Лекция 1. Классификация и виды документов
Вопросы:
1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.
3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.
Цели делопроизводства:
создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).
Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.
К средствам письменной (документированной) связи относятся:
деловые письма, договоры, соглашения;
доклады, отчеты;
телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;
Устная связь осуществляется при помощи:
устных переговоров, совещаний;
телефонных переговоров;
переговорных устройств и громкоговорящей связи;
телеконференций и т.п.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).
Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:
создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
регистрация документов;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
передача документов для их последующего решения;
систематизация документооборота в организации.
Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.
Основными принципами современного делопроизводства являются:
оперативность в составлении и прохождении документов;
высокое качество документов;
оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
применение безбумажных технологий обмена информацией.
Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:
оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
применение специализированного программного обеспечения.
2. Место делопроизводства в структуре управления.
Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.
Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.
Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:
к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.
Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:
Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);
Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).
Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь.
Вопросы:
1. Общие понятия о документе.
2. Классификация документов.
3. Основные виды документов.
4. Электронные документы.
1. Общие понятия о документе.
Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.
Деятельность организаций* характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).
Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.
2. Классификация документов.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.
Документы классифицируются по следующим признакам:
2.1. Служебные и личные.
Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).
Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:
2.1.1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
2.1.2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
2.1.3. справочно-информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.
2.2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
2.3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
2.4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
2.5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.
2.6. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).
Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.
Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.
Различают разновидности копий:
Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.
Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
Выписка из документа – копия части документа.
2.7. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы: