При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.
Учет законодательных и подзаконных актов высших органов государственной власти и управления в подразделениях министерства. Полученные для исполнения либо ознакомления нормативные акты регистрируются в журналах установленного образца. Штампы с наименованием подразделений, дата регистрации и регистрационные номера в этих случаях на актах не проставляются.
Обработка, доклад руководителям подразделений и передача документа должны осуществляется в день их поступления в секретариат (канцелярию) или первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. После ознакомления всех заинтересованных лиц с поручением руководства министерства, руководителя подразделения и выполнения поручения ответственным исполнителем документы возвращаются секретариатам подразделений министерства фельдсвязью в группу по рассмотрению законодательных и иных нормативных актов 1 отдела Аппарата министра.
Организация работы с письмами и обращениями граждан. Рассмотрение, учет и прохождение писем граждан. Работа с письмами (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан, народных депутатов всех уровней, военнослужащих, сотрудников УВД и т.д. ведется в соответствии с действующим законодательством.
Делопроизводство по письмам ведется отдельно как в Аппарате министра, так и в других подразделениях министерства. Все поступившие письма граждан, рапорты работников УВД должны быть зарегистрированы в секретариате (канцелярии) в день их поступления. На свободном от текста месте, на 1 листе письма, а на поступившем из органов власти и управления, редакций средств массовой информации на сопроводительном документе или поручении проставляются порядковый регистрационный номер и дата поступления.
Учет писем может производиться в журналах, по ежедневной ведомости, карточкам учета писем установленного образца, а также на машинных носителях ЭВМ (в службах, где обработка писем автоматизирована).
Повторные письма регистрируются так же, как и первичные. На письме, на свободном от текста месте, проставляется штамп "Повторно". О повторности делается отметка в кодовой части учетной карточки. Повторными считаются письма, поступившие от одного лица по одному и тому же вопросу и в которых автором обжалуется решение по предыдущему письму, сообщается о нарушении сроков или других недостатках при его рассмотрении. Письма без подписи (анонимные) не регистрируются и уничтожаются. В исключительных случаях письмо без подписи, содержащее сведения о готовящихся или совершенных преступлениях, может быть направлено в службы министерства для использования в оперативных целях.
Анонимные обращения начальником Приемной УВД РФ списываются без рассмотрения и уведомления в дело, о чем делается соответствующая запись. Письма, о результатах рассмотрения которых необходимо информировать высшие органы государственной власти и управления, народных депутатов, редакции средств массовой информации, министерства и ведомства, берутся под особый контроль и разрешаются в первую очередь. В этих случаях на письмах и карточках проставляется штамп "Особый контроль". Проведение проверок по таким письмам, как правило, подчиненным ОВД не поручается.
Письма граждан по вопросам, которые могут быть решены в подразделениях без доклада руководству министерства или служб, а также письма, подлежащие рассмотрению в территориальных УВД, направляются в соответствующее подразделение министерства для исполнения с сопроводительной карточкой установленной формы. По каждому письму не позднее чем в пятидневный срок должно быть принято одно из следующих решений: о принятии к своему производству или о не рассмотрении его (анонимное), передача на рассмотрение в подчиненный УВД, направлении по принадлежности в другое подразделение министерства либо другое министерство, ведомство, если вопросы, поднятые в письме, не входят в компетенцию УВД.
Письма считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме. После окончания проверки и фактического исполнения письмо вместе с перепиской возвращается в канцелярию подразделения с пометкой должностного лица, принявшего решение об окончании рассмотрения письма, - «В дело». Документы в делах располагаются в алфавитном, хронологическом порядке или по территориям. Повторные письма и материалы проверки по ним подшиваются к первичным документам. Неразрешенные письма и неправильно оформленные документы по их проверке подшивать в дело запрещается.
ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМНЫЕ ВОПРОСЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ УВД Г. УСТЬ-ИЛИМСКА
3.1 Проблемы составления номенклатуры дел и формирование дел в УВД г. Усть - Илимска
Документы после исполнения группируются в дела. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел, представляющей собой систематизированный перечень наименований (заголовков) дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности подразделения, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел подразделениям ОВД необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел подразделения разрабатывается начальником секретариата (канцелярии), утверждается начальником подразделения и вводится в действие с 1 января следующего календарного срока. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и номер статьи по перечню, примечания.
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:
- индекс структурного подразделения или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
- порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образует следующие элементы:
- название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
- название подразделения ОВД или его структурного подразделения;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» – в конце заголовка. Например: «Приказы начальника ОМ №3 по личному составу за 1999 год. Копии.».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год». В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Академией управления МВД РФ по вопросам переподготовки личного состава».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план работы кафедры ОДДЧиИМО БЮИ МВД РФ на 1999/2000 учебный год».