Итак в ХVII веке произошли существенные изменения в архивном деле:
- Архивы отделились от канцелярии. Предпринимались попытки концентрации материалов.
- Появились исторические архивы, материалы которых широко использовались в научных целях, что обогатило источниковую базу исторической науки.
В 1811 году был утвержден основной закон деятельности создаваемых министерств "Общее учреждение о Министерствах». Была создана более дробная система архивов, т.к. они учреждались при каждом департаменте. Это сильно затрудняло обеспечение сохранности, использование архивных документов и было отрицательной чертой архивного дела.
В 1828 году создан «Общий контрольный архив», для которого выстроили специальное здание. Все дела архива были разделены на три разряда. Первый разряд включал дела до 1811 г, т.е. до учреждения Государственного контроля как отдельного министерства. Эти дела хранились в Петропавловской крепости. Материалы второго разряда за 1811-1825 гг помещались в новом помещении, а дела третьего разряда(за последующие годы) хранились в организациях государственного контроля в течении трех лет, а затем передавались в архив.
Сеть и функции местных учреждений изменилась мало. Однако положение их архивов ухудшилось. Архивы создаются при каждом "присутственном месте", что приводит к созданию множественной дробной сети, что .усугубило положение с кадрами. Плохо обстояло дело и с помещениями. Документы часто складывались в заброшенных пустующих помещениях, не пригодных для хранения исторических источников, чаще всего находящихся в разных местах. Все это привело к хаотическому раздроблению архивных фондов и утрате многих документов.
Сильно пострадали архивы во время войны 1812 года.В 1852 году был создан Московский архив министерства юстиции. Это было достигнуто за счет объединения трех архивов: Московского государственного архива старых дел, Разрядно-Сенатского и Поместно-Вотчинного. Они вошли в новый архив на правах отделов. У Московского архива Министерства юстиции были значительные штаты – 37 человек, создавалась канцелярия, насчитывающая 47 сотрудников. В первое десятилетие архив интенсивно комплектовался. В последствии стал научно-методическим центром, оказывающим помощь другим архивным учреждениям.
В 1852 году были созданы еще три исторических архива: Киевский, Виленский и Витебский архивы древних актов.
В начале XIX в. появились новые виды архивных справочников -обзоры.Определенный вклад в развитие научно-справочного аппарата внес созданный в 1835 г. комитет для описания документов московских сенатских архивов сильно пострадавших в 1812 г. Основная заслуга его состоит в том, что было разработано описание дел трех степеней:
- Описание первой степени: название фондообразователя, указание номеров дел и их хронологических рамок, рода дел, количество листов, замечания о физическом состоянии дел (ветхость) и т.д. Это и была инвентарная опись в современном понимании.
- Описание второй степени: состояло из обзора истории фондообразователя и характеристики отдельных групп документов, т.е. представляло собой тип путеводителя. Такие справочники создаются впервые, и значение их постоянно возрастает.
- Описание третьей степени: извлечение исторических сведений из разных архивов - напоминает тематический обзор - т.к. обзор документов по различным темам.
В этот же период начинают закладываться основы классификации документов внутри архива и внутри фонда.
В результате буржуазных реформ в середине XIX в. (в 1861г. отмена крепостного права) опять происходит изменение в системе государственных учреждений. В этих условиях наблюдается оживление архивной работы в связи с массовой сдачей в архивы документации упраздненных и преобразованных учреждений: создаются новые исторические архивы, реорганизуются существующие. В большинстве министерств были созданы единые архивы, которые находились в ведении департаментов общих дел или канцелярий министерств. Сеть архивов высших и центральных учреждений изменилась незначительно. Документы местных учреждений хранились в плохих условиях, что приводило к их гибели. Поэтому во многих документальных комплексах имеются пробелы.
В этот период сильно возросло значение исторических архивов. Их материалы активно использовались историками.
В конце XIX в - начале ХX вв. наблюдается спад работы в области архивного дела. В этот период не было создано ни одного нового исторического архива, правда продолжались упорядочения дел и разработка справочников, но эта деятельность протекала медленными темпами.Пагубно сказалась на сохранности материалов первая мировая война.
1899 году Д.Я. Самоквасов -видный археолог, историк русского права, управляющий Московским архивом Министерства юстиции, внес на рассмотрение XI Археологического съезда проект архивной реформы. Для управления архивами создается Центральный архив. Делопроизводство высших и центральных учреждений до 1800 г. концентрируется в архиве Министерства юстиции. В центральных городах учебных округов создаются областные архивы, которые хранят документы местных учреждений до 1800 г. Делопроизводство с 1800 г. образует единый архив – регистратуру. Губернские ученые комиссии вливаются в областные архивы. По своей четкости и последовательности проект Д.Я.Самоквасова превосходил все предыдущие проекты.
