Характеризуючи нотаріальну діяльність як об’єкт державного регулювання, Г. Гулєвська акцентує увагу на визначенні двох основних притаманних їй особливостей: по-перше, змінюючи або доповнюючи деякі свої функції на певних етапах свого розвитку, нотаріальна діяльність залишається незмінною за своєю основною (публічно-правовою) суттю та призначенням, по-друге, у межах одного об’єкта державного регулювання співіснують два елементи, різнопорядкові за своїм правовим статусом – державний нотаріат і приватний, причому правовий статус останнього характеризується дуалістичним статусом при органічному поєднанні публічно-правових (функціонального значення) та приватно-правових (організаційного значення) засад, і це тоді, коли превалює саме публічно-правове начало [23, с.65].
Отже, до особливостей нотаріальної діяльності, які зумовлюють, з одного боку, необхідність державного контролю, а з іншого визначають специфіку його організаційно-правового механізму, потрібно віднести, те, що нотаріальна діяльність за своєю природою є:
− публічно-правовою (виконує делеговану від держави функцію контролю в сфері цивільно-правових відносин та забезпечення ефективних умов для розвитку цивільного обігу), що проявляється у тому, що вчинення нотаріальних дій – не право, а обов’язок нотаріуса, а вчинені нотаріальні дії набувають офіційного визнання; − правозахисною та правоохоронною (здійснює захист та охорону прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб шляхом застосування в кожному конкретному випадку відповідної норми права, надаючи юридичної вірогідності діям і фактам);
− процесуальною із чітко регламентованою процедурою (всі дії вчиняються відповідно до встановленого порядку та правил, недотримання яких призводить до недійсності нотаріального акта);
− бінарною за формою її здійснення (державна та приватна).
Виходячи з того, що загальним об’єктом державного контролю за нотаріальною діяльністю постає, звичайно, сама нотаріальна діяльність як публічно-правовий інститут, безпосередньо ж об’єктом контролю будуть конкретні дії підконтрольних суб’єктів, пов’язані з їхньою нотаріальною діяльністю, зупинимося на характеристиці системи підконтрольних суб’єктів (осіб, на яких покладено обов’язок вчинення нотаріальних дій).
У зв’язку з цим потрібно звернути увагу на розмежування таких поняття, як „підконтрольні суб’єкти” , „контролюючі суб’єкти”, „суб’єкти, наділені контрольними повноваженнями” від такої конструкції, як „суб’єкти контрольних правовідносин”, яка походить із загальнотеоретичного розуміння структури правовідносин взагалі і є більш загальною та широкою. Саме у цьому аспекті В. Комаров та В. Баранкова класифікують суб’єктів контрольного правовідношення на суб’єктів, які здійснюють контроль, та суб’єктів, діяльність яких контролюють [27, с.60]. Отже, до системи органів і посадових осіб, на яких, згідно з законом, покладено обов’язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені законом з метою надання їм юридичної вірогідності належать державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси та державні нотаріальні архіви. Основною функцією державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів є надання нотаріальних послуг. Відповідно саме ці суб’єкти наділені найбільш широким обсягом компетенції щодо вчинення нотаріальних дій, неухильне дотримання якої має суттєве практичне значення та гарантує успішне виконання завдань, що покладаються на органи нотаріату. Стосовно цього в діяльності суб’єктів, що вчиняють нотаріальні дії можливі порушення в двох напрямах: вчинення дій, що виходять за межі компетенції, або, навпаки, відмова у вчиненні дії, за виконанням якої звернулася особа – перше, що повинні зробити нотаріус чи посадова особа в разі звернення зацікавленої особи, – здійснити перевірку, чи входить дане питання до його компетенції [37, с.88].
Найбільш широкою предметною компетенцією, яка визначається ст. 34 Закону України “Про нотаріат” від 02.09.1993 року наділені державні нотаріальні контори [4], однак встановлений перелік не є вичерпним – на державні нотаріальні контори може бути покладено вчинення й інших нотаріальних дій.
