Счетная комиссия, в обязанности которой входит подсчет голосов акционеров, обязана составить протокол об итогах голосования. Этот протокол подписывается всеми членами счетной комиссии, а в случае если функции счетной комиссии выполнял регистратор - лицами, уполномоченными регистратором (пункт 5.4 Постановления № 17/-пс). Протокол об итогах голосования составляется не позднее 3-х дней после закрытия общего собрания акционеров (пункт 1 статьи 62 закона об акционерных обществах). Содержание протокола об итогах голосования регламентируется пунктом 5.3 Постановления № 17-пс.
А в случае, если итоги не были доведены до участников на самом собрании, составляется отчет об итогах голосования. Данный документ подписывается председателем и секретарем общего собрания и согласно п. 4 ст.62 закона об акционерных обществах в срок не позднее 10 дней после составления протокола об итогах голосования направляется всем лицам, включенным в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании. В пункте 5.5 Постановления № 17-пс содержатся требования к содержанию отчета об итогах голосования.
Одним из видов нарушений, допускаемых в процессе проведения собрания, за совершение которых предусмотрено административное наказание, является нарушение председателем или секретарем общего собрания акционеров требований к содержанию, форме или сроку составления протокола общего собрания акционеров, а равно уклонение указанных лиц от подписания протокола. Ответственность за данное административное правонарушении предусмотрена частью 9 статьи 15.23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Размер ответственности за подобное нарушение составляет для граждан от 1 до 2 тысяч рублей, для должностных лиц может быть применен штраф в размере от 10 до 20 тысяч рублей, так и дисквалификация сроком до шести месяцев.
Также не менее важное значение имеет правильное оформление бюллетеня для голосования. Бюллетень для голосования должен быть вручен под роспись каждому лицу, указанному в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (его представителю), зарегистрировавшемуся для участия в общем собрании акционеров, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.
В бюллетене для голосования должны быть указаны:
полное фирменное наименование общества и место нахождения общества;
форма проведения общего собрания акционеров (собрание или заочное голосование);
дата, место, время проведения общего собрания акционеров и в случае, когда в соответствии с пунктом 3 настоящей статьи заполненные бюллетени могут быть направлены в общество, почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени, либо в случае проведения общего собрания акционеров в форме заочного голосования дата окончания приема бюллетеней для голосования и почтовый адрес, по которому должны направляться заполненные бюллетени;
- формулировки решений по каждому вопросу (имя каждого кандидата), голосование по которому осуществляется данным бюллетенем;
- варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками "за", "против" или "воздержался";
- упоминание о том, что бюллетень для голосования должен быть подписан акционером.
В случае осуществления кумулятивного голосования бюллетень для голосования должен содержать указание на это и разъяснение существа кумулятивного голосования. При голосовании, осуществляемом бюллетенями для голосования, засчитываются голоса по тем вопросам, по которым голосующим оставлен только один из возможных вариантов голосования. Бюллетени для голосования, заполненные с нарушением вышеуказанного требования, признаются недействительными, и голоса по содержащимся в них вопросам не подсчитываются.
В случае если бюллетень для голосования содержит несколько вопросов, поставленных на голосование, несоблюдение вышеуказанного требования в отношении одного или нескольких вопросов не влечет за собой признания бюллетеня для голосования недействительным в целом.
Следовательно, акционер в случае возникновения спора в соответствии со своим правом на доступ к документам общества может в любое время затребовать свой бюллетень и предъявить его как доказательство в суде.
Заседание совета директоров, посвященное созыву годового общего собрания акционеров, созывается председателем совета директоров общества по его собственной инициативе. Порядок созыва и проведения заседаний совета директоров общества определяется уставом общества или его внутренним документом.
При созыве собраний часто возникают весьма сложные проблемы, которые не всегда можно успешно решить.[34]
Если совет директоров против проведения такого собрания, то провести его в помещении общества и силами его персонала, как правило, не удается. Поэтому акционерам - организаторам созыва собрания необходимы значительные средства для аренды помещения, оплаты технических работников, выполняющих всю подготовительную работу и обслуживающих собрание, на почтовые расходы и т.д. и т.п., которые возместить за счет общества вряд ли удастся. Причина заключается в том, что норма по возмещению расходов на собрание не носит обязательного характера.
