Подготовка резерва в качестве обязательного элемента предполагает стажировку, которая может являться составной частью дополнительного профессионального обучения, и предназначена для приобретения практического опыта работы на предполагаемой к замещению должности. Стажировка может быть пассивной и активной.
Пассивная стажировка основывается на участии в принятии управленческих решении типа «деловых игр». Наиболее интенсивным видом пассивной стажировки является параллельное дублирование деятельности одного из руководителей. Все виды пассивной стажировки необходимы для обеспечения профессиональной готовности. Однако окончательное решение о профессиональной готовности можно принять после активной стажировки по решению части или всей совокупности профессиональных задач.
Активная стажировка может осуществляться по следующим направлениям:
· исполнение обязанностей в соответствии с должностью, на которую рекомендуется кандидат;
· стажировка на должностях, опыт работы на которых может способствовать выработке определенных практических навыков;
· стажировка в вышестоящих организациях для углубления и расширения кругозора;
· участие в выработке мероприятий по совершенствованию органа управления: (организации).
По результатам прохождения обучения и стажировок лицами, состоящими в резерве, подготавливаются соответствующие отчеты, которые представляются в структурное подразделение государственного органа по работе с кадрами.
Важным условием для подготовки резерва кадров является сочетание обучения и самообучения. Эффективность самообучения и самовоспитания заключается в том, что они осуществляются непрерывно и постоянно.
Целесообразно формирование у кандидатов на руководящую должность психологической готовности (на основе разработки и реализации мероприятий упреждающей адаптации) к принятию новых ролей и к модификации ролевого поведения, т.е. готовности к большей социальной ответственности. Это означает, что лиц из резерва должны знакомить с набором ролей по каждой должностной позиции, показывать, как изменяется их содержание, знакомить с представлениями коллектива о ролевом поведении руководителя, с его ролевыми ожиданиями.
Программы самообразования лиц, состоящих в резерве, должны основываться на исходном уровне их знаний и умений и психологических особенностях, что определяет эффективность обучения.
Для всех лиц, включенных в резерв, их непосредственным руководителем при участии кандидатов должны быть разработаны индивидуальные планы подготовки, утверждаемые руководителем подразделения по работе с кадрами государственного органа. В индивидуальном плане необходимо предусмотреть мероприятия по приобретению теоретических управленческих и специальных знаний, по выработке практических умений и навыков руководства на уровне современных требований:
· обучение в системе переподготовки и повышения квалификации руководящих кадров и специалистов;
· участие в работе постоянно действующих семинаров (по месту работы или в образовательных учреждениях), научно-практических конференциях;
· стажировка на руководящих должностях или временное исполнение обязанностей руководителей подразделений;
· изучение передового опыта (в том числе и зарубежного);
· участие в подготовке проектов решений, аналитических записок и других документов по планируемой к замещению должности;
· самостоятельная подготовка по направлениям, связанным с исполнением предполагаемых дополнительных обязанностей.
Краткосрочные, постоянно действующие семинары, оперативно рассматривающие необходимость решения текущих задач и проблем государственного управления, должны охватывать всех руководителей и специалистов, независимо от участия в других формах профессионального обучения.
Особое значение в организации работы с резервом имеет оценка уровня квалификации и потенциальных возможностей в процессе обучения. Практикой подтверждается, что включаемые в подготовку руководителей. деловые игры являются инструментом оценки потенциальных способностей. Такая оценка может быть сформирована на основе участия слушателей в нескольких деловых играх, где варьируется состав ролей, уровень решаемых управленческих проблем.
В процессе обучения с применением активных методов можно достаточно полно оценить умение четко выразить свою мысль,, согласовывать замыслы с реальностью, умение и желание принимать на себя ответственность за осуществляемые решения, оперативность в принятии управленческих решений, инициативность, энергичность, чувство перспективности, стремление повышать свою квалификацию.
Итоговый контроль знаний слушателей включает защиту выпускных работ, рефератов, курсовых работ, итоговый экзамен.
Общий контроль состояния резерва руководящих кадров осуществляет руководитель государственного органа, который несет персональную ответственность за качественный состав резерва и его подготовку. Непосредственная работа по контролю возлагается на подразделение государственного органа по работе с кадрами.
