На підставі статистичних звітів місцевих судів складаються зведені звіти в Головному управлінні юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції; на підставі статистичних звітів військових судів гарнізонів складаються зведені статистичні звіти у військових апеляційних судах регіонів та Військово-Морських Сил.
У Міністерстві юстиції України на підставі статистичних звітів апеляційних судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя складається зведений статистичний звіт про розгляд справ цими судами; на підставі отриманих звітів із Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції - зведений статистичний звіт про розгляд справ місцевими судами України (крім військових); а на підставі статистичних звітів військових апеляційних судів регіонів, Військово-Морських Сил - зведений статистичний звіт про розгляд справ військовими судами.
Положення і терміни подання звітів регламентуються Загальнодержавним табелем (переліком) форм державної статистичної звітності для об'єднань, підприємств, організацій і установ України всіх форм власності, що затверджується Державним комітетом статистики України.
Інформація про порядок та терміни подання звітів міститься також на бланку кожного статистичного звіту.
За достовірність та своєчасне подання звітів несуть відповідальність голови судів усіх рівнів, начальники управлінь юстиції, а також безпосередні виконавці звітів. Указані особи підписують звіти. За достовірність документів первинного обліку несуть відповідальність особи, які їх заповнюють.
Кожна форма статистичного звіту складається в декількох примірниках, що підписуються керівниками та виконавцями. Перші примірники звітів залишаються в суді або управлінні юстиції, де зберігаються в спеціальному наряді, інші - надсилаються адресатам, указаним на бланках звітів.
Апеляційні суди Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя подають копії всіх звітів відповідним управлінням юстиції.
Статистична звітність подається із супровідним листом до встановленого терміну.
Звіти складаються накопичувальним підсумком даних за відповідні звітні періоди (півріччя і рік).
Залишки нерозглянутих справ на початок звітного року вказуються за станом на 1 січня звітного періоду. Залишки на кінець звітного періоду вказуються за станом на останнє число кожного звітного періоду.
Статистичні звіти складаються на основі документів первинного обліку, ведення яких регламентується Інструкцією з діловодства в судах.
За результатами кожного звітного періоду виконавці звітів складають аналітичні таблиці та проводять аналіз статистичних даних, де вказують на найбільш різкі відхилення показників даного звітного періоду порівняно з аналогічним минулим періодом (півріччя з півріччям, рік з роком).
Розглядаючи звітність судів першої інстанції дещо детальніше можна звернути увагу на деякі особливості їх заповнення, на практиці це виглядає так.
Наприклад звіт за формою №1 "Звіт про розгляд судами першої інстанції кримінальних справ (порушених за статтями Кримінального кодексу України 1960 року)" складається на основі обліково-статистичних карток на кримінальні справи та відповідних нарядів, передбачених Інструкцією з діловодства в судах і містить дані про кількість справ та осіб, стосовно яких справи були на розгляді в суді, щодо яких судові рішення (вироки, ухвали, постанови) набрали і не набрали законної сили. У сумі ці дані відображають загальну кількість усіх кримінальних справ із закінченим провадженням за звітний період, та їх залишок.
Звіт за формою N 1-А "Звіт про розгляд судами справ про адміністративні правопорушення та осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності" складається місцевими судами загальної юрисдикції на основі обліково-статистичних карток на справи про адміністративні правопорушення, передбачених Інструкцією з діловодства в судах. Звіт містить дані про кількість справ про адміністративні правопорушення та осіб, щодо яких справи були в провадженні суду. У разі скасування чи зміни постанови судді у справах про адміністративні правопорушення самим суддею за протестом прокурора в обліково-статистичній картці на справу вносяться зміни і результати розгляду адміністративних справ відображаються з урахуванням даних змін. Справи, повернуті відповідному правоохоронному органу для належного оформлення (у випадках складання протоколу неуповноваженою на те посадовою особою або без додержання вимог ст. 256 Кодексу України про адміністративні правопорушення тощо), обліковуються окремо в графі 3.
