Установлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, є обов'язковим правилом нотаріальної практики. Нотаріус повинен пересвідчитися, що саме ця особа є заінтересованою особою і саме відносно неї вчиняється нотаріальна дія.
Встановлюється особа громадянина за документами, що виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (ст. 43 Закону України "Про нотаріат").
По-перше, паспорт. Мається на увазі, що це може бути паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний або службовий паспорт, національний паспорт іноземця чи документ, що його заступає із зазначенням законності перебування в Україні (віза).
По-друге, посвідчення особи. До них відносять посвідчення особи моряка, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, довідка про звільнення з місць позбавлення волі. Але посвідчення особи моряка не може бути використане для встановлення особи при укладанні цивільно-правових угод, банківських операціях, оформленні доручень для представництва.
Встановлення осіб, які не досягли 16-річного віку, здійснюється за свідоцтвом про народження і підтвердженням одного з батьків, що ця особа є його дитиною.
Встановлення особи громадянина можливе і за іншими документами, які не викликають сумнівів щодо особи громадянина.
Якщо нотаріальна дія вчиняється представником за дорученням фізичної чи юридичної особи, то нотаріусом перевіряється і особа представника. А у випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби чи з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, то нотаріус установлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, а також особу громадянина, який за нього підписався.
Документи, що посвідчують особу громадян, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії, їхніх представників, а також представників установ, підприємств та організацій, повертаються особам, що їх подали, без залишення копій, але в реєстрі обов'язково треба записати найменування документа, його номер, дату видачі й найменування установи, яка видала документ. Тільки у випадках засвідчення вірності копій документа чи виписок із документа не вимагається вказувати в реєстрі всі дані документа, пред'явленого для встановлення особи громадянина. Досить у реєстрі зробити позначку "Особу встановлено".
Треба також вказати, що не по кожній нотаріальній дії можна пред'являти всі перераховані в Інструкції документи, які свідчать про особу громадянина. З урахуванням характеру нотаріальної дії вимагаються й певні документи, що встановлюють особу громадянина.
Якщо поданий нотаріусу документ не дає можливості зробити висновок щодо тотожності громадянина з особою, зображеною в цьому документі, громадянин, який звертається за вчиненням нотаріальної дії, має право запросити свідків. При неможливості залучення свідків або у разі необхідності перевірки дійсності поданого документа, даних, що в ньому містяться, чи інших обставин нотаріус має право направити запит до відповідних уповноважених органів.
Реквізити документа, за яким встановлено особу громадянина, записуються нотаріусом у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.
Копія документа, на підставі якого встановлюється особа, долучається нотаріусом до примірника правочину (свідоцтва), що залишається в його справах.
2.2 ПЕРЕВІРКА ДІЄЗДАТНОСТІ ГРОМАДЯН ТА ЮРИДИЧНИХ ОСІБ, ЯКІ ЗВЕРНУЛИСЯ ЗА ВЧИНЕННЯМ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ
У статті 44 Закону України « Про нотаріат» закріплюється перевірка дієздатності громадян та юридичних осіб які звернулися за вчиненням нотаріальних дій.
Цивільною дієздатністю фізичної особи є її здатність своїми діями набувати цивільних прав і самостійно їх здійснювати, а також здатність своїми діями створювати для себе цивільні обов'язки, самостійно їх виконувати та нести відповідальність у разі їх невиконання.
Під час посвідчення правочинів визначається обсяг цивільної дієздатності фізичних осіб, які беруть у них участь. Визначення обсягу цивільної дієздатності фізичної особи здійснюється за паспортом або іншими документами, передбаченими статтею 43 Закону України «Про нотаріат» (крім посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, виданого за місцем роботи фізичної особи), які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.