В число объектов контроля включаются:
· выполнение планов мероприятий работы с резервом;
· выполнение индивидуальных планов лиц, состоящих в резерве;
· результаты деятельности лиц, зачисленных в резерв;
· личностные качества работников.
Контроль результатов деятельности целесообразно осуществлять за каждое полугодие и за год в целом, в том числе в форме заслушивания отчетов о работе; оценка личностных качеств должна осуществляться ежегодно.
По результатам контроля делаются выводы о целесообразности нахождения работника в резерве, даются рекомендации о направлениях совершенствования его деятельности, служебных перемещениях и т.д.
Основаниями для исключения из резерва может являться:
· привлечение лиц, состоящих в резерве, к дисциплинарной, административной или другой ответственности;
· заключение аттестационной комиссии о несоответствии занимаемой должности;
· неудовлетворительные результаты работы в занимаемой должности;
· информация учебного заведения переподготовки и повышения квалификации кадров о нарушениях режимов обучения и неудовлетворительных результатах контроля знаний;
· заключение медицинского учреждения о неудовлетворительном состоянии здоровья лица, состоящего в резерве;
· увольнения, кадровые перемещения и другие обстоятельства, исключающие возможность пребывания в резерве.
Решение об исключении из резерва принимается в государственном органе на коллегиальной основе.
Принятие решений о должностном продвижении лиц, состоящих в резерве, осуществляется в установленном для государственных органов порядке. В случае необходимости государственным органом (организацией), кроме резерва на конкретные руководящие должности, формируется специальная группа резерва для отбора кандидатов на любую вакантную руководящую должность.
В указанную группу резерва включаются лица, проявившие наибольшие способности к управленческой деятельности, достигшие наилучших результатов в своей работе.
Подготовка лиц, входящих в специальные группы резерва, ведется многопрофильно по программе, разработанной Академией управления.
Включение работника в резерв не является безусловным основанием для назначения его на ту или иную руководящую должность.
При возникновении вакансии руководящей должности предпочтение при ее замещении отдается лицам, состоящим в резерве на данную должность. При этом руководитель государственного органа организует обсуждение степени профессиональной готовности преемника из резерва к замещению вакантной должности. Учитываются результаты выполнения индивидуального плана нахождения в резерве, результаты и рекомендации плановой аттестации, заключения по результатам собеседований, оценки личностных качеств и результатов работы претендента. При положительном заключении о возможности использования претендента на вакантной должности готовится приказ о назначении на должность.
Продвижение лиц из числа резерва может быть «вертикальным» (продвижение по иерархии должностей руководителей) или «горизонтальным» (продвижение в рамках одного уровня иерархии). Кадровые перемещения лиц, включенных в состав резерва, должны основываться на действующей и перспективной структуре государственного органа, (предприятия, организации, учреждения), объективном анализе соответствия кандидата занимаемой должности, оценке целесообразности замены.
Одним из направлений контроля состояния резерва является определение эффективности работы с резервом, которая может быть выражена следующими показателями.
Коэффициент использования резерва (А1):
А1 = В/С х 100%,
где В – число ключевых (включенных в кадровый реестр) должностей, занятых лицами из резерва; С – число освободившихся в течение определенного периода (например, года) ключевых должностей.
Коэффициент приема руководителей со стороны (А2):
А2 = В/С х 100%,
где В – число ключевых должностей, занятых лицами, приглашенными со стороны; С – число освободившихся в течение года ключевых должностей.
Коэффициент текучести резерва (A3):
A3 = В/С х 100%,
где В – число лиц, исключенных из резерва в течение года; С – общее число лиц из резерва.
Коэффициент среднего срока пребывания в резерве до занятия ключевой должности (А4):
А4 = В/С х 100%,
где В – число лет между зачислением в резерв и занятием ключевой должности для всех лиц, перешедших из резерва на ключевые должности в течение определенного периода; С – число этих лиц.
Коэффициент готовности резерва (А5):
А5 = В/С х 100%,
где В – число ключевых должностей, имеющих преемников, готовых к занятию должности в течение одного года; С – общее число ключевых должностей.