Звіт за формою N 1-К "Звіт про розгляд судами справ на виконання Закону України "Про боротьбу з корупцією" складається на основі обліково-статистичних карток на справи про адміністративні правопорушення, передбачених Інструкцією з діловодства в судах. Звіт містить дані про число справ (протоколи і матеріали перевірки), що надійшли до суду від органів, які ведуть боротьбу з корупцією, в порядку, передбаченому Законом України "Про боротьбу з корупцією", та кількість осіб, яких притягнуто до адміністративної відповідальності на підставі вказаного Закону. Окремо обліковуються протоколи, повернуті відповідному правоохоронному органу для належного оформлення (у випадках неприєднання до протоколу документів, що підтверджують надання особі, яка притягується до відповідальності, повноважень на виконання функцій держави, чи копії постанови суду (при повторному притягненні особи до відповідальності на підставі Закону), складення протоколу не уповноваженою на те посадовою особою або без додержання вимог ст.256 Кодексу України про адміністративні правопорушення тощо) .
Звіт за формою N 2 "Звіт про розгляд цивільних справ судами першої інстанції" складається на основі обліково-статистичних карток на цивільні справи та нарядів, передбачених Інструкцією з діловодства в судах. Він містить дані про рух позовних заяв, заяв, скарг (далі - позовні заяви), що надійшли до суду для розгляду в порядку цивільного процесуального законодавства. У ньому зазначається залишок нерозглянутих позовних заяв на початок звітного періоду, з них - кількість позовних заяв, що були залишені без руху і за якими надано термін для усунення недоліків. З метою правильного відображання в звіті справ за категоріями, суддя на бланку ухвали про призначення справи до розгляду зазначає номер рядка звіту, де повинна бути облікована справа. Секретар суду, який проводить первинний облік цивільних справ, указує в обліково-статистичній картці на цивільну справу номер рядка, зазначений в ухвалі. Цивільні справи, позовні заяви, заяви і скарги, що виникають з адміністративно-правових відносин і в справах окремого провадження, які надійшли до суду, у той самий день реєструються на обліково-статистичні картки на цивільні справи.
Визначаючи категорію цивільних справ, слід дотримуватися таких правил:
а) у рядках звіту, де зазначена загальна кількість справ (усього), вказуються не лише справи, перераховані "у тому числі", але і всі інші, що належать до даної категорії;
б) у рядку 1 "Справи, що виникають з трудових правовідносин" обліковуються справи про спори, що регулюються законодавством про працю незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої приналежності підприємства, установи, організації за винятком спорів деяких категорій працівників, особливості праці яких визначаються статутами і чинним законодавством (члени кооперативів та їх об'єднань, селянських (фермерських) господарств з іноземними інвестиціями, працівники орендних та спільних підприємств, члени громадських та інших об'єднань громадян, звільнені від виборної платної посади за рішенням органів, що їх обрали тощо). Наприклад у рядку 3 "Про виплату заробітної плати" враховуються справи про оплату вимушеного прогулу. У рядку 5 "Про відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної працівниками підприємству, установі, організації" враховуються позови юридичних осіб, прокурорів до працівників, а також позови в порядку регресу і так далі. Суми державного мита, присуджені до стягнення і в яких виконавчі листи передані на виконання державним виконавцям, у даному звіті не відображаються.
Звіт за формою N 3 "Звіт про розгляд судами першої інстанції кримінальних справ" складається на основі обліково-статистичних карток на кримінальні справи; обліково-статистичних карток на подання в порядку виконання вироку, ухвали, постанови; журналу реєстрації подань органів дізнання та досудового слідства; журналу реєстрації постанов про вирішення питання щодо звільнення від кримінальної відповідальності, інших документів первинного обліку та нарядів, передбачених Інструкцією з діловодства в судах.
Звіт за формою N 4-А "Звіт щодо звернення до виконання рішень судів у частині майнових стягнень" складається на основі: документів, що передані для примусового виконання і обліковані в Журналі обліку документів, переданих на виконання; подань державних виконавців; заяв і клопотань сторін виконавчого провадження та державних виконавців у порядку виконання, які обліковані в Журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання; карток обліку сум матеріальних і моральних збитків, завданих розкраданням та іншими злочинами державній, комунальній, приватній, колективній власності, за рішеннями і вироками, винесеними судом. Під майновим стягненням слід розуміти:
а) грошові стягнення (із заробітної плати, пенсій, стипендій, інших доходів); б) стягнення на майно;