Система правових норм, що визначають сферу та порядок укладення колективного договору, має загальну значення і забезпечує правове регулювання всієї сукупності суспільно-трудових відносин, які складають предмет трудового права. Більше того, до сфери цього інституту входять не лише норми трудового законодавства, а й норми законів, що регулюють і інші, крім трудових, відносини. Прикладом може бути ст. 65 Господарського кодексу України, яка фактично окреслює сферу, порядок та умови укладення колективних договорів у підприємницьких формуваннях, що використовують найману працю.
Зміни цього інституту торкнулися не лише норм, що визначають поняття, порядок укладення та виконання колективного договору, але й змісту. Він був розширений завдяки встановленню нових видів актів договірного регулювання – генеральної, галузевої та регіональних угод. Укладення цих актів розглядається однією з форм соціального партнерства і в поєднанні з іншими нормами встановлюють принципи, види та форми участі суб’єктів соціально-трудових відносин визначенні умов праці.
Колективний договір укладається з метою узгодження інтересів найманих працівників і роботодавця. Порядок проведення колективних переговорів з метою укладення колективного договору спрямований на досягнення соціальної злагоди на конкретних підприємствах, в установах, організаціях. Співробітництво партнерів на виробничому рівні базується на засадах рівноправності сторін, пріоритетності примирних методів і процедур у переговорах, взаємної довіри та регулярності проведення консультацій, обов’язковості виконання досягнутих домовленостей і відповідальності за взяті зобов’язання. Тому колективний договір розглядають як акт соціального партнерства, що укладається на двосторонній основі.
Правнича наука розглядає колективний договір, якщо він прийнятий на конкретному підприємстві, в установі, організації, як нормативно-правовий договір. Він є угодою найнижчого рівня колективно-договірного регулювання і повинен враховувати та відповідати змісту генеральної, галузевих та регіональних угод. Положення зазначених угод є обов’язковими для застосування під час ведення колективних договорів і укладення колективних договорів як мінімальні гарантії.
Колективний договір містить значну частину нормативних положень, а тому він є обов’язковим до виконання суб’єктами трудових та тісно пов’язаних з ними відносин.
Законодавець встановив загальний порядок вступу в силу колективного договору як нормативно-правового договору та порядок його реєстрації. Колективний договір набирає чинності з дня його підписання представниками сторін або з дня, зазначеного у колективному договорі.
Колективні договори підлягають повідомній реєстрації. Умови, строки, суб’єктами реєстрації та їх повноваження визначаються «Положення про порядок повідомної реєстрації галузевих і регіональних угод, колективних договорів», що було затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 5 квітня 1994 р. №225. Положення регулює не лише порядок реєстрації змін і доповнень, що вносяться до цих договорів і угод.
Трудове законодавство України визначає вимоги до колективних договорів для здійснення реєстрації. Вони мають:
а) не суперечити вимогам чинного законодавства і умовам угод більш високого рівня (генеральній, галузевим, регіональним);
б) містити інформацію про джерела фінансування заходів надання додаткових (порівняно з чинним законодавством) соціальних пільг і гарантій: за рахунок власних коштів підприємств, установ, організацій, галузі, місцевого бюджету;
в) відповідати вимогам законодавства про мови і викладатися за загальними нормами правопису.
Зазначенні вимоги визначають загальний характер відповідності змісту колективного договору чинному законодавству, але вони не мають юридичного впливу на результат його реєстрації. У випадку виявлення невідповідності колективного договору цим вимогам місцеві органи державної виконавчої влади не мають права відмовити в його реєстрації. «Положення про порядок повідомної реєстрації колективних договорів і угод» визначає єдину підставу відмови в реєстрації колективного договору – це подання сторонами на реєстрацію примірників і копій колективного договору, що не є автентичним. У такому випадку відповідний орган виконавчої влади зобов’язаний прийняти рішення про відмову в реєстрації та повернути примірники договору.
Реєстрація колективних договорів здійснюється компетентними органами державної виконавчої влади та виконавчих органів місцевого самоврядування за територіально-адміністративною ознакою, перелік яких встановлений у Положенні. Для проведення реєстрації колективних договорів сторони мають звернутися в районні державні адміністрації, районні в містах Києві та Севастополі державні адміністрації, виконавчі комітети сільських, селищних та міських рад.
Сторонами для реєстрації подається колективний договір у трьох примірниках – перший і другий примірники, що в подальшому повертаються сторонам, і копію, що залишається в органі реєстрації. Разом з колективним договором подаються всі додатки до нього, протоколи розбіжностей (якщо такі складалися), а також інформація про склад повноважних представників сторін, які брали участь у колективних переговорах.
Розгляд питання про реєстрацію і прийняття рішення проводиться протягом двох тижнів. У цей строк державний орган чи орган державного самоврядування має винести рішення або про реєстрацію колективного договору, або відмовити в її здійсненні. Не пізніше наступного дня примірники колективного договору повертаються його сторонам.
В умовах переходу економіки України до ринкових відновив роль колективно-договірного регулювання трудових відносин буде неодмінно зростати. Розмаїття форм підприємництва зумовлює необхідність конкретизації правового регулювання трудових відносин працівників. Держава, встановлюючи і гарантуючи своїм громадянам певний рівень трудових прав, зобов’язує разом з тим до укладення колективних договорів на всіх підприємствах, які використовують найману працю, незалежно від форми власності (ст. 65 Господарського кодексу України).
Статтею 12 КЗпП України визначено суб’єктів, між якими укладається колективний договір. До них віднесено власника або уповноважений ним орган (особу), з однієї сторони, і первинні профспілкові організації, а у разі їх відсутності – представників, вільно обраних на загальних зборах найманих працівників або уповноважених ними органів, з другої сторони.
Законодавець стороною колективного договору, що наймає працівників, визнає власника або уповноважений ним орган (особу). Проте таке формулювання є не зовсім точним і ускладнює реалізацію відповідної норми на практиці, про що вже зазначалося раніше. Тому ця стаття потребує узгодження в частині визнання стороною колективного договору роботодавця.
Стаття 11КЗпП України, окреслюючи сферу укладення колективного договору, фактичною стороною колективного договору називає роботодавця, що має права юридичної особи. Останні безпосередньо не набувають прав і обов'язків у трудових правовідносинах, а реалізують свою правосуд’активність через органи, які представляють їх інтереси. Представляти інтереси роботодавців-юридичних осіб можуть і колегіальні (правління, дирекція), і одноособові (директор, голова, начальник, ректор) органи.