Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізитутакий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерськомуобліку.
На підставі викладеного вище, розглянемо більш детально та підсумуємо вимоги до оформлення первинних бухгалтерських документів:
— первинні документи мають бути складені в момент здійсненняоперації, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
— документи складають на бланках типових форм, затвердженихДержком-статом України, або на бланках спеціалізованих форм, затвердженихвідповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно,які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.
— записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом,кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечуєзберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
— вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
— у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом,перше слово суми записують скраю і з великої літери;
— кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище іпідписи осіб, відповідальних за його оформлення;
— забороняється приймати до виконання документи на господарськіоперації, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленомупорядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
— складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. Убанків-ських і касових документах помилки не виправляють. В первиннихдокументах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильнийтекст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитатизакреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилокмає бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, якіпідписали цей документ із зазначенням дати виправлення;
— у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами івідомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесенимидо бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових абоспеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;
— відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів танедостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали тапідписали ці документи;
— первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки запостановою уповноважених державних органів відповідно до чинногозаконодавства України.
У цьому завданні на підставі чинних нормативно-правових актів та використовуючі підручникі мною розглянуто питанння, яким чином класифікують документи за якісними ознаками та які вимоги до змісту і оформленню документів пред'являються чинним законодавством
2. Характеристика основних етапів контрольно-ревізійного процесу
Контрольно-ревізійна робота відіграє важливу роль в господарському механізмі управління народним господарством, оскільки координує і погоджує ряд однорідних процесів, виконання яких здійснюється колективом працівників.
Під контрольно-ревізійною роботою розуміють сукупність трудових процесів, пов'язаних з виконанням контрольно-ревізійних процедур, а також із створенням необхідних умов для їх здійснення.До контрольно-ревізійних процедур відносять організацію перевірки наявності та стану матеріальних цінностей, фінансових ресурсів, розрахункових операцій та ін.
Економічний контроль сприяє підвищенню ефективності виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств з різними формами власності. При цьому поєднується державний контроль і внутрішній контроль власників, зацікавлених у виконанні державних замовлень, контрактів. За допомогою контролю держава захищає інтереси споживачів, перевіряє якість продукції, забезпечує доступність і вірогідність інформації про кількість і якість асортименту продукції.
Контрольно-ревізійна робота проводиться у формі ревізій і перевірок. При цьому, ревізія — це метод документального контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, дотриманням законодавства з фінансових питань, достовірністю обліку і звітності, спосіб документального розкриття недостач, розтрат, привласнень та крадіжок коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань. За наслідками ревізії складається акт.
Перевірка — це обстеження і визначення окремих ділянок фінансово-господарської діяльності підприємства або їх підрозділів. На відміну від ревізії перевірки оформляються довідкою або доповідною запискою.
За характером виконання контрольно-ревізійних процедур виділяють бригадну, індивідуальну та змішану форми організації контрольно-ревізійної роботи.
Ревізія або перевірка здійснюється на підставі розпорядчого документа, підписаного начальником контрольно-ревізійної служби, начальником управління, їх заступниками.
У той же час згідно п.5 Указу Президента України "Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності" від 23.07.98 р. № 817/98 : "Контролюючими органами, які мають право проводити планові та позапланові виїзні перевірки фінансово-господарської діяльності суб'єктів підприємницької діяльності, є:
а) органи державної податкової служби - стосовно сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів та державних цільових фондів, неподаткових платежів;
б) митні органи - стосовно сплати ввізного мита, акцизного збору та податку на додану вартість, які справляються у разі ввезення (пересилання) товарів на митну територію України в момент перетинання митного кордону;
в) органи державного казначейства, державної контрольно-ревізійної служби та органи державної податкової служби в межах їх компетенції - стосовно бюджетних позик, позик та кредитів, гарантованих коштами бюджетів, цільового використання дотацій та субсидій, інших бюджетних асигнувань, коштів позабюджетних фондів, а також належного виконання державних контрактів, проавансованих за рахунок бюджетних коштів.
Зазначені у цій статті контролюючі органи мають право проводити перевірки фінансово-господарської діяльності суб'єктів підприємницької діяльності лише в межах їх компетенції, визначених у частині першій цієї статті.
Здійснення планових та позапланових виїзних перевірок з питань, визначених у частині першій цієї статті, іншими державними органами забороняється."
Відповідно до статті 11 Закону України «Про Державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.1993 № 2939-ХІІ ревізія підприємств, установ та організацій за ініціативою контрольно-ревізійних органів може проводитись не частіше ніж один раз на рік. За дорученням правоохоронних органів ревізія проводиться в будь-який час.
Згідно п.4 ст.5 Закону України "Про основні засади державного нагляду(контролю) у сфері господарської діяльності" від 5 квітня 2007 року № 877-V: "Органи державного нагляду (контролю) здійснюють планові заходи з державного нагляду (контролю) за умови письмового повідомлення суб'єкта господарювання про проведення планового заходу не пізніш як за десять днів до дня здійснення цього заходу"
При цьому відповідно до п.5 ст.5 вказаного закону "Строк здійснення планового заходу не може перевищувати п'ятнадцяти робочих днів, а для суб'єктів малого підприємництва - п'яти робочих днів, якщо інше не передбачено законом.".
Документальна перевірка фінансово-господарської діяльності підприємства проводиться за місцезнаходженням підприємства, що перевіряється, та/або за місцезнаходженням об'єкта, який перевіряється. Згідно з методикою проведення комплексної ревізії економічної та соціальної діяльності ревізійний процес складається з 5 етапів:
I етап - організація і підготовка до проведення комплексної ревізії;
II етап - проведення ревізії;
III етап - оформлення результатів ревізії;
IV етап - прийняття рішення за результатами проведеної ревізії;
V етап - організація контролю за виконанням рішень за матеріалами ревізії.
I–й етап-організація і підготовка до проведення комплексної ревізії;
На першому етапі: відповідно до строків, передбачених планом проведення ревізії керівник контрольно-ревізійного органу за 3-5 днів до початку ревізії зобов'язаний видати наказ про її проведення.
Начальник контрольно-ревізійного відділу на цьому етапі повинен правильно визначити тему ревізії, ревізійний період, тривалість ревізії, створити ревізійну групу, призначити її керівника, розглянути і затвердити програму ревізії, запропонувати ревізорам ознайомитись з відповідними нормативними документами, розглянути необхідність залучення галузевих спеціалістів, а також забезпечити ревізора необхідними бланками актів, довідок і т.д. Керівнику ревізійної групи одночасно з наказом про призначення ревізії дається програма комплексної ревізії, в якій, крім конкретних завдань, вказуються ділянки роботи, які підлягають суцільній перевірці.
Якщо до часу призначення ревізії в контрольно-ревізійному відділі є матеріали про факти порушень на об'єкті перевірки (недостачі, крадіжки і т.д.), то вони також передаються керівнику групи. Склад ревізійної групи встановлюється залежно від тривалості періоду ревізії та самої програми. Підготовка ревізії починається із ознайомлення з діяльністю об'єкта, що підлягає ревізії. На цьому етапі ознайомлюються із діяльністю об'єкта перевірки, вивчають відповідні нормативно-інструктивні матеріали, складають робочі плани.
Тривалість підготовки до ревізії - не більше 2 днів. Перший день присвячується ознайомленню з особливостями виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємства. Другий день необхідний для вивчення нормативних документів та проведення інструктажу.(*)