Планирование персонала является важнейшей составной частью планирования предприятия, организации и осуществляется в общей системе организационного планирования.
Исходной базой кадрового планирования в любой области организационной активности являются анализ состава персонала. Главная цель анализа состава персонала – выяснение количественных (величина рабочего времени) и качественных (профессионально-квалифицированных) возможностей сотрудников организации в настоящем и будущем. Анализ наличного состава персонала и организационных задач позволяет определить потребность в персонале, т.е. выяснить необходимый, должный для реализации целей организации количественный состав персонала определенного качества. При этом определяется не только численность рабочих мест и сотрудников, но и их квалифицированные группы.
В том случае, когда сегодняшняя и особенно будущая потребность в персонале количественно превышает его наличный состав, актуализируется такое направление (сфера) планирования персонала, как планирование набора (привлечения) персонала. Цель этого рода деятельности – приведение состава персонала в соответствие с потребностями организации. Это достигается как за счет приема новых сотрудников, так и с помощью внутренних кадровых маневров, перемещения и обучения работников.
Возможность внутриорганизационных кадровых маневров во многом основывается на планировании профессионально-служебного продвижения и деловой карьеры. Эта область планирования позволяет не только своевременно находить необходимых сотрудников на открывающиеся вакантные должности, но и служит важным мотивационным фактором. Запланированное продвижение по службе или другое, отвечающее стремлениям работника изменение его профессионального и, как следствие, социального статуса, снижает желание сотрудника сменить место работы, повышает его организационную идентификацию, удовлетворенность пребыванием в данном коллективе и трудовое усердие.
Любое кадровое планирование неизбежно сопровождается планированием затрат на персонал. Деятельность этого рода связывает кадровое планирование с планированием организации в целом и прежде всего с ее финансовым планированием. Любые планы в области персонала должны учитывать финансовые возможности организации, во многом определяющие их реалистичность. Планирование расходов на персонал строится на основе учета трех групп факторов:
1) стоимости самого персонала (зарплата, премии, социальное страхование и т.д.); 2) расходов на кадровые изменения; 3) затрат на деятельность по планированию персонала.
Основные области планирования персонала учитываются при подготовке как стратегических, так и оперативных кадровых планов. Если качество наличного состава кадров неудовлетворительно, то возникает необходимость планирования развития персонала: обучения, повышения квалификации и переквалификации сотрудников. Правда, в ограниченных масштабах потребность в работниках недостающих квалификаций может удовлетворяться за счет приема новых сотрудников и увольнения своих работников избыточных квалификаций. Однако обычно это худший вариант установления соответствия между потребным и наличным качеством персонала.
В случае, когда имеется количественный и/или качественный излишек человеческих ресурсов, необходимо планирование освобождения персонала. Оно может осуществляться в различных формах: увольнения, перемещения в другие подразделения, переквалификации сотрудников, создания новых рабочих мест за счет расширения производства и т.д. от учета всех этих возможностей и заблаговременного планирования их оптимальных для организации вариантов во многом зависит успех ее работы.
Необходимость в сложном согласовании и оптимизации соотношения между привлечением, развитием и освобождением (в том числе перемещением и переквалификацией) персонала вызывает к жизни планирование изменений персонала. На крупных предприятиях оно позволяет экономить значительные средства. В ходе планирования изменений персонала анализируются различные варианты кадровых изменений, координируются их цели и последовательность, выявляется их стоимость, плюсы и минусы, определяются приоритетные направления, разрабатываются соответствующие мероприятия.
На эффективность деятельности организации непосредственно влияет планирование использования персонала. Оно решает задачи оптимизации организации рабочих мест, рабочего времени, организационных возможностей сотрудников (их квалификация, индивидуальные способности, мотивированность) и трудового процесса в целом, приведения в соответствие всех этих факторов эффективной деятельности.
В современных условиях, особенно в крупных организациях, все большую значимость приобретает планирование кадровых информационных процессов. Информационное обеспечение необходимо для каждой сферы управления персоналом и, конечно, для разработки любых планов и контроля за их реализацией. Современные корпорации имеют обширный банк данных о персонале и его предполагаемых изменениях, что позволяет им быстрее и эффективнее решать кадровые вопросы.
