- усилением контроля за бюджетными средствами.
Одним из основополагающих условий успешного функционирования казначейского механизма исполнения бюджета является наличие единого казначейского счета. В целях реализации на практике принципа единства кассы необходим высокий уровень информационных технологий, обновление и модернизация технической базы, законодательно закрепленный статус электронных документов наравне с бумажными, разработка единой методологии и согласование инструктивно-методологических документов Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства и Банка России.
Развитие казначейских функций и полномочий, процедур казначейских технологий и бюджетных платежей в процессе их апробации позволили обосновать следующие практические выводы и рекомендации:
1. Позитивный опыт федерального казначейства объективно свидетельствует в пользу интенсивного и качественного развития казначейских функций и технологий и подтверждает отсутствие альтернативы казначейскому принципу управления государственными финансами в Российской Федерации.
2. Правовое сопровождение должно присутствовать на всех стадиях казначейских технологий, при выполнении всех функций федерального казначейства и должно базироваться на единой, ясной, полной и сбалансированной законодательной базе, не выходящей за рамки конституционного поля.
3. Информационные технологии являются одним из решающих факторов, определяющих эффективность казначейского управления государственными финансами. Высокий уровень этих технологий побуждает к самосовершенствованию казначейской системы, делает её более адекватной задачам и целям экономного и бережливого расходования государственных финансовых ресурсов и пополнению государственной казны.
3.3 Необходимость внедрения электронного документооборота в отделениях УФК по Магаданской области
В настоящее время информационные технологии, обеспечивая оперативность консолидации и использования бюджетных средств в совокупности с методологической основой, являются основным фактором совершенствования процессов исполнения бюджетов.
Для информационного обмена, организации системы электронных платежей, особую актуальность приобретает необходимость обеспечения устойчивой, надежной и бесперебойной связи между компьютерными системами Управления и Отделениями (в Магаданской области). Для достижения этой цели организованы локальные вычислительные сети, внешние соединения, которые осуществляются по коммутируемым и выделенным каналам связи и поддерживается модемным оборудованием[58]. В отделениях УФК по Магаданской области установлены средства защиты от несанкционированного доступа и средства криптографической защиты, предназначенные для электронного документооборота со сторонними организациями.
Основной задачей системы Федерального казначейства является развитие системы электронного документооборота (СЭД) с главными распорядителями, распорядителями, получателями бюджетных средств, финансовыми органами субъектов Российской Федерации и муниципальных образований. Широкомасштабное внедрение СЭД не только выводит обслуживание клиентов на качественно новый уровень, но и существенно сокращает трудозатраты УФК на исполнение целого ряда типовых операций, уменьшение временного интервала прохождения бюджетных платежей[59].
Центральным аппаратом Федерального казначейства был разработан и доведен Порядок сопровождения и технического обслуживания программного продукта СЭД. Чтобы процесс внедрения абонентов СЭД проходил максимально безболезненно для клиента, при установке ему программного продукта СЭД необходимо передавать клиенту порядок осуществления его сопровождения, чтобы в случае возникновения вопросов он знал - по каким правилам и куда ему обращаться, а не списывал все на неготовность программного продукта. Минфин России подписал письмо в адрес главных распорядителей средств федерального бюджета, финансовых органов и управлений Федерального казначейства о том, что допускается вести бюджетный учет полностью в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях[60]. Поэтому нужно разъяснять клиентам, что не нужно в казначейство приходить за бумажными выписками и иными документами при использовании СЭД.
Основной проблемой мешающей эффективному внедрению СЭД, остается необходимость предоставления подтверждающих документов на бумажных носителях с учетом того, что органы казначейства осуществляют санкционирование расходов бюджетов всех уровней. Сейчас соответствующие работы с Минфином России ведутся, Федеральным казначейством подготовлен проект концепции осуществления санкционирования расходов федерального бюджета для изучения Минфином России. Если концепция будет принята, то порядок санкционирования расходов федерального бюджета Минфином России будет разрабатываться с учетом того, что сведения о подтверждающих документах можно будет предоставлять в электронном виде.
Внедрение СЭД в Отделениях по Магаданской области началось в 2005 году. Сотрудники отделений ездили на обучающий семинар в УФК по Магаданской области. После приезда был разработан план мероприятий по внедрению, назначены ответственные исполнители, подготовлены пакеты документов для клиентов. Установкой АРМ СЭД и сопровождение клиентов на территории Магаданской области занимается Дальневосточный региональный центр технического обслуживания компания ООО «ОТР-2000». Внедрение СЭД позволило обеспечить гарантированную доставку документов от отправителя до получателя с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП), что придает юридическую значимость используемым при обмене документам. ЭЦП – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП не защищает электронный документ от несанкционированного доступа к нему, то есть открыть электронный документ может любой человек. Но при проверке ЭЦП, наложенной на электронный документ, получатель этого документа сможет увидеть, была ли изменена информация в данном документе. Любое изменение подписанных данных (даже изменение всего одного бита в большом файле) делает ЭЦП недействительной.
В ходе проводимых мероприятий по подключению клиентов к СЭД существуют различные ситуации. Есть организации, которые понимают плюсы от внедрения электронного документооборота, есть организации, которым необходимо разъяснять для чего эта система необходима, какие выгоды получит организация от внедрения электронного документооборота и есть организации, которые под любым предлогом саботируют внедрение электронного документооборота. По каждому случаю проводится работа с клиентами. По сравнению с 2005 годом, когда эта работа только начиналась, клиенты стали более грамотны в техническом и информационном плане. Больше понимания в прогрессивности и необходимости новых информационных технологий, меньше инертности и негатива. Отделения по Магаданской области еженедельно отчитывается в УФК по Магаданской области по внедрению системы электронного документооборота.
Опыт эксплуатации системы электронного документооборота показывает его необходимость и достаточную функциональность. Налажено стабильное информационное взаимодействия между Управлением, Отделениями с одной стороны, и финансовыми органами с другой. Работа направлена на то, что бы максимальное количество клиентов работало с казначейством в режиме приема-передачи информации через СЭД. Вместе с тем эффективному внедрению системы электронного документооборота мешают ряд проблем. В их числе:
- низкая техническая оснащенность бюджетных учреждений. Недостаточная квалификация в них специалистов по информационным технологиям;
- невозможность, из-за отсутствия в Магаданской области представительства компании ООО «ОТР-2000», оперативного устранения неполадок по сопровождению ППО «СЭД» и своевременного подключения к СЭД;
- необходимость представления бюджетополучателями подтверждающих документов на бумажных носителях;
- часть документов по СЭД передается не в структурированном виде, а в виде файлов произвольными документами. К примеру, сводный отчет в финансовый орган – в формате EXCEL;
- плохая оснащенность бюджетополучателей программными продуктами, что не позволяет им производить автоматизированную подготовку и обработку информации, получаемой и направляемой в отделения, Управление.
Для унификации технологии работы всех уровней бюджета желательно разработать единое для всех бюджетополучателей программное обеспечение. Это позволило бы решить проблему автоматизации взаимодействия между всеми финансовыми структурами.
Несмотря на проблемы, организация и применение электронного документооборота между всеми участниками бюджетного процесса является одним из важнейших направлений развития информационных технологий для обеспечения оперативности, достоверности и минимизации трудовых и временных затрат на обработку информации в процессе исполнения бюджета.
Преимуществами осуществления электронного документооборота являются:
- оперативное получение информации;
- ускорение обработки документов, а также проведения операций на открытых лицевых счетах;
- исключение бумажного документооборота и, соответственно, материальных затрат с обеих сторон;
- возможность автоматической обработки документов;
- возможность формирования резерва рабочего времени.