Перевірка роботи приватного нотаріуса здійснюється в приміщенні, яке є його робочим місцем. Перевірки можуть бути комплексними (перевіряються всі напрями роботи), які здійснюються не рідше одного разу на два роки, а період, що підлягає перевірці, визначається відповідно Міністерством юстиції чи управліннями юстиції, та цільовими (перевіряються окремі напрями роботи або певні категорії нотаріальних дій). Як свідчить практика, найбільш поширеними є комплексні перевірки.
Крім того, Міністерством юстиції чи відповідними управліннями юстиції може бути перевірено відповідність до вимог законодавства вчиненої приватним нотаріусом конкретної нотаріальної дії, щодо якої до зазначених установ надійшла скарга. Визначення такої підстави перевірки, як скарга, було відсутнім у попередніх Методичних вказівках, а її встановлення свідчить про посилення державного контролю за нотаріальною діяльністю, як і встановлене право Міністерства юстиції перевірити роботу будь-якого приватного нотаріуса, навіть якщо робота цього нотаріуса вже перевірялася відповідними управліннями юстиції. Згідно з статистичними даних сайта Міністерства юстиції України, до вищезгаданої державної установи протягом І кварталу 2010 року надійшло 375 (І кв. 2009 року – 383) звернень громадян щодо дій нотаріусів, з них 160 (І кв. 2009 року – 127) скарг на дії нотаріусів, з яких 3 (І кв. 2009 року – 4) скарги Міністерством юстиції визнано обґрунтованими, в тому числі, 1 скарга на дії нотаріусів Донецької області та 2 скарги на дії нотаріусів м. Києва. Крім того, протягом І кварталу 2010 року на розгляд головних управлінь юстиції надійшло 266 (І кв. 2009 року – 298) скарг на дії нотаріусів, з яких 48 (І кв. 2009 року – 79) скарг надійшло через Міністерство юстиції України. За результатами розгляду головними управліннями юстиції визнано обґрунтованими 15 (І кв. 2009 року – 13) скарг.
Взагалі, як зазначає С. Фурса, "... розглянути або дати характеристику тому чи іншому адміністративному провадженню здебільшого означає проаналізувати кожну з його стадій " [49, с.100]. Враховуючи, що контрольні провадження є різновидом адміністративних проваджень, зазначене твердження є цілком справедливим і до питань, що розглядаються. Аналіз Правил свідчить про встановлення певної стадійності проведення перевірки. Так, підготовчою може бути визнана стадія, що передує проведенню перевірки (до неї потрібно віднести і вибір об’єкта перевірки, і суб’єктів, які будуть здійснювати контроль, визначення підстав, предметів і виду перевірки), на якій згідно з Правилами, здійснюється вивчення особами, які здійснюватимуть перевірку, усіх матеріалів щодо роботи приватного нотаріуса, що є в управлінні юстиції, зокрема матеріалів попередніх перевірок, виконання нотаріусом указівок і рекомендацій за наслідками цих перевірок, узагальнень та аналізів нотаріальної практики, аналізів звернень та скарг на роботу нотаріуса тощо. Перевірка роботи приватного нотаріуса здійснюється за планом, затвердженим відповідно заступником міністра юстиції України або начальником (заступником начальника) управління юстиції. Планом комплексної перевірки повинні бути передбачені всі питання діяльності нотаріуса та додержання ним вимог чинного законодавства при вчиненні всіх видів нотаріальних дій. План цільової перевірки повинен містити перелік питань, що стосуються мети такої перевірки.
Наступна стадія – центральна, її можна вважати аналітичною. При перевірці організації роботи приватного нотаріуса особам, які здійснюють перевірку, необхідно проаналізувати відповідність приміщення, що є його робочим місцем, установленим вимогам, режим роботи цього нотаріуса, організацію прийому відвідувачів, надання їм консультацій та іншої допомоги, забезпечення оперативного виготовлення документів, забезпечення засобами оргтехніки тощо. Якщо ця перевірка комплексна, основним предметом контролю є додержання ним норм чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій, перевірку якого, згідно з Правилами, потрібно починати з аналізу та порівняння статистичних даних про роботу нотаріуса, перевірки відповідності цих даних дійсності. Перевірці на відповідність вимогам чинного законодавства підлягають усі види вчинених нотаріусом нотаріальних дій. З цією метою перевіряються заведені нотаріусом наряди з першими примірниками нотаріальних документів. При цьому перевіряються не тільки нотаріально оформлені документи, але й документи, видані фізичними та юридичними особами на підтвердження тих чи інших фактів і прийняті нотаріусом при вчиненні нотаріальних дій .
