Відповідно до ст.248 ЦПК України при підготовці до розгляду справи про визнання фізичної особи безвісно відсутньою суд через органи опіки й піклування вживає заходів щодо встановлення опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідоме, якщо опіку над майном іще не встановлено. Отже, суд має право при підготовці цивільної справи до розгляду звернутися до органу опіки й піклування з пропозицією ініціювати питання про встановлення опіки над майном у нотаріальному порядку. Якщо опіку над майном уже встановлено, нотаріус або орган опіки й піклування інформують про цю обставину суд для врахування при розгляді справи. Можливість установити опіку над майном особи, місце перебування якої невідоме, може бути використано зацікавленими особами для захисту її охоронюваних законом майнових інтересів у ситуації, коли не сплив установлений цивільним законодавством строк, який дає право визнати фізичну особу безвісно відсутньою в судовому порядку.
Відповідно до ч.1 ст.43 ЦК України фізична особа може бути визнана судом безвісно відсутньою, якщо протягом одного року в місці її постійного проживання немає відомостей про місце її перебування. До спливу цього строку унеможливлюється визнання фізичної особи безвісно відсутньою судом, саме тому виникає потреба у встановленні нотаріусом опіки над майном особи.
При встановленні опіки над майном особи, місце перебування якої невідоме, нотаріус призначає опікуна, видає йому Свідоцтво опікуна над майном, проводить опис майна та складає акт опису в такому самому порядку, що й при призначенні опіки над майном особи, визнаної безвісно відсутньою в судовому порядку. Нормативно-правові акти Міністерства юстиції України окремо не встановлюють форму Свідоцтва опікуна над майном фізичної особи, місце перебування якої невідоме, тому для цього може бути використане, з відповідним корегуванням,
Свідоцтво опікуна над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою (форма № 17, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 10 січня 2005 року).
У випадку появи особи, місце перебування якої було невідоме, встановлення місця її перебування або ж відмови суду в задоволенні заяви про визнання особи безвісно відсутньою опіка над майном цієї особи припиняється.
За ЦК України існують три види представництва: договірне, законне та з акта органу юридичної особи (ч.1 ст.237). Представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю (ч.2 ст.244 ЦК України), а представництво за довіреністю може ґрунтуватися на акті органу юридичної особи (ч.2 ст.244 ЦК України). З наведених норм випливає наявність певного співвідношення понять "представництво" та "довіреність", а також спостерігається деякий зв’язок між видами представництва й довіреністю. Це впливає на те, які документи надаються нотаріусу для посвідчення довіреностей.
По-перше, представництво - це правовідношення (ч.1 ст.237 ЦК України), а довіреність - документ (ч.3 ст.244 ЦК України). По-друге, договірне представництво виникає на підставі договору. Цим договором є договір доручення (гл.68 ЦК України) або транспортного експедирування (ст. ст.929, 930 ЦК України). Видача довіреності довірителем є обов’язковою (ч.1 ст.1007 ЦК України). Договір управління майном не є підставою для видачі довіреності, адже управитель діє у відносинах з третіми особами від власного імені (ч.1 ст.1029, ч.4 ст.1033 ЦК України). Не можна посвідчувати довіреність для здійснення підприємницької діяльності (у тому числі припинення підприємницької діяльності), оскільки підприємницька діяльність здійснюється лише діями самого підприємця (ст.42 ГК України). По-третє, довіреність видається однією особою (довірителем) іншій особі (повіреному), тому видача довіреності є одностороннім правочином, вона підписується тільки довірителем, а договір доручення - довірителем та повіреним. По-четверте, зміст довіреності має відповідати змісту договору доручення. Довіреність адресується третім особам, і в разі розбіжностей між повноваженнями представника, викладеними в довіреності, від повноважень повіреного, викладених у договорі, при виникненні спору береться до уваги текст довіреності. По-п’яте, надання договору доручення при зверненні до нотаріуса за посвідченням довіреності не є обов’язковим, оскільки (а) наявність письмової форми договору доручення залежить від суб’єктного складу й суми договору (ст. 208 ЦК України); (б) гл.68 ЦК України не містить спеціальних вимог до форми договору доручення; (в) сторони правочину можуть обирати форму правочину за відсутності імперативних приписів закону з цього приводу (ст. 205 ЦК України); (г) недодержання сторонами письмової форми правочину, установленої законом, не має за наслідок його недійсність, крім випадків, установлених законом (ч.1 ст.218 ЦК України). По-шосте, підґрунтям для видачі довіреності може бути не лише договір, а й акт органу управління юридичної особи. Наприклад:
(а) рішення загальних зборів ТОВ або АТ про створення філії або представництва і призначення керівників цих структурних підрозділів, яким видається довіреність;
(б) рішення правління про вповноваження члена правління виступити від імені юридичної особи, який зовні діятиме на підставі довіреності;
(в) видача довіреностей керівником юридичної особи працівникові на здійснення тих чи інших дій від імені юридичної особи.