Еще одной весьма сложной проблемой является возможность срыва созываемого акционерами собрания из-за отсутствия на нем кворума, что выясняется лишь в начале работы собрания. В результате все старания и расходы акционеров, созвавших собрание, оказываются беспредметными.
Усилия акционеров, созвавших внеочередное собрание, могут оказаться также беспредметными, если собрание не примет предлагаемое ими решение или примет прямо противоположное решение.
Акционеры, самостоятельно созывающие внеочередное собрание, должны досконально знать всю процедуру подготовки и проведения общего собрания акционеров. В противном случае они, как это часто бывает, неизбежно допустят много ошибок, в результате чего принятые собранием решения могут быть признаны не действительными.
Если рассматривать проект изменений ГК РФ, то в нем предусмотрено отсутствие отдельной статьи регулирующей деятельность органов управления акционерным обществом, теперь эти положения предусмотрены в новых положениях о корпорациях, которые рассматриваются в главе про юридические лица.
Выводы:
Документами общего собрания являются: протокол общего собрания; протокол счетной комиссии об итогах голосования; отчет об итогах голосования; документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания.
Очень трудоемкой и ответственной является работа по формированию так называемого досье общего собрания акционеров.
Порядок созыва и проведения заседаний совета директоров общества определяется уставом общества или его внутренним документом.
Если совет директоров против созыва общего собрания акционеров, то его все равно может провести инициатор такого собрания, но только за свой счет, то есть все расходы по организации общего собрания акционеров лягут на его плечи.
3.3 Процедура проведения общего собрания акционеров
После того как общество и его органы выполнили все шаги по подготовке к общему собранию акционеров, это собрание необходимо провести. Следует отметить, что процедура проведения собрания регулируется Законом об акционерных обществах не столь жестко, как процедура подготовки. Некоторые из мероприятий вытекают из требований нормативно-правовых актов, другие диктуются надлежащей практикой корпоративного управления, третьи и вовсе зависят от внутренней структуры акционерного общества.
Как и при подготовке общего собрания акционеров, при проведении такого собрания есть функции, которые осуществляет не только совет директоров, но и другие лица, например, секретарь.
Функции корпоративного секретаря при проведении годового собрания:[35]
- обеспечение соблюдения процедур регистрации участников общего собрания акционеров, организация ведения протокола общего собрания и составление протокола об итогах голосования на общем собрании, а также своевременное доведение до сведения тех, кто включен в список лиц, имеющих право участвовать в общем собрании, отчета об итогах голосования на общем собрании акционеров;
- формулировка ответов на вопросы участников общего собрания, которые относятся к процедуре, применяемой на таких собраниях, и принятие мер для разрешения конфликтов, связанных с процедурой подготовки и проведения общего собрания акционеров.
В практике работы компаний имеют место случаи, когда акционерное общество по тем или иным причинам на протяжении длительного периода времени не проводит годовое общее собрание акционеров. Причины этого явления могут быть различными. Например, длительный период внешнего управления в рамках процедуры банкротства, в течение которого органы управления общества практически не действуют; продажа контрольного пакета акций новому владельцу, в результате чего члены совета директоров – представители старого владельца теряют стимулы для работы в составе этого органа; сознательные действия администрации предприятия, направленные на исключение риска принятия решения о досрочном прекращении полномочий генерального директора, назначаемого решением Совета директоров и т.д. Тем самым нарушаются требования законодательства, однако законодательство не предусматривает санкций за такие нарушения. Но главное – нарушаются права акционеров, деятельность единоличного исполнительного органа выходит из под контроля акционеров.
Закон впрямую предусматривает право акционеров, владеющих 10 и более процентами акций Общества, требовать созыва только внеочередного общего собрания акционеров.[36] Полномочия по созыву общего собрания акционеров переходят к лицам, требующим его созыва, только в отношении внеочередного общего собрания. Тем самым возможность легитимного проведения годового общего собрания акционеров ставится под сомнение и в условиях корпоративного конфликта правомочность такого собрания будет оспариваться.