Несомненно, совет директоров - главное действующее лицо в организации годового общего собрания акционеров, однако процедура подготовки собрания включает в себя ряд шагов, которые должны быть выполнены различными участниками корпоративных отношений, причем с соблюдением конкретных сроков.
Функции корпоративного секретаря при подготовке годового собрания[32]
Согласно Кодексу корпоративного поведения, корпоративный секретарь - специальное должностное лицо, единственной задачей которого является обеспечение соблюдения компанией процедурных требований, гарантирующих реализацию прав акционеров. В гл. 5 Кодекса перечислены основные обязанности этого должностного лица, связанные с подготовкой общего собрания: подготовка списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров. Если составление данного списка осуществляется независимым регистратором, секретарь должен быть уполномочен письменным распоряжением генерального директора или внутренним документом общества давать регистратору указание о составлении такого списка; надлежащее уведомление о проведении общего собрания всех лиц, имеющих право участвовать в собрании, подготовка и направление им бюллетеней для голосования. Также секретарь извещает о предстоящем мероприятии всех членов совета директоров, генерального директора (управляющую организацию, управляющего), членов правления, членов ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора общества; формирование материалов, которые должны предоставляться при проведении общего собрания акционеров. Также секретарь обеспечивает доступ к этим материалам, заверяет и предоставляет копии соответствующих документов по требованию лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров; осуществление сбора поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования и своевременная передача их регистратору общества, выполняющему функции счетной комиссии, если в соответствии с требованиями законодательства функции счетной комиссии возложены на специализированного регистратора.
Выводы:
Закон об акционерных обществах предусматривает, что совет директоров играет главную роль в подготовке общего собрания акционеров. Подготовка к такому важному событию как общее собрание акционеров требует проведения большого количества мероприятий, требующих соблюдения жестких сроков и требований закона об акционерных обществах. Более детальное регулирование подготовки собрания акционеров дано в Постановление №17/пс.
Все же практика подготовки общих собраний акционеров вызывает много вопросов, например вопрос о сведениях о кандидате в органы управления обществом, иногда информации о кандидате, которая предусмотрена законом об акционерных обществах бывает недостаточно. Поэтому в уставе или внутренних документах можно расширить перечень информации, которая должна предоставляться о кандидате.
Процедура подготовки собрания включает в себя ряд шагов, которые должны быть выполнены различными участниками корпоративных отношений, причем с соблюдением конкретных сроков, например секретарем.
3.2 Документы и порядок созыва общего собрания акционеров
Содержание годового общего собрания акционеров, итоги голосования, а также решения, принятые собранием, должны быть документально оформлены. Разъяснения, касающиеся документов общего собрания, содержатся в разделе 5 Постановления N 17-пс. Согласно данному разделу документами общего собрания являются:[33]
1) протокол общего собрания;
2) протокол счетной комиссии об итогах голосования;
3) отчет об итогах голосования;
4) документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания.
Концепция развития гражданского законодательства предлагает упразднение ряда законов об акционерных обществах, а так же постановлений Правительства, с перенесением данных норм в ГК РФ, что предусматривает регулирование отчетности и документации общего собрания акционеров в ГК РФ с новыми дополнениями, такими как упразднения одних видов документов и заменой их другими.
Очень трудоемкой и ответственной является работа по формированию так называемого досье общего собрания акционеров, включающего:
- собственно протокол (протоколы) общего собрания акционеров;
- документы, приобщаемые к протоколу собрания (согласно п. 5.2 Постановления N 17/-пс "к протоколу общего собрания приобщаются: протокол счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании, если она создана в обществе; документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания";
- документы, приобщаемые в силу устава компании, ее внутренних положений закона, регламента (порядка ведения) собрания, решения совета директоров либо председателя собрания к протоколу собрания (к этой рубрике могут относиться, например, представленные участниками собрания в день собрания или позднее тексты или тезисы их выступлений, коль скоро они официально записались в прениях, но отведенного регламентом времени для выступления не хватило; заявления и обращения в адрес собрания от акционеров, не сумевших прибыть для личного участия в нем; заявления участников собрания в адрес его президиума);
- журналы регистрации участников собрания (впрочем, некоторые регистраторы, исполняющие функции счетной комиссии собрания, считают их своими документами);
- письменные заявления участников собрания, адресованные счетной комиссии собрания (тут уместно вспомнить, что согласно п. 4.13 Постановления N 17/-пс, "если голосование на общем собрании, проводимом в форме собрания, может осуществляться путем направления в общество заполненных бюллетеней для голосования, по требованию лиц, регистрирующихся для участия в общем собрании, бюллетени которых не получены обществом или получены позднее чем за два дня до даты проведения собрания, им могут быть выданы только бюллетени для голосования с отметкой об их повторной выдаче"; нередко акционеры или их представители, которым по тем или иным причинам отказали в допуске к участию, письменно обращаются к счетной комиссии с требованием в том же порядке разъяснить им причины такого отказа);
- бюллетени для голосования, опечатанные счетной комиссией (заметим, что данной точки зрения придерживаются не все специалисты, так, некоторые полагают, что указание ст. 62 закона об акционерных обществах на то, что опечатанные счетной комиссией бюллетени для голосования "сдаются в архив общества на хранение", недвусмысленно намекает на принципиально иной режим хранения этих документов, не позволяющий их считать фрагментом "досье собрания", основу которого формируют итоговые документы собрания);
- документы, удостоверяющие полномочия правопреемников и представителей лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании (и в этом случае высказывается порой альтернативная точка зрения, согласно которой, будучи "переданными" при регистрации или направлении заполненных бюллетеней, доверенности представителей акционеров попадают в категорию "документов общества", указанных в ст. 89 закона об акционерных обществах, только при согласии указанных представителей, если, разумеется, они не содержат полномочий на участие лишь в данном собрании; при соответствующих же возражениях передать их в "документы общества" такие доверенности с длительными сроками действия могут быть возвращены их обладателям). Согласно п. 4.7 Постановления N 17/-пс, документы, удостоверяющие полномочия правопреемников и представителей лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании (их копии, засвидетельствованные нотариально), прилагаются к направляемым этими лицами бюллетеням для голосования или передаются счетной комиссии или осуществляющему функции счетной комиссии регистратору при регистрации этих лиц для участия в общем собрании.
В Постановлении № 17/-пс также даны пояснения к некоторым случаям, при которых в протоколе общего собрания и отчете об итогах голосования должна быть отражена дополнительная информация. Такими случаями являются - включение в повестку дня вопроса об одобрении обществом сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, о внесении в устав общества изменений и дополнений, а также о принятии решения, являющегося в соответствии с законом об акционерных обществах основанием для внесения в устав общества изменений или дополнений, ограничивающих права акционеров - владельцев этого типа привилегированных акций.
Протокол общего собрания является важным документом высшего органа управления общества. Порядок составления и содержание протокола общего собрания акционеров регламентированы в статье 63 закона об акционерных обществах. Для составления протокола устанавливается 3-х дневный срок, который исчисляется с момента закрытия общего собрания. Ведение протокола происходит в течение всего собрания, а названный срок предоставляется для окончательного оформления этого документа.
Протокол должен быть составлен в двух экземплярах, каждый из которых подписывается двумя лицами - председателем и секретарем общего собрания, согласно п. 1 статьи 63 закона об акционерных обществах. Форма протокола общего собрания акционеров может быть произвольной. Однако содержание его должно соответствовать ряду требований, определенных в соответствии с пунктом 2 статьи 63 закона об акционерных обществах и Постановлением N 17-пс.