Обсяг предметної компетенції приватних нотаріусів дещо вужчий: вони мають право вчиняти майже всі нотаріальні дії, передбачені ст. 34 Закону України “Про нотаріат” від 02.09.1993 р., однак відповідно до ст. 36 Закону України “Про нотаріат” від 02.09.1993 р. з компетенції приватного нотаріуса виключалося вчинення таких дій: накладання і зняття заборони відчуження нерухомості, видача свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з них, видача свідоцтва про право на спадщину, вжиття заходів щодо охорони спадкового майна, посвідчення договорів довічного утримання, засвідчення справжності підпису на документах, призначених для дії за кордоном, посвідчення доручень з тією ж метою, а також засвідчення справжності підпису батьків чи опікуна (піклувальника) на заяві про згоду на усиновлення дитини. Враховуючи, що такі досить широкі та невиправдані винятки з компетенції приватних нотаріусів викликали певні незручності в їхній діяльності, Указом Президента України “Про врегулювання діяльності нотаріату в Україні” від 23 серпня 1998 року до предметної компетенції приватних нотаріусів були внесені відповідні корективи: відтепер вони не можуть учиняти тільки дві нотаріальні дії: видавати свідоцтво про право на спадщину та вживати заходів щодо охорони спадкового майна [6]. До речі, зміни до Закону України „Про нотаріат” внаслідок цього не внесені дотепер, а систематизація предметної компетенції державних і приватних нотаріусів здійснена на рівні підзаконного акта – Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції від 03 березня 2004 року за № 20/5 [10], що звичайно не є прийнятним і потребує виправлення.
Крім прав, Закон України “Про нотаріат” від 02.09.1993 року встановлює й обов’язки нотаріуса, так відповідно до ст. 5 нотаріус зобов’язаний: здійснювати свої професійні обов’язки відповідно до норм Закону України "Про нотаріат" і принесеної присяги; сприяти заінтересованим особам у здійсненні їхніх прав і захисті законних інтересів, роз'яснювати учасникам нотаріального провадження права та обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду; зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв’язку з вчиненням нотаріальних дій; відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам [4].
Щодо державних нотаріальних архівів, то їхнє створення передбачено згідно до Законом України “Про нотаріат” від 02.09.1993 р. (ст. 23). Згідно з цим законом в обласних центрах, у містах Києві, Севастополі й Сімферополі державних нотаріальних архівах, що є складовою частиною Національного архівного фонду України здійснюється тривале (до 75 років) централізоване зберігання та використання нотаріальних документів, передача їх у відповідний державний архів, відбувається надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам (суб’єктам вчинення нотаріальних дій) у вдосконаленні роботи з документами. Діяльність та організація державних нотаріальних архівів регулюється Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 року .
Так звані квазінотаріальні органи − консульські установи України, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних і міських рад та інші посадові особи, посвідчують дії, прирівняні до нотаріальних, лише в певних випадках (встановлених законом та, як правило, виняткового характеру) за умов відсутності за тих чи інших обставин державних чи приватних нотаріусів. Консульські установи підпорядковані Міністерству закордонних справ і діють під загальним керівництвом глави дипломатичного представництва України в державі перебування. Предметна компетенція консульських установ щодо вчинення нотаріальних дій регулюється ст. 38 Законом України “Про нотаріат” від 02.09.1993 р.[4] та ст. 44 Консульського статуту України, затвердженого указом Президента від 2 квітня 1994 року. Зазначимо, що обсяг компетенції щодо здійснення нотаріальної діяльності у консульських установах досить значний, що дозволяє визнати їх за поширеним висловом „нотаріусами за кордоном” [44, с.24].
Компетенція посадових осіб виконавчих комітетів сільських, селищних та міських рад щодо вчинення нотаріальних дій визначається ст. 37 Закону України “Про нотаріат” від 02.09.1993 р. [4]. Віднесення до компетенції посадових осіб відповідних виконавчих комітетів місцевих рад вчинення деяких нотаріальних дій дозволяє забезпечити своєчасне вчинення, по-перше, тих нотаріальних дій, зволікання із здійсненням яких може призвести до певних негативних наслідків (посвідчення заповітів, вжиття заходів до охорони спадкового майна тощо) та, по-друге, найбільш поширених, і водночас відносно нескладних нотаріальних дій (наприклад, засвідчення вірності копій). Більш детальне регулюванняпорядку вчинення нотаріальних дійзазначеними посадовими особами здійснюється на підставі Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 25 серпня 1994 року. Згідно з зазначеною Інструкцією безпосередньо вчиняти нотаріальні дії у виконкомах мають право посадові особи, на яких за рішенням виконавчого комітету відповідної місцевої радипокладено вчинення цих дій.Найчастіше обов'язок вчиняти нотаріальні дії покладається на секретаря виконкому. Посадові особи виконкомів місцевих рад вчиняють нотаріальні дії, реалізуючи ті самі принципи, що й нотаріуси [48, с.16].До складу наступної підгрупи квазінотаріальних органів входять інші посадові особи, які посвідчують лише в певних випадках дії, прирівняні до нотаріальних. Надане посадовим особам право посвідчувати такі дії, а саме: заповіти та доручення, обумовлено тим, що за певних (як правило, виняткових) обставин, коли нотаріус відсутній, може виникнути нагальна необхідність вчинити ці дії.