—приказ о назначении или протокол об избрании (назначении) должностного лица;
—устав (положение) или иной учредительный документ организации, утвержденный в установленном порядке;
—свидетельство о регистрации юридического лица;
—в необходимых случаях доверенность или иной документ о наделении должностного лица соответствующими полномочиями.
Подлинность подписи свидетельствуется нотариально на документах, не являющихся изложением сделок. Если из содержания документа следует, что он направлен на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, нотариусу следует оформить такой документ по правилам, в соответствии с которыми удостоверяются сделки: т.е. не только установить личность обратившегося, но и придать документу форму соответствующего нотариального акта, разъяснить смысл и значение этой сделки, а также выяснить дееспособность обратившегося.
Как односторонние сделки удостоверяются, например:
— заявление об отказе от наследства, если такое заявление пересылается по почте или передается по просьбе наследника другим лицам
(п. 2 ст. 1159 ГК РФ);
— заявление о регистрации брака в орган записи актов гражданского состояния от лица, не имеющего возможности явиться туда для подачи совместного заявления о заключении брака (п. 2 ст. 26 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. «Об актах гражданского состояния»).
В Основах законодательства о нотариате предусмотрено, что при свидетельствовании подлинности подписи нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, что подпись сделана определенным лицом (ч. 2 ст. 80). Однако в удостоверительной надписи, совершаемой на документе при свидетельствовании подлинности подписи, об этом обстоятельстве ничего не указывается. По сложившейся практике нотариусы на отдельных документах, в которых излагаются какие-либо факты, по своей инициативе совершают запись (или ставят соответствующий штамп) о том, что при свидетельствовании подлинности подписи нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, кем выполнена подпись. Такая запись совершается исключительно для сведения тех, кому этот документ будет представлен, чтобы подчеркнуть, что за правдивость фактов, изложенных в документе, отвечает не нотариус, а лицо, подлинность подписи которого нотариус засвидетельствовал. Или, например, нотариальное засвидетельствование подлинности подписи руководителя и главного бухгалтера уполномоченного банка на банковской карточке, направляемой в Банк России для осуществления валютного контроля за поступлением в Российскую Федерацию выручки от экспорта товаров, подтверждает лишь то, что руководитель и главный бухгалтер поставили свои подписи на этой карточке в присутствии нотариуса. А руководитель и главный бухгалтер, в свою очередь, подписывая эту карточку, на которой обязательно должен быть оттиск печати их банка, подтверждают, как разъяснил Банк России, подлинность оттиска печати на карточке.
При засвидетельствовании подлинности подписи на документе, передаваемом по телеграфу, нотариусы совершают более короткую по содержанию удостоверительную надпись по специально установленной для таких случаев Форме № 59.
Если гражданин, чью подпись необходимо засвидетельствовать нотариально, вследствие своего физического недостатка, болезни или неграмотности не может подписаться лично на документе, он вправе поручить это любому лицу. Нотариус в таком случае устанавливает личность не только того лица, от имени которого составлен документ, но и лица, подписавшего за него этот документ. На таких документах нотариусы совершают удостоверительную надпись Формы № 58.
3. Свидетельствование верности перевода
Одно из нотариальных действий, которое обязаны совершать все нотариусы, а также уполномоченные должностные лица консульских учреждений, свидетельствование верности перевода. Это нотариальное действие может быть совершено одним из двух указанных в ст. 81 Основ законодательства о нотариате способов: либо нотариус сам свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если он владеет соответствующими языками (ч. 1), либо перевод должен быть сделан переводчиком, а нотариус засвидетельствует подлинность подписи переводчика (ч. 2). При совершении этого нотариального действия всегда устанавливается личность обратившегося.
Документ, перевод с которого просят засвидетельствовать, всегда переводится только полностью. При этом обязательно переводится как содержание документа, так и текст печати, имеющихся на документе штампов, указание должности лица, подписавшего документ.
Перевод может быть изложен на отдельном листе, который прикрепляется к подлинному документу, прошнуровывается и скрепляется подписью и печатью нотариуса либо уполномоченного должностного лица, совершающего это нотариальное действие. Именно таким образом свидетельствуется перевод любой справки, заявления, доверенности и т.д.
Однако, если необходимо засвидетельствовать перевод правоустанавливающего документа (договоров дарения, купли-продажи, свидетельства о праве на наследство и т.д.), либо свидетельства, выданного органом записи актов гражданского состояния (о рождении, браке, смерти и т.д.), или иного документа, который не предназначен только для целевого использования (лицензия, авторское свидетельство и т.д.), нотариус изготавливает копию этого документа, нотариально свидетельствует верность копии и только после этого может быть сделан перевод, который прикрепляется к копии с соблюдением вышеизложенных правил.
Перевод может быть сделан также на одном листе с подлинником.
При этом перевод и подлинный текст могут помещаться на одной странице, разделенной вертикальной чертой таким образом, чтобы подлинный текст помещался на левой стороне, а перевод — на правой.
Например, именно так можно оформлять перевод нотариально свидетельствуемой копии документа, заявления, на котором нотариально свидетельствуется подпись обратившегося к нотариусу лица, обязательства, удостоверяемого нотариально, и т.д. Если перевод сделан переводчиком, его подпись всегда помещается только под переводом, до удостоверительной надписи нотариуса. Перевод может быть сделан переводчиком, известным нотариусу. При свидетельствовании подлинности подписи переводчика нотариус устанавливает личность переводчика, о чем делается соответствующая запись в реестре регистрации нотариальных действий.
Документы, исходящие от властей иностранных государств, в соответствии со ст. 106 Основ принимаются для перевода только при наличии на них отметки о легализации (т.е. свидетельствовании консулами или консульским управлением МИД РФ соответствия документа законам страны, где он выдан, и подлинности подписей должностных лиц), или апостиля (удостоверения подлинности подписи, должности лица, подписавшего документ, и подлинности печати компетентным органом государства, в котором этот документ был составлен).
Нотариус должен отказать в засвидетельствовании верности перевода с документа, если в нем имеются подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также если на нем нет отметки о легализации или апостиля.
При засвидетельствовании верности сделанного нотариусом перевода на нем совершается удостоверительная надпись Форма № 60.
4. Порядок внесения записей в реестр засвидетельствованных копий документов
При засвидетельствовании копий с документов и выписок из них в делах нотариальных контор не остается каких-либо документов, кроме записей в реестре. Записи в реестре имеют существенное значение, поскольку выписки из этих записей могут быть выданы заинтересованным лицам. Все свидетельствуемые копии записываются в общий или специальный реестр. Порядок внесения записей ранее был определен Указаниями по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, изложенными в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Данные указания были отменены Приказом Министерства юстиции РФ 19 февраля 2002 г. за № 52.
Запись в реестре может быть произведена либо самим нотариусом, либо иным работником нотариальной конторы, но только после того, как удостоверительная надпись на копии документа подписана нотариусом. В графе «Содержание нотариального действия» указывается наименование документа, его краткое содержание, фамилия, имя, отчество гражданина, которому принадлежит документ, кем и когда выдан документ. Необходимо указывать количество страниц, на которых изложен документ, и количество экземпляров свидетельствуемых копий.
В качестве примера можно привести образцы наиболее кратких записей копий некоторых документов.
1. Свидетельство о рождении.
Одна копия на одной странице со свидетельства о рождении I–АР 987543 от 26 марта 1961 года, выданного загсом Кировского района Москвы о рождении 20 марта 1961 года Богомазова Сергея Владимировича.
2. Диплом вуза.
Одна копия на одной странице диплома ЗВ № 514945 от 25 июня 1983 года об окончании Евстафьевой Розой Иматовной МГУ с квалификацией юриста, регистрационный номер 917.
3. Диплом доктора наук.
Четыре копии диплома доктора юридических наук РК № 4567341, выданного 5 марта 1987 года Башкирским государственным университетом Уткиной Ларисе Константиновне.
4. Свидетельство о праве на наследство.
Одна копия на одной странице свидетельства о праве на наследство, реестр № 3542, от 26 февраля 1996 года, выданного нотариусом г. Москвы Петкевич Галиной Григорьевной Мухе Наталье Евгеньевне к имуществу Ивановой Надежды Кузьминичны.
5. Доверенность.
Одна копия на одной странице доверенности от имени Павловой Ирины Викторовны, удостоверенной Галикеевой Ириной Гаязовной, нотариусом г. Сочи, по реестру № 1764, 16 февраля 2000 года Ларионовой Ирине Павловне на получение диплома об окончании Московской академии управления.