На картках картотеки можуть бути зафіксовані або основні реквізити акта (вид акта, його заголовок, дата видання, місце офіційного опублікування), або повний текст акта, останньому надається перевага. Рубрики і картотеки визначаються на базі виробленого заздалегідь словника чи рубрикатора. Пошук відповідних картотек здійснюється як ручним способом, так і напівавтоматизованим або, навіть, автоматизованими режимами (картки з крайовою перфорацією, пересувні полиці, тиражування необхідних карток тощо).
Переваги карткового обліку і у тому, що він забезпечує можливість оперативно вносити корективи у картки відповідно до наступних змін, внесених в акт, розміщений на картках.
Картки у картотеці звичайно розміщують за хронологічним, алфавітно-предметним чи предметно-галузевим принципом. Зручніший останній, коли облік здійснюється шляхом розміщення всіх карток у відповідні розділи, підрозділи, пункти й інші показники раніше розробленого і затвердженого класифікатора, що базується на поділі всього масиву законодавства на галузі, підгалузі, інститути тощо.
Третя форма обліку законодавства — це ведення контрольних текстів чинних нормативних актів, тобто внесення в тексти офіційних видань законів, указів, постанов й інших нормативних актів відміток про скасування, зміну, доповнення таких актів чи окремих їх частин з фіксацією тих актів, на підставі яких зроблені відмітки.
У діяльності того чи іншого органу, установи можуть поєднуватися різні форми обліку законодавства, що взаємно доповнюють одна одну. Можливе, наприклад, ведення журнального обліку за хронологічним принципом разом із створенням предметно-галузевої картотеки або картковий облік і одночасне ведення контрольних текстів актів чинного законодавства. Таке поєднання різних форм обліку сприяє підвищенню ефективності довідково-інформаційної служби у галузі законодавства.
Сьогодні все більш активно використовується так званий автоматизований облік законодавства на базі застосування сучасної комп'ютерної техніки і новітніх досягнень інформатики. Створення автоматизованих інформаційно-пошукових систем по законодавству має ряд безсумнівних переваг порівняно з іншими видами обліку нормативних актів. По-перше, у комп'ютерні системи можливо закласти практично безмежний обсяг правової інформації. Це все законодавство країни (закони, укази Президента України, постанови Уряду, усі види відомчих актів), а також акти органів місцевого самоврядування, проекти майбутніх законів, законодавство ряду зарубіжних країн, найважливіші рішення судових органів, анотації юридичної літератури тощо. По-друге, довідки про законодавство і практику його застосування можна одержати при автоматизованому обліку з будь-якого питання, що цікавить абонента, у той час як, наприклад, при картковому обліку такі довідки можна видавати лише залежно від рубрик класифікатора картотеки. Крім того, комп'ютер надає можливість одержати юридичну довідку максимально швидко і відразу ж її видрукувати та відтиражувати в кількості, необхідній абоненту.[16, c.398]
Здійснення систематизації законодавства має на меті:
- встановлення і усунення дефектів законодавства;
- підвищення ефективності законодавства та поліпшення інформаційного впливу права на правосвідомість його суб'єктів;
- забезпечення зручності користування законодавчим масивом, полегшення відшукування юридичної норми, яка підлягає застосуванню чи реалізації;
- сприяння вивченню та дослідженню законодавства.
Систематизація здійснюється двома способами: інкорпорацією та кодифікацією.[17, c. 255]
2.2 Інкорпорація, консолідація, та кодифікація як основні види
систематизації законодавства
Наявність значної кількості нормативно-правових актів, які складають систему законодавства, розбіжність у часі їхнього прийняття та суб'єктах, що приймають їх, обумовлюють необхідність діяльності з їхнього впорядкування, погодження, усунення протиріч, тобто систематизації. Систематизація законодавства — це діяльність з впорядкування чинних нормативно-правових актів у єдину узгоджену систему, з метою забезпечення ефективного правового регулювання.
Систематизація спрямована на: 1) досягнення внутрішньої єдності юридичних норм, тобто на усунення колізій і прогалин; 2) впорядкування правового матеріалу, розміщення його за певними розділами і рубриками, тобто класифікацію. Існують такі основні види систематизації законодавства як:
Інкорпорація(від лат. In corporo ) — це така форма систематизації, коли нормативні акти певного рівня об'єднуються повністю або частково у різного роду збірники чи зібрання у певному порядку (хронологічному, алфавітному, системно-предметному). Інкорпорація являє собою постійну діяльність державних й інших органів з метою підтримувати законодавство в діючому (контрольному) стані, забезпечувати його доступність, надавати найширшим колам суб'єктів достовірну інформацію про закони й інші нормативні акти у їх чинній редакції.
Особливість інкорпорації полягає в тому, що будь-які зміни у змісті актів, поміщених в збірники, звичайно, не вносяться і зміст правового регулювання по суті лишається незмінним. Саме це властивість інкорпорації — збереження незмінним змісту нормативного регулювання — відрізняє її від кодифікації і консолідації.
Разом з тим форма викладу змісту нормативних актів інколи зазнає певних, досить суттєвих змін, оскільки інкорпорація не являє собою простого відтворення актів у їх первинній редакції. Звичайно у збірниках чинних нормативних актів тексти останніх друкуються з врахуванням наступних офіційних змін і доповнень. Крім того, у процесі інкорпорації з тексту актів, вміщених в збірник, вилучаються глави, статті (пункти), окремі абзаци й інші частини, визнані такими, що втратили силу. У такий збірник вносяться всі наступні зміни і доповнення з фіксуванням офіційних реквізитів тих актів, якими внесені відповідні корективи.
Із тексту нормативних актів виключаються також різного роду оперативні доручення й інші ненормативні приписи, тимчасові норми, строк дії яких закінчився, відомості про осіб, що підписали відповідний акт.
Поділ інкорпорації на окремі види можна проводити за різними підставами. Залежно від юридичної сили збірників і зібрань, що видаються, інкорпорація поділяється на офіційну, офіціозну (напівофіційну) і неофіційну.
Офіційна інкорпорація здійснюється від імені і за дорученням або з санації правового органу (органів), який затверджує або іншим способом офіційно схвалює підготовлені зібрання (зводи). Таке зібрання (звод) має офіційний характер, тобто воно прирівнюється до офіційних джерел опублікування розміщених у зібранні нормативних актів і на його матеріали можна посилатися в процесі правотворчої і правозастосовчої діяльності, в угодах, скаргах і заявах громадян, що направляються в правоохоронні чи інші державні органи. Офіційне зібрання законодавства має пріоритет перед раніше виданими публікаціями нормативних актів, оскільки воно включає акти в їх чинній редакції.
Підготовка офіційних зібрань (зводів) звичайно супроводжується великою підготовчою роботою. У процесі їх складання виявляються і визначаються такими, що втратили силу, застарілі, фактично не чинні акти або акти чи їх частини, що протирічать більш пізньому законодавству; в інші акти, що частково протирічать більш пізньому законодавству, вносяться необхідні зміни. Приймається ряд нових законів й інших нормативних актів, що усувають прогалини у законодавстві. Можливе також усунення множинності нормативних актів з одного питання шляхом прийняття укрупнених, консолідованих актів.
Офіційна (напівофіційна) інкорпорація — це видання зібрань і збірників законодавства за дорученням правотворчого органу (органів) спеціально уповноваженим на те органом (наприклад, Міністерством юстиції), причому правотворчий орган офіційно не затверджує і не схвалює таке зібрання (збірник), і тому тексти розміщених у ньому актів не набувають офіційного характеру.
Неофіційна інкорпорація здійснюється відомствами, організаціями, державними чи приватними видавництвами, науковими особами, тобто тими суб'єктами, які не мають спеціальних, наданих правотворчим органом повноважень видавати зібрання законодавства і здійснюють цю діяльність за власною ініціативою. Неофіційні збірники законодавства не є джерелами права, на них не можна посилатися у процесі правотворчості й застосування права. Більшість виданих сьогодні у нашій країні збірників законодавства — це неофіційна інкорпорація.
За характером розміщення матеріалу всі зібрання законодавства можна поділити на хронологічні і систематичні. У хронологічних зібраннях нормативні акти розташовуються послідовно за датами їх видання, у систематичних — за тематичними розділами залежно від змісту акта, причому в кожному розділі акти розміщуються, знову ж таки, не в хронологічному порядку, а за предметним принципом. У систематичних збірниках на початку кожного розділу і в інших підрозділах розміщуються акти більшої юридичної сили, що містять основні принципові норми з відповідного питання, а потім акти, що розвивають, конкретизують і деталізують основні норми.
При підготовці і виданні зібрань законодавства можуть поєднуватися хронологічний і предметний методи розміщення матеріалу, коли розділи зібрань поділяють тематично, за предметним принципом, а всередині кожного розділу акти розміщуються в хронологічному порядку.
У систематичних зібраннях акти перебувають в логічно витриманому вигляді. Цього позбавлені хронологічні зібрання. Проте дуже часто систематизація законодавства починається саме з підготовки хронологічних зібрань як попереднього етапу систематизації, після чого значно легше розміщувати нормативні акти у систематичних зібраннях за тематичним принципом.