Заява про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах та в алфавітному покажчику адміністративних справ. До алфавітного покажчика адміністративних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів.
Заява про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.
Подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах і в алфавітному покажчику адміністративних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних адміністративних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.
Матеріали про адміністративне правопорушення, а також подання щодо застосування конфіскації предметів реєструються в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.
Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення накладено адміністративне стягнення у вигляді штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші подання реєструється в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання постанов у справах про адміністративні правопорушення та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.
Справа про направлення особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіка чи наркомана), на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу чи спеціалізованих лікувально-виховних закладів органів охорони здоров’я, дострокове припинення їх лікування чи продовження строку лікування тощо реєструється в обліково-статистичній картці на справу про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального чи лікувально-виховного закладу та в алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів. В алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних чи лікувально-виховних закладів відображається інформація про кожну особу, стосовно якої справа надійшла до суду.
Заяви лікаря-психіатра про проведення психіатричного огляду особи в примусовому порядку, про надання особі психіатричної амбулаторної допомоги без її усвідомленої згоди або без згоди її законного представника, про продовження надання такої допомоги в примусовому порядку, якщо вона необхідна понад шість місяців, заяви психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку, про продовження госпіталізації в примусовому порядку тощо не реєструються в такому порядку, оскільки це цивільні справи, що розглядаються в порядку окремого провадження.
Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.
4. Перелік індексів
Для реєстрації та обліку судових справ у суді встановлюється перелік індексів:
"1" - кримінальні справи, матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги приватного обвинувачення;
"1-н" - справи про застосування до неповнолітніх примусових заходів виховного характеру;
"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або для вирішення питання щодо невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв’язку із закінченням строків давності;
"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;"2-в" - заяви про відновлення втраченого судового провадження;
"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви;
"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;
"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;
"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;
"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;"2-с" - заяви про скасування судового наказу;"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;"3-в" - подання в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;
"4" - справи за поданнями слідчих органів та скарги на їх дії та рішення;
"4-с" - скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;
"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;
"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах, клопотання про скасування рішень третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу;
"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;
"7" - справи про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального або лікувально-виховного закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіків і наркоманів);
"8" - заяви про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду чи судового наказу, що набрали законної сили, у цивільних справах.
"8-а" - заяви про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах.
У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.
Якщо до суду надійшла справа, у якій щодо однієї з осіб складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про закриття справи і застосування примусових заходів виховного характеру чи постанову про звільнення від кримінальної відповідальності, справі присвоюються відповідні реєстраційні індекси (відповідно "1" та "1-н" чи "1-п"). Така справа зберігається разом з кримінальними справами, а в інших обліково-статистичних картках робляться необхідні відмітки (про решту індексів, місцезнаходження справи тощо).
Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу та порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад:
N 1-30/06, де: 1 - індекс кримінальної справи, 30 - номер справи, 06 - рік;
цивільна справа позовного провадження - N 2-20/06;справа про адміністративне правопорушення - N 3-26/06;матеріали за поданням про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання - N 5-15/06 тощо.
Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.
Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).
В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами, написи в зазначених картках та журналах олівцем не допускаються. Запис про рух та результати розгляду справи в обліково-статистичній картці робить секретар суду на підставі запису в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею.
У разі автоматизованого (комп’ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною обліково-статистичною карткою, реєстраційним журналом.
Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика). За кожним індексом повинна існувати одна картотека.