Фактичними видатками є дійсні витрати установ, оформлені відповідними документами, які включають видатки по несплачених рахунках кредиторів, по нарахуванню зарплати і стипендіях.;
Постановою Кабінету Міністрів України від 31 серпня 1996 р. передбачені заходи щодо залучення додаткових надходжень до бюджету та підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів для забезпечення соціальних виплат населенню.
Цією постановою заборонялося без дозволу Міністерства фінансів асигнування на придбання легкових автомобілів усім бюджетним установам.
Кошти з бюджетів усіх рівнів на виплату зарплати перераховуються відповідними органами бюджетним установам і організаціям на спеціальні рахунки в установах банків. Штатний розпис та кошторис витрат бюджетних установ і організацій незалежно від того, з якого бюджету вони фінансуються, затверджується для них керівниками вищестоящих органів за підпорядкованістю установи.
Постановою Кабінету Міністрів України від 21 лютого 1997 р. затверджене Положення про порядок складання єдиного кошторису доходів і видатків бюджетної установи, організації.
Єдиний кошторис доходів і видатків складається бюджетними установами на календарний рік і затверджується керівниками вищестоящих організацій, за винятком центральних органів виконавчої влади, Верховної Ради та Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських Рад і державних адміністрацій, які затверджуються Кабінетом Міністрів, після експертизи в Міністерстві фінансів України. /Підписує кошториси цих установ віце прем’єр-міністр України з питань економіки, а по всіх інших установах управлінських органів – керівники вищестоящих органів або їх заступники.
Витрати бюджетної установи повинні чітко вписуватися в рамки фінансування. Єдиний кошторис установи складається з двох розділів – доходів і видатків. Дохідна частина кошторису складається з бюджетних асигнувань і позабюджетних коштів. Видаткова частина кошторису поділяється на видатки, які провадяться за рахунок бюджетних асигнувань, і на видатки, які покриваються за рахунок інших (позабюджетних) надходжень, з виділенням видатків, які провадяться установою за рахунок прибутку, що залишається в її розпорядженні.
У відповідності з Указом Президента України “Про заходи щодо забезпечення наповнення Державного бюджету та посилення фінансово-бюджетної дисципліни” від 28 лютого 1997 року) бюджетним установам і організаціям незалежно від того, з якого бюджету здійснюється фінансування, заборонено витрачати кошти на цілі, не передбачені затвердженими кошторисами доходів і видатків без затверджених в установленому порядку кошторисів доходів і видатків фінансування не здійснюється.
Кошториси доходів і видатків та штатні розписи затверджуються не пізніше ніж в місячний строк після затвердження відповідних бюджетів. Кошториси затверджують виконавчі органи по підпорядкованості після попередньої експертизи відповідних фінансових органів.
Указом Президента бюджетним організаціям заборонено:
- витрачати кошти на цілі, не передбачені затвердженими кошторисами доходів і видатків, та на понадлімітне використання бюджетних асигнувань. Персональна відповідальність у вигляді звільнення з посад і притягнення до відповідальності, передбаченої законодавством, покладається на керівників і головних бухгалтерів цих бюджетних установ;
- розміщувати за рахунок відповідного бюджету замовлення на продукцію, роботи і послуги, фінансування яких не передбачалося відповідними бюджетами чи затвердженими у встановленому порядку кошторисами доходів і видатків.
Кабінет Міністрів України одержав право визначати порядок затвердження титульних списків на будівництво об'єктів за бюджетні кошти або за кошти державних підприємств.
Кабінет Міністрів запроваджує щоденне збирання інформації про надходження доходів до зведеного бюджету та щомісячну звітність бюджетних організацій і підприємств недержавної форми власності, яким надаються бюджетні кошти, про витрачання цих коштів.
В процесі виконання бюджетів Уряд України, органи місцевого самоврядування мають право вносити зміни по видатках відповідного бюджету в межах затверджених асигнувань за розділами і підрозділами функціональної бюджетної класифікації.
Виконання бюджетів здійснюється в межах доходів, які надходять, і коштів на фінансування дефіциту бюджету, затверджених у бюджеті на черговий рік.
Доходи, додатково одержані, спрямовують на фінансування народногосподарських і соціально-культурних заходів, включаючи капітальні вкладення. Додатково одержаними не вважаються суми, одержані в результаті розширення джерел на підставі рішень директивних органів після затвердження бюджету, а також переплати і суми, достроково внесені в бюджет.
З бюджету фінансуються тільки видатки, передбачені в бюджеті. Фінансування установ, підприємств і організацій з декількох бюджетів не допускається.
Фінансування з бюджету здійснюється в межах асигнувань, передбачених у поквартальному розподілі річного розпису доходів і видатків та місячному ліміті витрат.
