11 марта 1854 г., Комиссия испросила разрешение (уже во второй раз) составлять описи только на те дела, которые выделяются к уничтожению, чтобы сократить время работы. Такое разрешение от общего присутствия I Департамента она наконец-то получила 15 марта того же года.
Однако вскоре стало ясно, что разбор документов продвигается все же крайне медленно: в течение полутора лет — начиная со времени образования Комиссии и до 12 июня 1854 г. — было разобрано только 3 159 дел (из 80 252). Горное начальство было вынуждено констатировать, что с такой скоростью архив Уральского горного правления будет окончательно разобран только через 40 лет [см.: ГАСО, ф. 24, оп. 32, д. 2995, л. 59].
Членам Комиссии пришлось оправдываться: «…нельзя не принять во внимание, что Комиссия для разбора архивных дел… учреждена для разбора дел, накопившихся в продолжение более полустолетия», а не за последние 10 лет, и члены данной Комиссии могут уделять разбору только свободное время «из-за настоящих своих должностей». К тому же за истекшее время члены Комиссии часто отвлекались от разборочных работ по причине непредвиденных обстоятельств (так, Победоносцев был несколько месяцев в командировке, несколько месяцев тяжело болел архивариус Ильин). Посему, делает вывод Комиссия, нельзя точно сказать, когда будет окончена работа по разбору архива [см.: Там же, л. 60]. Далее Комиссия предложила очень интересный выход из ситуации: если Уральское горное правление недовольно сложившимися обстоятельствами, то «…самый верный способ ускорить разбор архивных дел и, может быть, единственный способ, судя по положению здешнего архива, состоит в том, чтобы поручить разбор этих дел по каждому отделению горного правления тому же отделению, под надзором их советников» [Там же, л. 61].
Горное правление оставило данное предложение без внимания. Тогда члены Комиссии в рапорте от 5 августа 1854 г. предложили разбирать ежедневно от 70 до 100 дел вместо положенных 30. В этом случае, по их подсчетам, на разбор архива понадобится около 4 лет, но только с тем условием, что чиновников не будут отрывать от экспертизы архивных дел.
Однако чиновников продолжали отвлекать от разбора архивных документов. Так, в августе 1854 г. Витков был «откомандирован» из Комиссии, вместо него назначили «благонадежных чиновников» — титулярного советника Неймарка и коллежского асессора Алтухова, но и их постоянно отрывали от работы в Комиссии, прикрепляя к архиву, на время их отсутствия, других чиновников [см.: ГАСО, ф. 24, оп. 32, д. 2995, л. 77—78, 82—83].
Судя по архивным данным, ситуация изменилась в лучшую сторону в начале 1855 г.: по отчетным документам Комиссии видно, что количество разобранных дел раз от раза увеличивалось: если к марту 1854 г. было разобрано 1 978 дел, то уже к октябрю того же года разобрали еще 2 627 дел, а за последующие 1, 5 месяца — 3 848 дел [см.: Там же, л. 82—83]. С чем связаны эти возрастающие показатели, к сожалению, точно установить невозможно; вероятно, членов Комиссии просто перестали отвлекать от экспертизы в архиве.
Уже в мае — августе 1855 гг. были окончены разборочные работы архивных документов канцелярии Главного начальника Уральских горных заводов, II Департамента, 1, 2, 3 и 4-го отделений I Департамента, его канцелярии (включая секретные документы), а также канцелярии прокурора [см.: Там же, л. 84—86].
В последующие несколько лет разбирались архивные дела по счетному 5-му отделению I Департамента Уральского горного правления, причем в этих разборочных работах принимал участие чиновник этого отделения [см.: Там же, л. 87].
Работы по разбору архива Уральского горного правления были завершены в 1859 г. По итогам экспертизы были составлены списки (описи) «ненужных» архивных дел (т. е. дел, подлежащих уничтожению), которые были представлены на рассмотрение общему присутствию Горного правления. «…Согласно с постановлением Совета корпуса горных инженеров при рассмотрении их Горное правление руководствовалось правилами, изданными для правлений» [Там же, оп. 13, д. 621, л. 2 об.]. Рассмотрев списки, Горное правление решило окончательно выделить в категорию «ненужных» архивных дел около 30 тыс. единиц хранения [см.: Там же].
Данные списки 30 сентября 1859 г. за № 8404 были представлены на утверждение в Департамент горных и соляных дел Министерства финансов [см.: Там же, л. 3]. Однако Департамент не устроили критерии, согласно которым Уральское горное правление распределяло дела по разрядам. Министерство финансов приняло решение: необходимо разработать собственные внутриведомственные правила хранения и уничтожения решенных дел. К этой работе было подключено и Уральское горное правление. Также было принято решение не приступать к уничтожению архивных дел до момента разработки новых правил.
Разработка правил была закончена в 1864 г., и уже 29 ноября 1865 г. начала свою деятельность вторая разборочная комиссия [см.: Там же, л. 7—7 об.]. Комиссия эта должна была пересмотреть, руководствуясь содержанием новых правил, отобранные ранее к уничтожению 30 тыс. дел, а также продолжить разбор дел вновь поступивших. Однако и на этот раз экспертиза продвигалась крайне медленно, чиновников постоянно отвлекали от работ в архиве, и в 1876 г. понадобилось создание уже третьей по счету комиссии [см.: Там же, д. 779, л. 54 об.], а сама работа по пересмотру была закончена весной 1878 г. К уничтожению через продажу с аукциона подлежало более 29 тыс. архивных дел. Последний рапорт о продаже архивных документов с торгов датируется 18 августа 1881 г. [см.: ГАСО, ф. 24, оп. 13, д. 689, л. 220].