Классификация и виды документов (стр. 2 из 2)

2.7.1 постоянного срока хранения;

2.7.2 долговременного (свыше 10 лет);

2.7.3 временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

3. Основные виды документов.

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

3.1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

3.2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

3.3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

3.4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

3.5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

3.6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

3.7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

3.8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

3.9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

3.10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

4. Электронные документы.

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Контрольные вопросы:

1. Понятие и цели делопроизводства.

2. Основные принципы делопроизводства.

3. Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.

4. Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.

5. На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.

6. Классификация служебных организационно-распорядительных документов.

7. Классификация личных документов.

8. Классификация документов по видам.

9. Классификация по стадиям создания документов.

10. Классификация документов по срокам хранения.

11. Понятие электронного документа и электронной подписи.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Классификация документов

* Примечание: под организацией в дальнейшем понимаются органы управления, предприятия, учреждения и другие юридические лица