Зазначимо, що питання співіснування категорій методу та форми є дискусійним і стосовно державного управління, і стосовно державного контролю не тільки на теоретичному рівні. Ототожнення цих понять досить характерне для нормативно-правових актів у сфері державного контролю взагалі. Напевне, вже класичним став приклад невдалого визначення у ч. 2 ст. 2 Закону України „Про державну контрольно-ревізійну службу” перевірок і ревізій формами контролю, а у ч. 3 ст. 2 того ж закону – методами. Подібна проблема існує у законодавстві, що регулює податкові перевірки. Аналізуючи питання контролю органів Державної податкової служби, І. Сидоров цілком слушно пропонує „усунути термінологічну плутанину в законодавстві … шляхом обрання єдиного терміна „методи контролю” щодо перевірок, ревізій, обліку, спостереження, тощо” [45, с.18].
Щодо контролю за нотаріальною діяльністю, то на законодавчому рівні відсутнє визначення видів, форм та методів відповідного контролю (те ж саме, на жаль, спостерігається і на рівні проектів змін до законодавства про нотаріат, внесених у різний час на розгляд до Верховної Ради, враховуючи і останній).
Зважаючи на останні досягнення адміністративної науки, виходячи із загально-філософського розуміння та філологічного тлумачення категорії „метод” та „форма”, вважаємо найбільш прийнятним для позначення та уніфікації способів, засобів і прийомів контролю за нотаріальною діяльністю використовувати термін „методи”, закріпивши його на законодавчому рівні.
Щодо форм здійснення державного контролю, то виходячи із розуміння їх як зовнішніх його проявів, державний контроль за нотаріальною діяльністю, а відповідно і методи його здійснення, набувають свого втілення у різних формах, передусім у правовій або неправовій формі (наприклад перевірки можуть проводитись у правовій формі на підставі юридично оформленого рішення про її проведення згідно з встановленою процедурою із подальшим складанням доповідної записки, а можуть мати характер поточних, повсякденних перевірок керівниками у межах наданих їм повноважень окремих службових доручень, завдань, і не мати конкретної правової форми).
Отже, методи державного контролю за нотаріальною діяльністю − це сукупність способів, шляхів і засобів, якими користуються у свої діяльності контролюючі суб’єкти, заради досягнення мети та вирішення конкретних завдань державного контролю за нотаріальною діяльністю.
Основними методами державного контролю за нотаріальною діяльністю, як і взагалі контролю, можна визнати перевірки, які полягають у зібранні інформації про виконання нормативних актів з питань, що перевіряються, та встановленні фактичних даних про те, що і як виконано з тих практичних завдань, що були покладені на орган чи посадову особу, яка перевіряється [41, с.5]. Залежно від різних критеріїв традиційно виділяють планові та позапланові перевірки, комплексні та цільові, виїзні та камеральні, поточні, тематичні, повторні тощо [42, с.93]. Перевірки використовуються спеціалізованими контролюючими суб’єктами − органами юстиції (вважаємо, що саме на методах їхньої діяльності потрібно зробити акцент у роботі, у свою чергу, наприклад, перевірки податкових органів повинні бути об’єктом спеціальних наукових досліджень із відповідної тематики) на усіх стадіях управлінського процесу в сфері нотаріату, стосовно всієї системи суб’єктів відповідних правовідносин (перевірка Міністерством юстиції стану роботи підпорядкованих відділів нотаріату головних управлінь юстиції на місцях, перевірка проходження стажування, перевірка рівня знань та оволодіння практичними навичками осіб під час складання кваліфікаційного іспиту, перевірка виконання своїх службових обов’язків працівниками державної нотаріальної контори, перевірка організації роботи приватного нотаріуса, перевірка дотримання норм чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій державними та приватними нотаріусами, перевірка додержання нотаріусом правил нотаріального діловодства, перевірка правильності розгляду скарг тощо). Перевірки можуть мати суто методологічний характер, спрямовані на надання необхідної практичної допомоги, поширення позитивного досвіду роботи (реалізуються, як правило, через неправові форми – систематизація та доведення до відома всіх нотаріусів найбільш типових помилок, виявлених під час перевірок, заслуховування на нараді, співбесіди, проведення семінарів, конференцій тощо). Однак результатом перевірок може бути і прийняття конкретних управлінських рішень, що мають юридичні наслідки як позитивного (допуск до стажування, допуск до складання кваліфікаційного іспиту, видання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, сертифікація робочого місця нотаріуса тощо), так і негативного характеру (відмова у виданні свідоцтва про право нотаріальною діяльністю, анулювання свідоцтва, призупинення нотаріальної діяльності, звільнення з посади завідуючого державної нотаріальної контори тощо). Прийняті за результатами перевірок правові акти управління можуть бути як нормативними (інструкції, положення, правила тощо), так і індивідуальними.
