Письмо 3.
Просим принять наши извинения за то, что мы не
сможем присутствовать на обеде, который состоится
( дата ). Я благодарю Вас за любезное приглашение и
искренне сожалею о том, что мы вынуждены
отсутствовать.
Письма- приветствия.
Существует раздел служебных писем, цель которых - приветствия клиентов. Среди всех приветствий наиболее важными являются те, которые связаны с продажей.
Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддерживать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1- образец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую по мнению автора письма его получатель должен обратить особое внимание.
Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. Письмо 2- не очень удачное, так как рекомендательное письмо должно быть более убедительным. Вероятно, фирме следовало позвонить клиенту, чтобы подтвердить время встречи. Письмо 3- исправленный вариант письма2, более убедительный и включающий упоминание о звонке фирмы, подтверждающем время встречи.
(Из источника N5)
Письмо 1.
Уважаемый,
Два года назад вы приобрели [ наименование изделия ] для
Вашего сына [ дочери] [ имя] ко дню его [ ее ] рождения
[ дата ].
Так как его [ ее ] день рождения вновь приближается, Вы,
может быть, вновь захотите удивить его [ ее] новой покупкой,
сделанной в нашем магазине.
Кстати, мы предлагаем Вам скидку. И, конечно, были бы
счастливы хранить [ наименование изделия ] у нас, чтобы
покупка оставалась тайной до этого особенного дня.
Подумайте над нашим предложением. Если вы сочтете,
что [ имя ] был бы рад подарку , купленному в нашем
магазине, заходите к нам в удобное для Вас время и мы
продемонстрируем Вам наш ассортимент.
У нас Вы всегда найдете богатый выбор всевозможных
товаров. Загляните. Я буду счастлив предложить Вам новые
товары, которые могли бы заинтересовать Вашего сына [ дочь ].
В ожидании Вашего ответа
с уважением
[ имя ]
P.S. Для постоянных покупателей специальная (- % )
скидка действует в течение последующих 30 дней.
Письмо 2.
Уважаемый
Мы назначили [ имя ] новым представителем в Вашем районе.
[ Имя ] некоторое время работал в нашей фирме и хорошо знает
все аспекты ее деятельности. [ Имя ] прибудет в город утром
[ дата ] и обратится к Вам. Если для Вас встреча в указанное время
по каким-либо причинам не удобна, сообщите нам.
Письмо 3.
Уважаемый
Мы назначили [ имя ] новым представителем в Вашем районе.
[ Имя ] работал с нами в течение __ лет. Он имеет богатый опыт в
сфере нашей деятельности.
[ Имя ] прибудет в [ название города ] утром [ число ] и
обратится к Вам, если это удобно. Я позвоню Вам, чтобы уточнить
время. Думаю, что [ имя ] сумеет блестяще проинформировать Вас
о том, что происходит в деловом мире.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
“Каждый, кто занимается бизнесом, должен понять, что написанное слово — это Ваше лицо и лицо Вашей фирмы. Слово, употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащего к Вам. Составление письма так же важно, как и составление калькуляции.” Хорошие деловые письма — это произведения искусства. А письма-поздравления, приветствия, приглашения характерны еще тем , что они являются не только деловыми, написанными формально, но в них вкладывается еще и душа. Они следуют принципу: “У Вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести хорошее впечатление”.
Эти письма, написанные замечательными словами, характеризуют их авторов как прекрасных собеседников, владеющих искусством общения. Сэр Джон Д. Рокфеллер однажды сказал :’ Умение контактировать с людьми можно приобрести подобно тому , как мы приобретаем сахар или кофе. И я готов платить за это умение значительно дороже , чем за что -либо другое на свете.’ Умение контактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошие письма, особенно если эти письма- поздравления, приглашения, приветствия.
[Из источника N2]
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Документы и делопроизводство. Сост. Т. В. Кузнецова и др. -М: Экономика,1991
2. Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. - М.: Московский рабочий, 1992.
3. Как принимать финансовые решения - М.: Московский рабочий, 1992.
4. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция- М:Титул ,1995
5. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994.
6. Г.А. Котий, В.Р. Гюльмисаров. Образцы деловой переписки на английском и русском языках. Практическое пособие. - М.: ИНФРА-М, 1995
7. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие. Сост. М.В. Стенюков. - М.: РИОР, 1995.