Відповідно до запропонованої оригінальної моделі системи способів контрольно-процесуальної діяльності, науковці класифікують її елементи так: а) методи впливу на динаміку контрольного процесу (примус та переконання, рекомендації, санкціонування на здійснення окремих дій тощо); б) заходи організації поведінки (взаємовідносин) учасників контрольного процесу (заборона здійснювати ті чи інші дії, відсторонення від займаної посади, накладення арешту на майно підконтрольного суб’єкта тощо); в) засоби реалізації (втілення у реальність) запрограмованих контрольно-процесуальних дій (погодження, анкетне опитування, інтерв’ювання тощо); прийоми поводження або здійснення операцій з тими чи іншими об’єктами контрольного процесу („режимні прояви” – перевірка, інспектування, обстеження, експертиза, лабораторний огляд тощо) [51].
Щодо методів державного контролю безпосередньо за нотаріальною діяльністю можливою є така їхня класифікація. По-перше, в контрольній діяльності держави використовуються загальні методи контролю, які можна розділити на, так звані „загальнофілософські” методи пізнання дійсності – це методи аналізу, синтезу, дедукції, індукції тощо та загальні адміністративно-правові методи, такі як: прямі та непрямі, активні та пасивні, примусові та переконання; спеціальні, що зумовлені специфікою нотаріальної діяльності як об’єкта державного контролю та різняться за стадіями, метою, суб’єктами, предметом тощо відповідного контролю.
Отже, в практичній діяльності суб’єктів, наділених контрольними повноваженнями в сфері нотаріату застосовується значна кількість різних методів контролю, серед яких провідним, звичайно, буде перевірка (відповідні її різновиди), якій, враховуючи її значення, необхідно надати офіційний статус на законодавчому рівні. Значної уваги потребують питання методики здійснення державного контролю за нотаріальною діяльністю, як необхідної умови результативності контролю на практичному рівні. Досить часто неефективність або низька ефективність контролю є наслідком недотримання умов його правильної організації та проведення [41, с. 5] Якщо метод – це сукупність прийомів, способів, дій здійснення контрольної діяльності, то методика – це сама послідовність вчинення відповідний дій, її процедура. Отже, питання методики державної контрольної діяльності в сфері нотаріату, досить тісно пов’язане із визначенням етапів і стадій її здійснення.
На думку О. Петришин та Ж. Сульженко, у процесі здійснення контрольної діяльності яскраво проявляється його інформаційна та корекційна сутність. Якщо на інформаційному етапі здійснюється пошук і збір інформації про підконтрольний об’єкт, зіставляється фактичне виконання та окреслені цілі, прийняті рішення, то на корекційному етапі суб’єкт контрольної діяльності, визначаючи засіб усунення виявлених розбіжностей між фактичним станом та моделлю, бажаним результатом, формулює рішення для нормалізації функціонування підконтрольного об’єкта, причому сутність і характер корекції залежить від суб’єкта контролю: наскільки його діяльність поєднує регулятивні та охоронні начала [42, с.93]. Надалі О. Петришин та Ж. Сульженко вважають можливим виділити стадії логічної послідовності контрольного процесу: 1) встановлення фактичних обставин справи; 2) вибір та аналіз норми права; 3) вирішення справи, відображене в акті застосування права; а також стадії функціонального призначення 1) організаційно-підготовча; 2) встановлення фактичних обставин справи, аналіз фактів; 3)опрацювання та прийняття рішення 4) перевірка виконання рішення [42, с.94].
Зазначеному питанню приділив увагу у своїй монографії і В. Комарова, зазначивши, що контрольна діяльність включає ряд послідовних дій, які можна розділити на три стадії: підготовчу стадію (здійснюється вибір об’єкта контролю, визначається предмет та засіб здійснення контролю, підбираються (призначаються) особи, які будуть здійснювати контроль, складаються плани його проведення; центральну (або аналітичну) стадію, на якій ведеться збір та обробка інформації, її аналіз, порівняння з реальним станом на об’єкті, що перевіряється; та підсумкову стадію, під час якої здійснюються такі дії, як прийняття рішень за підсумками контролю, доведення їх до адресата (а в необхідних випадках і до відома громадськості, правоохоронних органів, інших осіб, які зацікавлені в результатах контролю), надання допомоги підконтрольній структурі в наведенні порядку на об’єкті, наступний контроль за виконанням рішень, прийнятих за підсумками контролю [37, с.87−88]. Наведені вище приклади визначення етапів і стадій здійснення контролю носять характер загальних схем, тому цілком логічним буде їхнє застосування і стосовно методики державного контролю за нотаріальною діяльністю.
Досить актуальним є питання нормативно-правового регулювання методики контрольної діяльності за нотаріальною діяльністю, оскільки контроль як правова форма діяльності пов’язана з необхідністю більш детальної процедурно-процесуальної регламентації, а публічна та усталена регламентація контрольної діяльності в статутних і тематичних законах та положеннях має актуальне значення [42, с.931] На жаль, потрібно констатувати, що нормативно-правове регламентування питань методики державного контролю за нотаріальною діяльністю здійснено лише у підзаконних актах, носить несистематизованийта нерівномірний характер. Так, найбільш систематизованого вигляду набули питання методики проведення перевірок законності виконання приватними нотаріусами своїх обов’язківта сертифікація робочого місця приватного нотаріуса. Остання здійснюється на підставі ст. 25 Закону України “Про нотаріат” від 02.09.2003 року, а методика її проведення певним чином відображена уПоложенні про вимоги до робочого місця приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 червня 1998 р.Зазначеним Положенням про вимоги до робочого місця нотаріуса встановлені такі вимоги: приміщення, яке є робочим місцем нотаріуса, повинно відповідати вимогам щодо збереження таємниці вчинюваних нотаріальних дій відповідно до ст. 8 Закону України “Про нотаріат”; нотаріус не вправі працюватив одному приміщенні з особами, діяльність яких не пов’язана з вчиненням нотаріальних дій; приміщення має складатися з двох і більше кімнат, бути забезпечене сейфом для збереження печаток, штампів із посвідчувальними написами та спеціальних бланків нотаріальних документів, металевою шафою для збереження архіву нотаріуса; на вікнах приміщення встановлюються грати а саме приміщення має бути підключено до засобів сигналізації. Сертифікація робочого місця нотаріуса здійснюється відповідальними працівниками головних управлінь юстиції на місцях. Перевірка відповідності робочого місця нотаріуса встановленим вимогам здійснюється у разі реєстрації приватної нотаріальної діяльності, зміни адреси розташування робочого місця нотаріуса, а також при проведенні цільових або комплексних перевірок його діяльності, але не частіш як раз на два роки. За наслідками проведення перевірки робочого місця нотаріуса складається відповідний акт . Найбільш повно питання методики здійснення державного контролю за нотаріальною діяльністю регламентовано стосовно такого предмета контролю, як законність виконання своїх обов’язків приватними нотаріусами відповідними Правилами здійснення перевірки законності виконання приватними нотаріусами своїх обов’язків, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 14 вересня 2004 року № 105/5 (далі – Правила), які були прийняті на заміну Методичних вказівок щодо проведення перевірок законності виконання приватними нотаріусами своїх службових обов'язків, затверджених Наказом міністра юстиції України від 4 січня 1998 р. № 2/5 (налі − Методичні вказівки). Зазначеними Правилами конкретизовано перелік осіб які повинні проводити перевірки роботи приватних нотаріусів − це уповноважені працівники Міністерства юстиції України, керівники Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, м.м.Києві та Севастополі (надалі – управління юстиції ) та їх заступники з питань діяльності нотаріату, начальники, головні та провідні спеціалісти відділів нотаріату управлінь юстиції (надалі – особи, які здійснюють перевірку).
До перевірок, що проводяться Міністерством юстиції, можуть залучатися нотаріуси та спеціалісти інших управлінь юстиції, а до перевірок, що проводяться управліннями юстиції, – кваліфіковані нотаріуси відповідних адміністративно-територіальних одиниць. Останнє положення сформульовано більш коректніше, ніж у попередніх Методичних вказівках, згідно з якими до перевірок могли бути залучені лише представники Української нотаріальної палати, однак, на жаль, не збереглося вставлення мети такого залучення – обмін досвідом, що підкреслювало методологічну, а не каральну спрямованість можливості залучення до перевірок інших нотаріусів. Позитивним є закріплення положення про те, що особи, які здійснюють перевірку, та нотаріус, робота якого перевіряється, повинні дотримуватися професійної етики. Однак потрібно зазначити, що положення це носить певною мірою декларативний характер, оскільки норми професійної етики на сьогоднішній день або перебувають на стадії обговорення доцільності їхнього прийняття [51], або прийняті окремими професійними об’єднаннями нотаріусів, а отже, носять суто локальний характер. Згідно з Правилами, приватний нотаріус зобов'язаний надати особам, які здійснюють перевірку, усі документи та відомості, що стосуються його діяльності та вчинених ним нотаріальних дій. Ухилення приватного нотаріуса від перевірки або відмова в наданні необхідних документів чи відомостей є підставою для зупинення його діяльності до надання зазначених документів чи відомостей для здійснення перевірки. Дана вимога останнім часом критично сприймається у юридичних колах як така, що суперечить ст. 8 Закону України „Про нотаріат” (таємниця вчинення нотаріальних дій) [4], з чим, звичайно, погодитися не можна, оскільки такі документи та відомості якраз і становлять предмет контролю.