Президент України 21.01.1998 р. видав Указ “Про запровадження режиму жорсткого обмеження бюджетних видатків та інших державних витрат, заходи щодо забезпечення надходження доходів до бюджету і запобігання фінансовій кризі”. На його виконання Кабінет Міністрів України видав постанову “Про заходи щодо упорядкування бюджетних видатків”, а Мінфін України розробив механізм обмеження витрачання коштів державного бюджету. Тепер Міністр фінансів України затверджує річний розпис державного бюджету з помісячним його розподілом на підставі показників, затверджених у законі про державний бюджет, які є граничними для розпорядників.
Річний розпис складається Головним бюджетним управлінням з помісячним розподілом. Розпис уточнюється.
Ліміти видатків головних розпорядників визначаються шляхом обмеження витрачання ними коштів, передбачених окремими статтями бюджетної класифікації. Захищені статті, видатки з оплати комунальних послуг та енергоносіїв і утримання бюджетних установ обмежуються в останню чергу.
Видатки цільових фондів фінансуються в межах надходжень. На основі лімітів розпорядники бюджетних коштів доводять протягом 3 днів ліміти до своїх підвідомчих установ, які в свою чергу лімітують показники кошторисів доходів і видатків бюджетної установи і реєструють їх у відповідному органі Державного казначейства.
Розпорядники бюджетних коштів не мають права без відповідного дозволу брати разові зобов'язання по оплаті на суму понад 100 тис. гривень.
В процесі виконання бюджетів Автономної Республіки Крим та місцевих бюджетів можуть виникати тимчасові касові розриви. Для їх покриття можна одержати позички, які за клопотанням Ради Міністрів Автономної Республіки Крим та відповідних виконавчих органів місцевого самоврядування надаються з бюджетів вищого рівня на підставі рішень керівників фінансових органів. Бюджетні позички повинні бути погашені у встановлені строки в межах поточного бюджетного року.
У видаткові частини державного і місцевих бюджетів включаються резервні фонди. Порядок використання резервного фонду Кабінету Міністрів України встановлено Постановою Верховної Ради України 22 лютого 1996 року. Резервний фонд передбачено у розмірі не більше 2 відсотків від обсягу видатків державного бюджету. Загальна сума резервного фонду визначається щороку. Обмеженість коштів, які знаходяться у розпорядженні держави, примушує суворо контролювати цільове використання коштів резервного фонду.
Фінансування видатків з резервного фонду здійснюється за постановою Кабінету Міністрів України. Для одержання коштів з резервного фонду до Кабінету Міністрів України подаються обґрунтовані прохання міністерств, відомств, інших органів державної виконавчої влади та висновки Міністерства фінансів і Міністерства економіки України щодо економічної доцільності та ефективності фінансування видатків за рахунок резервного фонду.
Положення про резервний фонд забороняє використовувати кошти з нього на:
- погашення боргів, у тому числі пов'язаних з гарантіями чи іншими видами забезпечення, наданими Урядом України;
- збільшення сум по статтях видатків, передбачених у державному бюджеті.
При вирішенні питання про надання коштів з резервного фонду Кабінет Міністрів на своє засідання письмово запрошує представників комітету з питань бюджету, які можуть виступати на засіданні.
Кошти з резервного фонду надаються на фінансування:
1) витрат, пов'язаних з надзвичайними ситуаціями;
2) робіт по ліквідації наслідків стихійних явищ та аварій;
3) непередбачених витрат, пов'язаних із введенням законів;
4) інших заходів, не передбачених і які не могли бути передбачені під час затвердження Державного бюджету України, з визначенням при цьому розміру коштів, який не може перевищувати 20 відсотків загального обсягу резервного фонду.
Цільове призначення коштів з резервного фонду визначає Кабінет Міністрів України в своїй постанові, а контроль за їх використанням здійснюють Рахункова палата та Міністерство фінансів України разом з органами державної виконавчої влади та виконавчими органами, місцевого самоврядування.
Верховна Рада України здійснює жорсткий контроль за витрачанням коштів з резервного фонду. Кабінет Міністрів України щомісяця подає Верховній Раді України детальні письмові звіти про витрати з резервного фонду з обґрунтуванням їх необхідності, економічності й ефективності та підтвердження цього при витрачанні вказаних коштів.
Згідно зі статтею 33 Закону України “Про бюджетну систему України” у разі, коли в ході виконання бюджету рівень дефіциту бюджету перевищує встановлений або виникає значне зниження надходжень від доходних джерел, Верховна Рада України, Верховна Рада Автономної Республіки Крим, місцеві Ради народних депутатів за пропозицією Кабінету Міністрів України, виконавчих органів відповідних Рад приймають рішення про запровадження пропорційного скорочення затверджених бюджетних видатків щомісячно по всіх статтях бюджету (крім захищених статей, перелік яких визначається відповідною Радою) до кінця бюджетного року. Пропорційне скорочення може бути запроваджене також, якщо в ході виконання бюджету його дефіцит не зменшується, внаслідок чого виникає неспроможність фінансування передбачених бюджетом заходів.