Саме можливість перевірки органами юстиції законності вчинення нотаріальних дій набувають полемічної гостроти та піддаються сумніву як серед науковців (наприклад, В. Комаров, В .Баранкова [20]), так і юристів-практиків. Основний аргумент – органи юстиції не можуть здійснювати контроль за законністю вчинення нотаріальних дій, оскільки вони відповідно до ст. 33 Закону України „Про нотаріат” від 02.09.2003 можуть контролювати лише дотримання професійних обов’язків, які встановлені у ст. 5 того ж Закону та зводяться, по суті, до додержання присяги, забезпечення належної організації роботи, приймання фізичних та юридичних осів, додержання нотаріальної таємниці. Дані аргументи не є обґрунтованим, оскільки не враховують важливого положення, що прямо витікає із ст. 1 Закону України „Про нотаріат” від 02.09.2003 року, згідно з яким вчинення нотаріальної дії і є основним професійним обов’язком державних і приватних нотаріусів, а повноваження щодо контролю за законністю здійснення нотаріальної діяльності чітко встановлені у актах, що визначають правовий статус органів юстиції, які були проаналізовані нами у попередньому підрозділі роботи.
Як предмет перевірки, Правилами визначено також додержання нотаріусом Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14.07.2004 р. за № 67/5 , а також нормативно-правових актів ведення державних реєстрів Міністерства юстиції, правил нотаріального діловодства , стан ведення нотаріусом контрольного обліку чинного законодавства з питань нотаріальної та судової практики, пов'язаної з діяльністю нотаріату. При цьому перевіряється, як нотаріус знає чинне законодавство, що регулює діяльність нотаріату (остання вимога, як свідчить практика, носить формальний характер, оскільки будь-яка регламентація такої перевірки просто відсутня).
І остання, підсумкова стадія перевірки, на якій при виявленні допущених приватним нотаріусом порушень чинного законодавства особи, які здійснюють перевірку, повинні з'ясувати обставини, за яких ці порушення були допущені, та зобов'язати нотаріуса вжити необхідних заходів до їх усунення. За наслідками перевірки особами, які здійснюють перевірку, складається доповідна записка на ім'я відповідно міністра юстиції України чи начальника управління юстиції.
Залежно від наслідків перевірки керівництво Мін'юсту або управління юстиції ухвалює рішення щодо форми реалізації наслідків перевірки -заслуховування на засіданні колегії чи оперативній нараді, обговорення на семінарі нотаріусів, підготовка подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю тощо (за інформацією Головного управління юстиції у Полтавській області за результатами державного контролю за нотаріальною діяльністю в Полтавській області за термін з 2005 до 2010 року припинено діяльність 5 нотаріусів, анульовано – 1 свідоцтво, призупинено діяльність 1 приватного нотаріуса для усунення помилок, виявлених в ході перевірки; свою чергу, в період з 2005 року по 2010 рік було проведено загалом вісім колегій за результатами перевірок державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, на яких обговорювався стан забезпечення законності діяльності органів державного та приватного нотаріату).
Термін, який надається приватному нотаріусу для усунення недоліків, визначається залежно від наслідків перевірки, але не повинен перевищувати трьох місяців. За цей період нотаріус повинен не тільки вжити заходів з усунення зазначених недоліків, але й вивчити нормативно-правові акти, на підставі яких повинна бути вчинена нотаріальна дія, що була вчинена з порушенням цих норм. Після цього нотаріус повинен пройти співбесіду з уповноваженим працівником Мін'юсту чи управління юстиції. Виконання нотаріусом указівок і рекомендацій за наслідками перевірки повинно контролюватись відповідно Мін'юстом чи управлінням юстиції. Нотаріус у встановлений термін зобов'язаний повідомити про вжиті ним заходи з усунення недоліків та підвищення рівня роботи .
У разі необхідності після спливу зазначеного терміну проводиться контрольна перевірка роботи приватного нотаріуса. Якщо в результаті цієї перевірки буде встановлено, що нотаріус не вжив заходів з усунення порушень і недоліків, управління юстиції звертається до Мін'юсту з поданням про анулювання виданого цьому нотаріусу свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю. У разі, якщо нотаріус не усуне допущені порушення і недоліки, виявлені за наслідками перевірки, проведеної Мін'юстом, копія доповідної записки, складеної за наслідками контрольної перевірки, разом з іншими документами надсилається Мін'юстом відповідному управлінню юстиції з дорученням підготувати зазначене подання та направити його до Мін'юсту. Встановлення наслідків перевірки в частині можливості анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю носить також доволі спірний характер, критичні зауваження щодо цього були висловлені у спеціальній літературі.