У разі потреби нотаріусу надається довідка про те, що особа не страждає на психічний розлад, який може вплинути на її здатність усвідомлювати свої дії та (або) керувати ними. У разі наявності сумнівів щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, нотаріус зобов'язаний звернутися до органу опіки та піклування за місцем проживання відповідної фізичної особи для встановлення факту відсутності опіки або піклування над такою фізичною особою. При перевірці цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи нотаріус зобов'язаний ознайомитися з установчими документами, свідоцтвом про державну реєстрацію і витягом з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців цієї юридичної особи і перевірити, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, обсягу її цивільної правоздатності та дієздатності.
У разі наявності у нотаріуса сумнівів щодо поданих документів він може витребувати від цієї юридичної особи, державного реєстратора, органів державної податкової служби, інших органів, установ та фізичних осіб додаткові відомості або документи.
Нотаріус при посвідченні правочинів, вчиненні інших нотаріальних дій за участю уповноваженого представника встановлює його особу відповідно до вимог статті 43 цього Закону, а також перевіряє обсяг його повноважень.
Нотаріусу подається довіреність або інший документ, що надає повноваження представникові. Дійсність довіреності перевіряється нотаріусом за допомогою Єдиного реєстру довіреностей.
Якщо від імені юридичної особи діє колегіальний орган, нотаріусу подається документ, в якому закріплено повноваження даного органу та розподіл обов’язків між його членами.
У разі наявності сумнівів щодо уповноваженого представника, а також його цивільної дієздатності та правоздатності нотаріус має право зробити запит до відповідної фізичної чи юридичної особи.
Нотаріус зобов’язаний встановити дійсні наміри кожної із сторін до вчинення правочину, який він посвідчує, а також відсутність у сторін заперечень щодо кожної з умов правочину. Встановлення дійсних намірів кожного з учасників правочину здійснюється шляхом встановлення нотаріусом однакового розуміння сторонами значення, умов правочину та його правових наслідків для кожної із сторін.
Встановлення дійсних намірів однієї із сторін правочину може бути здійснено нотаріусом за відсутності іншої сторони з метою виключення можливості стороннього впливу на її волевиявлення. Правочин посвідчується нотаріусом, якщо кожна із сторін однаково розуміє значення, умови правочину та його правові наслідки, про що свідчать особисті підписи сторін на правочині.
2.3 ПІДПИСАННЯ НОТАРІАЛЬНО ПОСВІДЧУВАНИХ ДОКУМЕНТІВ
При посвідченні правочинів та вчиненні інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством, перевіряється справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.
За загальним правилом, підписання правочинів, заяв та інших документів здійснюється в присутності нотаріуса або уповноваженої посадової особи, а якщо документ був підписаний без їхньої участі, — громадянин повинен особисто підтвердити, що це його підпис.
Якщо громадянин унаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписатися, то за його дорученням у його присутності та в присутності нотаріуса правочин, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. При цьому нотаріус встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, і особу громадянина, який за нього підписується. Про причини, з яких даний громадянин не міг підписати документ власноруч, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин за такого громадянина не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.
Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус зачитує йому текст необхідного документа (про що робиться відповідна помітка); якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.
Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, який звернувся до нотаріуса, письменний, він сам читає і підписує документ; якщо неписьменний — при вчиненні нотаріальної дії повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з ним, пояснити зміст і наслідки вчинюваної нотаріальної дії, а також засвідчити своїм підписом, що зміст правочину відповідає волі такого громадянина.
Згідно з чинним законодавством, нотаріус може не вимагати з'явлення кожного разу відомих йому посадових осіб юридичних осіб, якщо він має зразки підписів цих осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їхнього підпису не викликає сумніву.
Не дозволяється застосування зразків підписів при посвідченні правочинів, тексти яких викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.
Застосування електронного цифрового підпису (Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-ІУ) на правочинах здійснюється нотаріусом при наявності технічних можливостей роботи з електронними документами на підставі попередньої письмової згоди підписувача на застосування електронного цифрового підпису. Заява повинна містити перелік правочинів, на яких застосовуватиметься електронний цифровий підпис. У разі застосування електронного цифрового підпису нотаріус повинен встановити особу підписувача та перевірити йогодієздатність, а також обсяг правоздатності юридичної особи та повноважень її представника.