Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы.
Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.
В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.
Законом предусмотрено запрещение направления в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов - до восемнадцати лет) с их согласия могут направляться в командировку (ст.263 ТК).
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка. При служебной командировке сохраняются трудовые отношения между работником и нанимателем, с которым им заключен трудовой договор. Заработную плату работник получает у своего нанимателя. Организация, в которую работник командирован, не производит работнику никаких выплат, в том числе и причитающихся в связи с командировкой компенсаций. При этом если работник находится в командировке в дни выплаты заработной платы, установленные у данного нанимателя, то по просьбе работника ему заработная плата пересылается в место командирования за счет организации, которая его командировала [27, с. 19].
На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст.92 ТК). Это означает, что командированный работник обязан работать по режиму работы той организации, в которую они направлены. Например, в Российской Федерации 12 декабря является праздничным нерабочим днем. При нахождении в командировке в России в этот период времени работник в этот день будет отдыхать, хотя заработная плата за этот день по месту работы будет ему начислена. Приходящиеся в период нахождения в служебной командировке выходные дни по графику работы организации, в которую работник направлен, работником используются самостоятельно и по возвращении из командировки другие дни отдыха не предоставляются. Если же работник специально командирован для работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни, то компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. Например, если работник направлен в командировку в другой город для участия в ярмарке, которая проводится в выходной день, то по возвращении из командировки по соглашению сторон должен быть решен вопрос о компенсации работы в выходной день [21, с.12].
В таком же порядке решается вопрос о предоставлении другого дня отдыха, если на выходной или праздничный день приходится выезд в командировку.
Вопрос о необходимости явки на работу в день отъезда или прибытия, если выезд в служебную командировку или прибытие из нее осуществляется в середине или конце рабочего дня решается по договоренности с руководителем организации.
Срок служебной командировки определяется нанимателем и, по общему правилу, не может превышать 30 календарных дней. Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.
Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, с 0 часов и позднее - последующие сутки. В тех случаях, когда станция отправления находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанным выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта.
Днем окончания командировки считается день фактического возвращения командированного работника, т.е. день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл в место постоянной работы с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта, если станция железной дороги, автостанция, аэропорт находятся за пределами населенного пункта.
При служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:
а) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
б) по найму жилого помещения;
в) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
г) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст.95 ТК).
В соответствии с Инструкцией командированному работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов включая страховые платежи и комиссионный сбор). Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов [16].
Следует отметить, что поскольку в законодательстве не указано иное, командированный при наличии альтернативных вариантов передвижения может самостоятельно выбрать вид транспорта.
Кроме того, командировка, как и любая другая поездка, может осуществляться на транспорте нанимателя - и тогда никакой компенсации за проезд не полагается. Зато наниматель обязан указать в своем приказе (распоряжении) маршрут следования, номер и марку автомобиля, а также выписать путевой лист на автомобиль и обеспечить водителя средствами, необходимыми в дороге [25, с.28].
Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Командированному работнику также по представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.
В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.
Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.
Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.
Суточные (расходы за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов) возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь [18].
Выплата суточных производится за каждый календарный день нахождения в командировке, в том числе за праздничные и выходные дни, если командировка приходится на такие дни, за дни нахождения в пути, в том числе за дни вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.
При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы.
Кроме того, суточные не выплачиваются военнослужащим: за период отбытия наказания на гауптвахте, прикомандирования к другим частям и прохождения срочной службы; при служебных командировках в составе воинских частей подразделений (за немногими исключениями), а также в процессе осуществления всевозможных видов обучения и освидетельствования военно-врачебными комиссиями в амбулаторном порядке; в случае получения полевых денег [25, с.29].