У деяких юридичних осіб немає органів управління (наприклад, у повного та командитного товариств). У цьому разі довіреність видають особи, уповноважені діяти від імені повного та командитного товариств згідно із засновницьким договором або меморандумом (ст.122, ч.3 ст.134, ст.136 ЦК України).
Окремо слід указати на те, що в випадку видачі особою безвідкличної довіреності мають бути з’ясовані підстави для цього, адже в ч.4 ст.249 ЦК
України можливість видачі такої довіреності пов’язується зі встановленням цього в законі.
Ці вимоги випливають із загального правового регулювання дієздатності осіб (ст. ст.30, 32, 34, 35 ЦК України) та множинності осіб у зобов’язаннях. Якщо йдеться про довіреність, засновану на договірному представництві (а, як відомо, сторонами договору є кредитор і боржник), то довіреність видає кредитор - довіритель у договорі доручення та клієнт у договорі експедирування. Зазвичай довіреність може видавати повнолітня фізична особа або особа, яка набула повного обсягу дієздатності з підстав, викладених у ст.35 ЦК України. В останньому разі нотаріусові слід затребувати документи, що підтверджують набуття такою особою дієздатності в повному обсязі. Ними можуть бути свідоцтво про державну реєстрацію в якості підприємця, свідоцтво про реєстрацію шлюбу, рішення органу опіки й піклування або рішення суду про надання повної цивільної дієздатності кількох позивачів чи відповідачів у суді одним представником. І хоча останнє є інститутом не цивільного права, а цивільного процесу, все одно нотаріуси часто відмовляють у посвідченні довіреностей від імені кількох осіб.
Із цього приводу слід указати на таке. Як і багато інших проблем, породжених недосконалістю українського законодавства, цю проблему нотаріусам слід розв’язувати, не прямолінійно застосовуючи ч.3 ст.244 ЦК України, а в контексті інших статей ЦК України та поняття договірного представництва. Лише на перший погляд здається, що відмова нотаріуса в посвідченні довіреностей від імені декількох осіб є обґрунтованою, бо іншого варіанту ч.3 ст.244 ЦК України і не надає. Насправді ж така відмова порушує численні інші норми ЦК України, обмежуючи осіб в укладенні цілої низки договорів.
Множинність довірителів не виключається за договором доручення та експедирування, але більше того - це завжди має місце в випадках видачі довіреності одному з учасників: (а) повного товариства (ч.1 ст.122 ЦК України), якому інші учасники доручають ведення справ товариства; (б) договору про спільну діяльність (простого товариства) - ч.2 ст.1135 ЦК України; спільної власності, які мають здійснювати свої права за взаємною згодою (ст. ст.358, 369 ЦК України), що досягається реалізацією повноважень щодо єдиного об’єкта їхнього спільного права або всіх разом, або шляхом видачі довіреності одному з них щодо права діяти від імені всіх (ч.3 ст.369 ЦК України). Нотаріус не має права заблокувати укладення всіх позначених вище договорів, посилаючись на ч.3 ст.244 ЦК України.
За статтею 58 Закону України "Про нотаріат" довіреності можуть складатися від імені однієї або кількох осіб, на ім’я однієї або декількох осіб. Тому й довіреності можуть видаватися: (а) кількома особами; (б) на кількох осіб; (в) декільком різним особам за різними довіреностями на здійснення одних і тих самих дій. Це правило беззаперечне, і тому нотаріус не може відмовляти в посвідченні довіреності, виданої кількома особами.
За відсутності в ст.247 ЦК України обмежень щодо строку довіреності особа, яка видає довіреність, на власний розсуд вирішує питання стосовно її строку або взагалі може такий строк не позначати (іноді таку довіреність називають безстроковою). Нотаріуси не мають права примушувати особу вказувати строк дії довіреності. Проте якщо довіреність є безвідкличною, то в ній має бути зазначений строк на виконання вимог ч.4 ст.249 ЦК України особам, які записані матір’ю або батьком дитини або які працюють за трудовим договором. У договірних правовідносинах може існувати множинність осіб (ч.2 ст.510 ЦК України), як представників, так і тих, хто їх уповноважує. Тобто, договір доручення може укладатися між довірителем і декількома повіреними або декількома довірителями з одним повіреним, бо заборони на це ЦК України не містить. Інакше це суперечило б можливості виникнення договірних відносин, в яких має місце декілька довірителів, котрі зобов’язані видати довіреність згідно зі ст.1007 ЦК України. Разом із тим на практиці постає питання про те, як це співвідноситься з ч.3 ст.244 ЦК України, в якій зазначається, що довіреність видається однією особою іншій особі. Особливо це актуально в разі представництва. Довіреності, строк яких не встановлено, мають зберігатися нотаріусом до їх скасування та необхідний строк після цього, скільки б часу не сплинуло з моменту видачі довіреності.