Таким образом, В XVIIIв.в связи с реорганизацией государственного аппарата Петром I – архивы возникли при новых учреждениях – Сенате и коллегиях. Они были отделены от канцелярий, впервые в истории России был установлен порядок и сроки сдачи дел в архивы, введены должности архивариусов (хранителей), появились указы о создании архивов при губернских и уездных учреждениях.
В 1724 из документов бывшего Посольского приказа при коллегии иностранных дел был создан первый русский исторический архив – Генеральный архив старых государственных дел.
В связи с проведением новой реформы государственного аппарата в России во второй половине XVIII в. возникли Межевой, Поместно-вотчинный архивы; в 1775, по губернской реформе – местные архивы административных, судебных и финансовых учреждений. Для хранения документов учреждений были созданы еще два исторических архива – Государственные архивы старых дел в Санкт-Петербурге (1780) и в Москве (1782).
В XVIII в. крупные собрания древних рукописей отложились у императоров – Петра I и Екатерины II, а также у выдающихся государственных деятелей, ученых. деятелей культуры, среди которых были в основном княжеские и графские фамилии (у А.Д.Меньшикова, Г.А.Потемкина. А.А.Безбородко, Я.В.Брюса, Н.И.Новикова, В.Н.Татищева, М.М.Щербатова, Н.П.Румянцева и многих других). Представители этих и многих других известных фамилий любовно собирали свои архивы и в последующее время. В собрании А.И. Мусина-Пушкина оказался единственный список древнерусского памятника Слово о полку Игореве (основная часть архива сгорела при пожаре 1812). В XVIII в. появились новые поместно-вотчинные, а также фабрично-заводские документохранилища (в домах князей Демидовых, Шереметевых. Голицыных, Юсуповых, Воронцовых, Куракиных и др.).
В связи с развитием культуры, литературы, искусства в XVIII в. появились и получили развитие новые хранилища документов и материалов: Архив Академии наук с фондами ученых, Рукописный отдел библиотеки Академии наук со сосредоточием древнейших источников и летописей, Рукописный отдел библиотеки Эрмитажа с памятниками по русской истории, Архив Академии художеств, Рукописный отдел библиотеки Московского университета и др. Во второй половине XVIII в. получает развитие издание архивных источников: были опубликованы списки Радзивилловской и Никоновской летописи, Русская правда и др.
В 19 в. выросли новые архивы в связи с реорганизацией государственных структур (образование министерств и др.). Многие государственные архивы, возникшие в Москве и Петербурге в 19 в., легли в основу ныне существующих. В начале 19 в. в Москве появилось Московское отделение общего Архива императорского департамента Главного штаба, хранившее документы военных учреждений с 18 в. Московский Архив Коллегии иностранных дел был преобразован в Главный московский архив Министерства иностранных дел. В Петербурге в 1834 в свою очередь при Министерстве иностранных дел был создан Государственный архив Российской империи, куда вошли материалы Государственного Санкт-Петербургского архива старых дел, в него вошли материалы домам Романовых. В 1852 был основан исторический Московский архив Министерства юстиции, куда вошли Сенатский, Поместно-вотчинный и петербургский Государственный архив старых дел. В 1872 был создан Московский дворцовый архив. В 1867 в Петербурге был учрежден Военно-ученый архив Главного штаба. Помимо создания ведомственных архивов, шел стихийный процесс их возникновения на основе поступления рукописей в библиотеки (Петербургскую публичную с 1814 и др.) и музеи (Румянцевский (с 1862) А.А.Бахрушина в Москве и др.).
В 19 в. было опубликовано значительное количество архивных источников Археографической комиссией (создана в 1834) и Русским историческим обществом (учреждено в 1866 и до 1917 издало 148 томов исторических источников 15–19 вв.).
Рост количества ведомственных архивов сопровождался и переполнением их документами. Это вызвало стихийное массовое уничтожение их чиновниками канцелярий, не вникавшими в их научное значение, что в свою очередь поставило на повестку дня проведение архивной реформы. Ее проекты принадлежали директорам Московского архива Министерства юстиции Н.В.Калачеву (1869) и Д.Н.Самоквасову (1899). Они предлагали свое устройство государственных архивов для концентрации в них документов текущих учреждений, создание центральных органов управления архивами, начать подготовку архивных кадров. В правительстве эти проекты были отвергнуты, но для борьбы с массовым уничтожением документов в 1884 были созданы губернские ученые архивные комиссии, сыгравшие положительную роль в сохранении исторических источников.