Узагальнення та систематизація результатів перевірок пов’язані з питаннями дієвості, результативності державного контролю за нотаріальною діяльністю взагалі та відображенням відповідних показників стану державного управління нотаріатом. Наприклад, станом на 01.07.2010 р. в Україні діяли 804 (у І півріччі 2009р. − 789) державні нотаріальні контори, в яких працювали 1 310 ( у І півріччі 2009 р. − 1 350) державних нотаріусів та 484 (у І півріччі 2009 р. – 461) консультантів. Крім того, станом на 01.07.2010 р., нотаріальні дії в Україні вчинювали 3 002 (у І півріччі 2009 р. – 2 493) особи, що здійснюють приватну нотаріальну діяльність. В той же час на протязі 2010 року було проведено 174 засідання кваліфікаційних комісій нотаріату, на підставі рішень яких 370 осіб допущено до проходження стажування в державних нотаріальних конторах та у приватних нотаріусів, 202 осіб зараховано до резерву на заміщення вакантних посад стажистів. Крім того, видано 317 свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю. Разом з тим, за вказаний період, Мін’юстом анульовано 7 свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю.
В свою чергу, станом на 01.01.2011 р. в Україні діє 821 державна нотаріальна контора, чисельність державних нотаріусів державних нотаріальних контор та нотаріальних архівів − 1 497, консультантів відповідно − 707. Кваліфікаційними комісіями проведено 73 (І кв. 2009 року – 60) засідання кваліфікаційних комісій нотаріату, на підставі рішень яких 217 (І кв. 2009 року – 133) осіб допущено до проходження стажування в державних нотаріальних конторах та у приватних нотаріусів. За результатами складання кваліфікаційних іспитів кваліфікаційними комісіями було прийнято рішення про допуск до нотаріальної діяльності 88 (І кв. 2009 року – 45) осіб.
Відповідно до вимог Закону України „Про нотаріат” управліннями юстиції забезпечувався контроль за законністю діяльності нотаріусів шляхом проведення комплексних і цільових перевірок. Наслідки перевірок, як правило, були предметом розгляду на оперативних нарадах і засіданнях колегій управлінь юстиції. У деяких областях наслідки перевірок роботи нотаріусів обговорені на семінарах-нарадах за участю всіх нотаріусів області, а також відображено в матеріалах проведених узагальнень практики вчинення нотаріальних дій. Протягом І кварталу 2010 року всього було здійснено 373 (І кв. 2009 року – 384) перевірки діяльності державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів. У зв’язку з виявленими під час перевірок порушеннями вимог чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій, а також за неналежне виконання своїх посадових обов’язків 10 завідувачам державних нотаріальних контор та 2 державним державних нотаріальних контор оголошено догани.
У цілому аналіз наведеної статистики свідчить про еволюційний, поступовий розвиток державного контролю за нотаріальною діяльністю, посилення його інтенсивності в останні роки.
Крім перевірок, використовуються також такі методи контролю, як інспектування (переважно в управлінських службових відносинах, наприклад, інспектування працівників відділу нотаріату, працівників державної нотаріальної контори тощо), ревізія, обстеження, експертиза (останні три методи використовуються для більш поглибленого вивчення діяльності підконтрольного суб’єкта або окремих її напрямів, носять комплексний характер, здійснюються, як правило, комісійно, наприклад, експертиза цінностей документів при передаванні їх на зберігання до державного нотаріального архіву проводиться нотаріусом разом із експертною комісією, створеною при обласному управлінні юстиції, або правова експертиза документів для отримання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю, що здійснюється органами юстиції), спостереження за діями підконтрольних суб’єктів, заслуховування звітів, інформації та повідомлень; вивчення ділових та особистих якостей кандидатів на заміщення відповідних посад тощо.
Різноманіття та варіативність застосування арсеналу методів у практичній контрольній діяльності дозволяють вести мову про можливість їх систематизації та класифікації на теоретичному рівні. Наприклад, О. Шоріна класифікує методи контролю на загальні, які використовуються всіма органами та на всіх стадіях контролю (поєднання переконання та примусу, координації, колегіальності та єдиноначальності, виявлення та поширення позитивного досвіду контрольної роботи, використання методів морального та матеріального стимулу), та спеціальні, що застосовуються лише деякими контрольними органами або при здійсненні окремих видів перевірок (витребування документів, заслуховування пояснень, ознайомлення з фактичним станом справи на місці тощо) [282, с.259−260]. Зазначимо, що класифікація на загальні та спеціальні методи контролю найбільш поширена в науковій літературі.