Анализ состава персонала, как уже частично отмечалось, это детальная оценка настоящего (наличного) и будущею (предлагаемого) состава кадров в количественном и качественном отношении. Во временном отношении он выходит далеко за пределы настоящего и служит отправным пунктом для всех расчетов будущего состава сотрудников, является их базовой составной частью.
Анализ состава персонала выявляет количественный состав различных категорий работников (например, операторов, программистов, руководителей, низшею, среднего и высшего звена и т.д.), а также специфические качественные характеристики (квалификацию, способности, компетенцию) сотрудников и их комбинации.
Анализ состава персонала необходим для подготовки любых решений в области персонала. Он является стержнем, становым хребтом всего планирования персонала. На основе информации о наличном состоянии кадров и его ожидаемом изменении разрабатываются и осуществляются практически любые меры по изменению персонала, ведется вся кадровая деятельность.
Без анализа состава персонала невозможно учитывать и планировать затраты на персонал, а также рационально заполнять рабочие места и использовать сотрудников. Эта сфера планово-аналитической деятельности служит исходной базой для развития персонала, поскольку дает сведения о состоянии и изменения профессионально – квалификационной структуры кадров.
Анализ состава персонала – исходная база для прогнозов в развития персонала, для контроля над ним и подготовки различного рода отчетности, касающейся кадров. Иными словами, он служит основой для учета и планирования любых изменений личностного (человеческого и социальною) капитала. Что же непосредственно включает эта сфера планово-аналитической деятельности?
Исходным моментом анализа состава персонала выступает сопоставимый учет пополнения (прихода) и убытия кадров, изменений сотрудников в целом применительно к различным уровням: коллективу всей организации, ее отдельным подразделениям, а также относительно гомогенным профессиональным группам.
Анализ состава персонала на каждом из этих уровней предполагает выполнение ряда взаимозависимых функций:
1) Диагноз персонала, означающий выяснение организационных возможностей сотрудников или их трудового потенциала. Обозначим имеющийся трудовой потенциал буквой А.
2) Проектирование кадрового состава – определение состава персонала на основе учета существующих норм и устойчивых тенденций его изменений рассчитывается по формуле:
А – В + С = D,
где В – предполагаемое убытие персонала из-за ухода на пенсию, беременности, рождения детей, увольнений или расторжения договора, переводов и. повышений по службе, утраты трудоспособности или смерти и т.п. При проектировании будущего состава учитывается только сравнительно достоверно устанавливаемая информация, получаемая на основе действия трудового законодательства (например, увольнение на пенсию по достижении определенного возраста), среднестатистических норм или устойчивых тенденций, определяемых по прошлому опыту (например, процент текучести кадров); С – предполагаемое пополнение персонала за счет, например, вхождения учеников в основной состав работников, переводов и повышения по работе, возвращения из службы в армии и т.п. Данный показатель (С) так же, как и предыдущий (В), определяется на основе законодательства, четко установленных норм и тенденций; D – проектируемый к определенному времени (t) состав персонала. Время t может измеряться о годах или месяцах.
3) Планирование изменений персонала – учет необходимых, планируемых кадровых перемен, вносящих коррективы в спроектированный ко времени t состав персонала. Эти изменения определяются несоответствием проектируемого состава персонала потребности в персонале ко времени t. В рамках данной функции учитывается изменение производственных задач, предполагаемое внедрение новой техники и технологий, политика организации, например, ее стремление омолодить средний состав сотрудников или же увеличить среди них долю мужчин, И некоторые другие факторы. Планирование изменений персонала рассчитывается по формуле:
D + (-) Е = F,
где Е – необходимые к определенному времени кадровыеизменения. Они могут быть в сторону как увеличения персонала (со знаком «плюс»), так и его сокращения (со знаком «минус»); F – планируемый ко времени t состав персонала. Этот состав рассматривается как оптимальный для организации к определенному времени. Однако нередко заранее известно, что такой оптимум едва ли достижим на деле.