- співробітники інформаційно-аналітичних структур працюють за власними планами, виконують роботу, що відповідає їхній професійній підготовці (а іноді виконують роботу, яка не зовсім не пов’язана з інформаційно-аналітичною роботою);
- кваліфікаційні вимоги до працівника, якій займається інформаційно-аналітичним забезпеченням роботи органів державної влади, включають, як свідчить практика, досить високий рівень комп’ютерної грамотності, відповідну орієнтацію в актуальних питаннях суспільного життя, вміння оперативно знайти у великих обсягах інформації потрібний матеріал і проаналізувати його, мати здібності до продуктивного спілкування з людьми різної політичної орієнтації, професії, світоглядів тощо.
У діяльності інформаційно-аналітичних структур є й інші проблеми. Серед них набуває особливої актуальності необхідність постійного аналізу електронних потоків інформації, робота в Інтернеті.
При нинішньому рівні фінансування інформаційно-аналітичних структур нагальною є проблема залучення позабюджетних коштів, трудність полягає у відсутності прийнятної нормативної бази для такої роботи. Проблематичним є й одержання цими структурами більш-менш ефективної допомоги від міжнародних фондів та благодійних організацій, оскільки в уявленні їх керівників органи державної влади повинні мати необхідне забезпечення з бюджету.
У ринковій економіці, що характеризується невизначеністю ситуацій і наявністю великого числа економічно незалежних учасників, органі державної влади не можуть здійснювати управління різними сферами діяльності тільки шляхом адміністративного контролю. Вони повинні створювати такі умови (разом із законодавчою владою), при яких будь-якому керівнику буде доступна інформація, необхідна для ефективного узгодження його рішення з рішенням суміжників. При цьому слід розуміти, що ніякій державний орган не може врахувати всю інформацію, необхідну для прийняття раціонального рішення.
У відповідності зі ст. 119 Конституції України й Указом Президента України від 30.11.94 р. № 709/94 „Про інформаційно-аналітичне забезпечення Президента України” а також для інформування Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Ради національної безпеки, Верховної Ради України джерелами інформування є райдержадміністрації, органи місцевого самоврядування, управління, відділи й інші служби облдержадміністрації, обласні організації. Системою підготовки інформаційно-аналітичних матеріалів є збір, узагальнення та систематизація даних, які надійшли від джерел інформування. Джерела інформування повинні подавати інформаційно-аналітичним структурам повну і достовірну інформацію, хоча загальною хибою інформацій, що надходять з міст і районів є відсутність у них постановочних питань, інформації подвійного характеру.
Зрозуміло, що кожна функціональна задача, яка стоїть перед керівником органа державної влади, вимагає певного інформаційно-аналітичного забезпечення, яке, як правило, включає такі процедури:
- підготовка нормативно-довідкової інформації;
- реєстрація інформації;
- передача і відображення інформації;
- систематизація і контроль інформації;
- аналітична робота.
Всі ці процедури носять допоміжний характер (відносно процесу прийняття рішень) і залежать не тільки від їх об’єму, змісту, але і від інформаційної і телекомунікаційної технологій, що використовуються в інформаційно-аналітичних структурах. У сучасних умовах процедури інформаційного забезпечення виконуються при формуванні і експлуатації різноманітних баз даних.
Інформаційно-аналітичне забезпечення джерелами інформації складається із поточних (оперативних, щоденних, тижневих) матеріалів, періодичних (щомісячних, квартальних аналізів діяльності) та матеріалів, які виконані на замовлення. Інформаційно-аналітичне забезпечення поточною інформацією здійснюється за напрямами, які є в межах компетенції органів державної влади та у сфері їх діяльності. Подання інформаційно-аналітичних матеріалів проводиться згідно графіка, проблемні інформаційно-аналітичні роботи виконуються за окремим дорученням.
Перелік тем, за якими повинна надаватися інформація: реалізація законів, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України; важливі події суспільно-політичного життя; кризові та конфліктні явища тощо. Матеріали повинні містити аналіз, оцінку показників, які подаються, тенденції розвитку ситуації, пропозиції щодо варіантів вирішення проблемних питань.
