В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Также не дается ответ на обращения, содержащие нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы должностным лицам таможенного органа, если текст обращения не поддается прочтению по каким-либо причинам или если суть изложенных в обращении вопросов была ранее неоднократно изложена в предшествующих обращениях, на которые уже были даны ответы. В каждом из случаев, в которых таможенный орган не дает ответ на обращение гражданина по возможности уведомляют о причине нерассмотрения вопроса по существу.
Обращения граждан подлежат централизованной регистрации в течение трех дней с момента поступления в отдел документационного обеспечения (ОДО) таможенного органа (регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста). Регистрация обращений граждан осуществляется путем создания регистрационно-контрольной формы (далее - РКФ) в используемой в ФТС России автоматизированной поисковой системе.
В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
На обращении проставляется штамп, свидетельствующий о регистрации обращения. Также при регистрации обращения в электронную картотеку базы данных «Обращения граждан» заносятся такие реквизиты документа, как:
¾ наименование вида обращения;
¾ кому адресовано обращение;
¾ ф.и.о. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа;
¾ дата регистрации обращения, регистрационный номер;
¾ количество листов обращения;
¾ заголовок к тексту обращения;
¾ аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);
¾ подразделение-исполнитель;
¾ срок исполнения обращения;
¾ резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
¾ движение обращения;
¾ отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
¾ наличие приложений;
¾ постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения;
¾ тематика обращений (рубрикатор);
¾ совместное рассмотрение;
¾ вид передачи обращения (почтой, факсом).
На документы, внесенные в автоматизированную поисковую систему, распечатывается сокращенная форма регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) в двух экземплярах.
Регистрационный номер обращения, который вносится в электронную карточку базы данных «Обращения граждан» и указывается в регистрационном штампе, состоит: из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера обращения, например, А-1; если обращение иностранного гражданина - добавляется индекс «и», например, Б-2 и; на коллективных обращениях проставляется индекс «КЛ», например, КЛ-3.
Зарегистрированные в отделе документационного обеспечения (ОДО) обращения граждан направляются:
а) адресованные конкретным должностным лицам - как правило, этим лицам;
б) в зависимости от содержания: руководству таможенного органа – для рассмотрения и написания резолюций;
в) соответствующим структурным подразделениям - если затронутые в обращении вопросы не требуют указаний руководства таможенного органа по их решению и исполнению.
После рассмотрения руководством таможенного органа обращения граждан возвращаются в ОДО, где содержание резолюций переносят в РКК обращения.
Ответственным за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков является руководство таможенного органа, которое обязано:
¾ разбирать обращения по существу, при необходимости запрашивать требуемую информацию, направлять должностных лиц для проверки фактов нарушения прав граждан, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно давать мотивированные, со ссылкой на законодательство, ответы, разъяснять порядок обжалования решений;
¾ осуществлять контроль за своевременным, качественным рассмотрением обращений и принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.
В случае необходимости рассмотрение письменных обращений граждан осуществляется с выездом на место должностных лиц соответствующих структурных подразделений. Решение о таком рассмотрении принимается начальником таможенного органа или его заместителем.
Обращения граждан считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано, в ответе разъясняется порядок обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), к которому может быть направлена жалоба.
Ответ на обращение гражданина подписывается начальником таможенного органа или его заместителем и оформляется на бланке письма таможенного органа без указания специального звания должностного лица, подписавшего ответ, а также без указания фамилии и телефона исполнителя.
Ответ автору обращения, проживающему в иностранном государстве, передается исполнителем на регистрацию и отправку вместе с конвертом, на котором указывается адрес русскими, латинскими буквами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Подписанный ответ на обращение регистрируется в ОДО таможенного органа. В РКФ обращения вносятся отметки об исполнении. Распечатанный новый экземпляр сокращенной РКК с отметками об исполнении помещается в картотеку исполненных обращений, а первоначальные карточки по данному обращению уничтожаются.
Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним документами формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности в соответствующих структурных подразделениях таможенного органа. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению направлять и подшивать в дела запрещается. На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись «В дело» и личная подпись начальника, принявшего это решение.
Дела с обращениями граждан хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел, утвержденной начальником таможенного органа, а по истечении указанных сроков уничтожаются в установленном порядке.
Помимо приема письменных обращений граждан в таможенных органах ведется личный прием граждан, ответственность за организацию которого возложена на начальника отдела документационного обеспечения данного таможенного органа.
Прием граждан в таможенном органе ведется по рабочим дням в рабочее время. Личный прием граждан начальником (заместителем начальника) таможенного органа осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан, ежеквартально утверждаемым начальником таможенного органа. График личного приема граждан размещается на официальном сайте ФТС России в сети Интернет и на информационных стендах.
При личном приеме граждане предъявляют документы, удостоверяющие их личность.
Содержание и результаты личного приема заносятся в РКФ автоматизированной поисковой системы таможенного органа. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя дается устно в ходе личного приема, о чем делается запись в РКФ автоматизированной поисковой системы таможенного органа.
Если во время приема невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается письменное обращение, которое подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Регламентом.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию таможенного органа, ему разъясняется, в какие государственный орган Российской Федерации или иностранного государства либо в организацию ему следует обратиться.
Контроль за сроками исполнения обращений граждан в таможенных органах осуществляют ОДО и ответственные за делопроизводство структурных подразделений таможенных органов.
Начальник ОДО таможенного органа еженедельно направляет начальнику (заместителю начальника) таможенного органа информацию о состоянии исполнительской дисциплины в части рассмотрения обращений граждан.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений осуществляется должностными лицами Приемной ФТС России, начальниками ОДО таможенных органов путем проверок исполнения положений Регламента.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции также включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений порядка регистрации и исполнения обращений граждан.
3. Анализ обращений граждан за 2009 год
Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, представляют в ФТС России обобщенную квартальную, полугодовую и годовую информацию о рассмотренных обращениях граждан по установленной форме, а также аналитические данные о работе с обращениями граждан не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным