Вилучені в арештованих паспорти, військові квитки, трудові книжки та інші особисті документи зберігаються в окремому опечатаному пакеті, до справи підшивається опис (реєстр) вилучених документів, який нумерується черговим номером аркуша справи.
У разі закриття справи або звільнення з-під варти власника вилучені речі повертаються йому під розписку.
У разі засудження до позбавлення волі військовий квиток і приписне свідоцтво призовника не пізніше семи днів після набрання вироком законної сили надсилаються у військовий комісаріат за місцем останньої реєстрації, а паспорт разом з розпорядженням суду про виконання вироку - у місце ув’язнення.
Усі інші документи, якщо вони не мають значення для справи, за згодою засудженого повертаються його родичам або зберігаються в справі до звільнення та витребування їх засудженим.
6. Облік речових доказів
Додані до справи як речові докази дорогоцінні метали, вироби з дорогоцінних металів, лом дорогоцінних металів, дорогоцінне каміння, перли, монети з дорогоцінних металів, готівка національної та іноземної валют, банківські платіжні документи в національній валюті, платіжні документи в іноземній валюті, сертифікати до набрання вироком (ухвалою, постановою) законної сили зберігаються у відповідних фінансових установах органів слідства або здаються ними на зберігання в установи Національного банку України. Приймати зазначені цінності на зберігання в суді категорично заборонено.
Наркотичні засоби, вогнепальна та холодна зброя, що є речовими доказами, зберігаються в камері схову речових доказів органів слідства і судом на зберігання не приймаються.
У разі передавання справи та речових доказів в інший суд або прокуратуру про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.
Якщо речові докази не направлялися в суд, а зберігаються в органі досудового слідства чи в іншому органі (установі, підприємстві, в особи), у журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис про їх місцезнаходження.
Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.
Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться згідно з вимогами, зазначеними в розділі 16 Інструкції.
Вище зазначені вимоги установлені й щодо обліку речових доказів у справах про адміністративні правопорушення.
Речові докази в цивільних чи адміністративних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються працівником апарату суду в камеру схову речових доказів суду.
Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.
Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.
До матеріалів справи долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом з відмітками про повне виконання судового рішення.
Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ, повинні обов’язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства).
Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.
Також категорично забороняється працівникам апарату суду проводити реалізацію і придбання речових доказів, предметів конфіскації та приймати участь у прилюдних торгах щодо конфіскованого майна.
Справа не може бути передана в архів суду без відповіді про виконання рішення суду в частині речових доказів. До отримання вказаної відповіді справа не здається в архів суду, а перебуває на контролі.
Голова суду зобов’язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.
Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.
При звільненні працівника апарату суду від виконання обов’язків щодо роботи з речовими доказами головою суду утворюється спеціальна комісія для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов’язки покладено відповідним наказом голови суду.
Список літератури
1.Організація судових та правоохоронних органів: Навч. Посібник/ за ред. І.Є. Марочкіна, Н.В. Сибільової, О.М. Толочка.- Харків, 2009.
2. Організація судочинства в Україні (під заг. ред. Лавріновича)- К., вид. МЮ, 2008.
3.Халдеев Л.С. судья в уголовном процессе.- М., 2008.
4. Жилин Г.А. Судья в гражданском процессе.-М., 2009.
5.Бринцев В.Д. Організаційне забезпечення діяльності судів на регіональному рівні.- Київ., 2007.
5. Тимчасова Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді // Офіційний Вісник України - 2005.- № 13, ст.. 694.
6. Научная организация труда в аппарате судов и учреждений юстиции. — М, 2007.
7. Божьев В.П., Добровольская Т.Н., Перлов И.Д. Организационное руководство судами в СССР (судебное управление). — М., 2006.
8. Алексеев В.Б., Кашенов Г.П. Организация судебной деятельности. — М., 2007.
9. Подготовка гражданских дел к судебному разбирательству. /Под ред. Н.М. Гурбатова. — М., 2007.
10. Волкодаев Н.Ф. Правовая культура судебного процесса. — М.,2006.
11. Типові посадові повноваження службовців апарату місцевого суду. Затверджено Наказом ДСА, 2008 р.