Поточний стан інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади:
- не створена єдина комп’ютерна мережа органів державної влади;
- відсутня єдина концепція інформатизації всіх органів державної влади;
- неоднорідний стан забезпечення органів державної влади комп’ютерною технікою, спеціалізованим програмним забезпеченням, локальними мережами;
- відсутня ефективна система електронного зв’язку, листування електронною поштою дублюється за допомогою послуг „Укрпошти” в паперовому вигляді;
- не впроваджено єдину систему довідників та класифікаторів;
- використовується програмне забезпечення без придбання відповідних ліцензій (наприклад MS Office);
- операційні системи, що використовуються, мають різні функціональні можливості (MS Windows використовується від версії Windows 3.1 до Windows ХР Рro);
- автоматизація процесів здійснювалась безсистемно, що призвело до існування декількох систем ведення статистичних карток, діловодства тощо;
- процес закупівлі обладнання не адмініструється на відповідному рівні – відсутня інформація про кількість, конфігурацію, робото спроможність технічного обладнання, термін гарантії тощо;
- неефективне витрачання коштів, необхідність повторного фінансування робіт по розробці програмного забезпечення;
Шляхи подальшого розвитку стану інформаційно-аналітичного забезпечення органі державної влади:
- ефективне витрачання коштів, з урахуванням коштів, що можуть бути надані міжнародними організаціями;
- виявлення неефективних процесів та процедур, технологію яких можливо замінити без зміни законодавчих актів, шляхом внесення змін до відомчих нормативно-правових актів – зменшення витрат часу на виконання роботи;
- виявлення процесів, що потребують змін законодавства – підготовку пропозицій до змін законодавства з урахуванням загальної концепції реформування органів державної влади, якісний моніторинг змін до законодавства;
- налагодження надійного електронного поштового зв’язку між всіма органами влади. Це скоротить термін доставки кореспонденції, покращить термін обміну інформацією, буде економія за рахунок зменшення використання паперу;
- впровадження автоматизації в найбільш трудомісткі та рутинні процеси (документообіг, статистична звітність, бухгалтерський облік, планування, кадрові питання і т.д.) тощо.
Проект завдання Національної програми інформатизації на 2009-2010 роки знаходитьсяу "ДОДАТКУ Г" [41].
На регіональному рівні знаходяться 24 обласних і 2 міських (Київська та Севастопольська) державних адміністрацій, а також 506 районних державних адміністрацій. При виконанні своїх задач місцеві адміністрації взаємодіють з Адміністрацією Президента України, службами і відділами Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України і іншими органами державного управління верхнього рівня через передачу і отримання інформації. Вони отримують з верхнього рівня правову, директивну і координуючу інформацію, а направляють туди відомості про поточну економічну, політичну, екологічну, кримінальну та іншу ситуацію у регіонах. З регіонального рівня різноманітна інформація також прямує до організацій місцевого рівня.
Загалом, на регіональному рівні, якій розташований між верхнім і ніжним рівнями державної України, формується і переробляється значна частина інформаційних ресурсів, що використовуються при державному управлінні.
Ефективність роботи усієї системи органів державної влади, в першу чергу, залежить від чіткості та збалансованої роботи цих органів на місцях. Підвищується значення та роль саме інформаційно-аналітичної роботи місцевих державних адміністрацій у забезпеченні ефективного взаємозв’язку між потребами суспільства та діяльністю держави. Важливими елементами в цьому процесі є:
- забезпечення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб;
- про діяльність цих органів та наявність чіткого, безперебійного, своєчасного та ефективного механізму циркуляції інформації в самих органах виконавчої влади задля забезпечення прийняття ефективних управлінських рішень.
У контексті підвищення ефективності управління регіоном, на сьогоднішній день особливої ваги набуває питання створення регіональної інформаційно-аналітичної служби при місцевих державних адміністраціях у їх прямому підпорядкуванні, метою діяльності якої є своєчасна, науково-обґрунтована підтримка процесів підготовки, прийняття управлінських рішень і забезпечення інформаційних потреб суспільства [21, c.85].
Регіональні інформаційно-аналітичні служби можуть виконувати замовлення із інформаційно-аналітичного забезпечення організації, установ різних форм власності, юридичних та фізичних осіб і на комерційній основі згідно з договором, що є альтернативним варіантом розв'язання питання низького фінансування програм інформатизації та розвитку інформаційної сфери регіону.
Функціонально регіональна інформаційно-аналітична служба може складатися з таких базових підсистем (чи складових):
- до першої підсистеми функцій можна віднести функції інформаційного пошуку, які включають у себе: збір та аналіз даних, пошук і оцінку інформації з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій та можливостей Інтернет; ідентифікацію та систематизацію інформації, її зберігання; створення баз даних; інформаційний супровід підготовки прогнозів розвитку галузей, підприємств регіону; інформаційну підтримку проектів зі ступенем ризику; інформаційну підтримку науково-дослідних робіт із розвитку соціально-економічного потенціалу регіону;