Значна кількість упущень усувається під час проведення перевірок або у строки установлені управлінням юстиції. В місячний строку після проведення перевірки нотаріуси подають до управління юстиції опрацьовану інформацію про проведену роботу.
Виявлені в процесі перевірок помилки узагальнюються, аналізуються і з метою уникнення їх в майбутньому обговорюються на оперативних нарадах та колегіях, а також у формі узагальнень за півріччя та рік розповсюджуються серед нотаріусів області.
Результати перевірок організації роботи та законності вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами та діяльності приватних нотаріусів є предметом розгляду на засіданнях колегії Миколаївського обласного управління юстиції та оперативних нарадах.
Ціна помилки нотаріуса в практичній діяльності може бути дуже високою, а у цілій низці випадків – наслідки її можуть бути необоротними. Тому при здійсненні функцій кон-тролю, управлінням юстиції значну увагу приділяється вивченню, аналізу та узагальненню практики судового контролю за діями та актами нотаріусів.
Особливо актуальною також є функція управління юстиції щодо проведення аналітично-методичної роботи, вивчення узагальнення та керування нотаріальної практики, підготовка роз’яснення для нотаріуса.
Так, відділом нотаріату управління проводяться узагальнення щодо діяльності органів нотаріату, зокрема в напрямку організаційних засад та законності діяльності приватних нотаріусів; щодо накладання заборон та арештів; щодо запровадження і функціонування Державних реєстрів обтяжень рухомого майна та державного реєстру право чинів та з інших питань. За результатами узагальнень направляється інформація, рекомендації нотаріусам та запити до установ, що задіяні у регулюванні відносин [52, с.113].
Управлінням юстиції організується проведення семінарів для державних та приватних нотаріусів області ]. Тематика семінарів, в основному стосується новел законодавства та розробці єдиної нотаріальної практики. Результатом спільної праці стала єдина нотаріальна практика в багатьох аспектах правозастосування.
Основна і пріоритетна позиція і Міністерства юстиції України, науковців, самих нотаріусів базується на визначенні нотаріату як правозахисного інституту, що гарантує дотримання законності прав та інтересів громадян. Тому як тільки Закон набуває чинності, нотаріуси зобов’язані його поважати, застосовувати, роз’яснювати громадянам.
При усунені ряду об’єктивних та суб’єктивних причин взаємодію управління юстиції з нотаріусами можна було б виконувати повніше та якісніше.
При величезному обсягу роботи щодо регулювання діяльністю установ нотаріату, що здійснюється управлінням юстиції, слід зауважити, що на даний час існує диспропорція між чисельністю посадовців відділу нотаріату – 2 особи та кількістю нотаріусів – 106 осіб.
Таким чином, розглядаючи питання взаємодії нотаріусів та Міністерства юстиції України і його місцевих органів, слід виходити зі статусу самого нотаріуса, який, як незалежний носій публічної посади є незалежним від державної влади. З іншого боку, державна влада виконує по відношенню до нотаріуса певні функції.
Нотаріус, який є учасником " профілактичного правосуддя", метою якого є попередження виникнення судового спору, сприяє справедливому, надійному і мирному врегулюванню цивільних правовідносин. Тобто він діє в тих галузях права, які відносяться до добровільної, договірної юрисдикції. Вчиняючи нотаріальні дії, нотаріус встановлює права та обов’язки учасників нотаріального процесу, посвідчені нотаріусом документи переважно мають довготривалий характер та виключне значення для надійного захисту прав та законних інтересів фізичних та юридичних осіб.
Задля уникнення можливих порушень закону при виконанні нотаріусом своїх обов’язків важливим є збереження державного регулювання нотаріальної діяльності.
Однак здійснення контрольних функцій органів юстиції відносно порядку вчинення нотаріусами нотаріальних дій, виходячи з того, що останній є самостійним суб’єктом в системі правозастосування, повинно носити, перш за все, профілактичний та попереджувальний характер і мати на меті забезпечення захисту інтересів осіб, які звертаються до нотаріуса.
Крім того, контрольні функції органів юстиції здійснюються також і в інтересах самого нотаріуса, оскільки виявлення характерних помилок при вчиненні нотаріальних дій запобігає уникненню їх в майбутньому і, як наслідок, виключає в перспективі можливість пред’явлення нотаріусу вимог про відшкодування шкоди, завданої внаслідок його незаконних дій або недбалості.
В окремих випадках, зокрема при виявленні недостатньої кваліфікації нотаріуса, шкоди, завданої ним інтересам осіб, які до нього зверталися, тощо наслідками контрольної функції органів юстиції є розгляд питання про неможливість подальшого здійснення таким нотаріусом нотаріальної діяльності та анулювання виданого йому свідоцтва про право на заняття цією діяльністю. Зазначені повноваження на сьогоднішній день є дієвими в межах існуючого правового поля.
На завершення спроби проведення аналізу питання державного регулювання нотаріальної діяльності все ж хочеться зауважити, що одним з ключових у процесі формування громадянського суспільства сучасній Україні має стати впровадження системи латинського, або вільного, нотаріату. Латинський нотаріат – це нотаріат, здійснюваний у формі вільної професії, і в той же час від здійснює привселюдну соціально-правову функцію, отримавши делеговані йому державою публічні повноваження [52, с.113]. Зазначені процеси логічно зумовлюють відповідний розвиток державного регулювання нотаріальної діяльності, орієнтований на основні стандарти латинського нотаріату, поширені в усіх країнах Європи.
3.2 Основні напрями удосконалення державного контролю за нотаріальною діяльністю в Україні
Визначення основних шляхів реформування інституту державного контролю за нотаріальною діяльністю та вдосконалення законодавства у зазначеній галузі суспільних відносин тісно пов’язане з питаннями формування найбільш оптимальної його організаційно-правової моделі, яка б забезпечувала максимальну ефективність і результативність такого контролю. Як правильно зазначено С. Фурсою, проблема ефективності контролю не може зводитися до розгляду лише її критеріїв і показників, велику роль відіграє також виявлення та вивчення умов, що забезпечує ефективність контролю [51]. Отже, до вивчення питання вдосконалення державного контролю за нотаріальною діяльністю потрібно підходити комплексно, з урахуванням усіх факторів, що можуть впливати на прогресивний розвиток даного правового інституту, серед яких одним із найважливіших постає правове регулювання, яке повинно постійно підтримувати адекватний діалог із існуючим станом суспільних відносин у сфері, що зазнає відповідного регулювання, враховуючи основні тенденції їхнього розвитку.
З метою вдосконалення законодавства в галузі нотаріальної діяльності до Верховної Ради України за останні роки було внесено ряд законопроектів, серед яких потрібно відзначити проект, внесений І. Коліушко , який розглядався протягом 1999−2002 років Верховною Радою, але був відхилений у третьому читанні. Досить тривалий час дискутувався і проект, внесений на розгляд до Верховної Ради 12.01.2004 р. групою народних депутатів В. Мусіякою, В. Онопенко, Ю. Кармазіним та В. Мойсиком. Серед останніх законодавчих ініціатив – проект Закону України „Про внесення змін до Закону України "Про нотаріат" внесений Кабінетом Міністрів України від 20.01.2007р. за № 3025 , та остаточний (станом на теперішній час) проект Закону України “Про нотаріат”, внесений народними депутатами України Тарасовим В.В., Потаповим В.І., Артеменко Ю.А., Пінчуком А.П. та Потимковим С.Ю від 05.02.2007 р. № 2278, що перебуває на розгляді Верховної Ради України .
Аналізуючи останні законопроектні положення, потрібно погодитися із висловленими в літературі критичними зауваження щодо недостатності уваги до зазначеної проблеми, наприклад, визначаються лише форма контролю – перевірка органами юстиції законності діяльності нотаріуса, однак, деталізації порядку такого контролю так і не відбувається, не збереглося також позитивне закріплення методологічного характеру перевірок у попередніх редакціях законопроектів, більш детальне врегулювання підстав проведення контрольних заходів тощо. Взагалі аналіз майже всіх законопроектів, що у різний час були внесені на розгляд до вищого законодавчого органу країни, свідчить, на жаль, про відсутність системного та уважного підходу до такої важливої складової державного управління нотаріальною діяльністю, як контроль.