· устанавливает порядок разработки, утверждения, государственной регистрации, проверки, пересмотра, изменения, отмены, уведомления об этом, применения, опубликования технических кодексов, государственных стандартов, технических условий;
· утверждает, вводит в действие, отменяет государственные стандарты, вносит в них изменения (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства);
· осуществляет государственную регистрацию технических регламентов, технических кодексов, государственных стандартов, технических условий (кроме технических условий, которые не проходят государственную регистрацию);
· определяет виды продукции (услуг), технические условия, на которые не проходят государственную регистрацию;
· осуществляет официальное издание государственных стандартов (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства);
· опубликовывает информацию о действующих технических регламентах, технических кодексах, государственных стандартах, технических условиях;
· организует и проводит систематическую проверку действующих государственных стандартов (кроме государственных стандартов в области архитектуры и строительства) в целях их изменения или отмены;
· осуществляет государственный надзор за соблюдением требований технических регламентов (кроме технических регламентов, устанавливающих требования к зданиям, строениям и сооружениям);
· применяет в пределах своей компетенции к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, нарушившим требования технических регламентов, меры воздействия, предусмотренные настоящим Законом и иными актами законодательства;
· участвует в работе по международной и межгосударственной (региональной) стандартизации (кроме стандартизации в области архитектуры и строительства);
· дает официальные толкования по вопросам применения технических нормативных правовых актов, им утвержденных;
· утверждает по предложениям субъектов технического нормирования и стандартизации состав технических комитетов по стандартизации, перечень закрепляемых за ними объектов стандартизации, а также положения об этих технических комитетах (кроме технических комитетов по стандартизации в области архитектуры и строительства);
· предоставляет субъектам технического нормирования и стандартизации право на использование знака (знаков) соответствия государственным стандартам;
· создает и ведет Национальный фонд технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации.
СТБ 6.38–2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.
ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», содержит основные термины, применяемые в процессе делопроизводства.
Термины в нем расположены по трем разделам: «Общие понятия», «Делопроизводство», «Архивное дело». В раздел «Общие понятия» включены термины, используемые как в области делопроизводства, так и в архивном деле. В раздел «Делопроизводство» вошли два подраздела: «Документирование», «Организация работы с документами». Раздел «Архивное дело» имеет три подраздела: «Организация документов Архивного фонда», «Обеспечение сохранности документов», «Научно-информационная деятельность архивов». Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Термины имеют сквозную нумерацию.
Названия терминов и их определения в стандарте приведены в соответствии с действующими в настоящее время законодательными и нормативными актами в области информации, архивного дела.
Стандартизация распространяется не только на область управления. Не менее важной является стандартизация документов в области различных областей народного хозяйства. Для обеспечения заданного качества технической документации, например, разработаны комплексы стандартов в области конструирования – Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система программной документации (ЕСПД), Единая система технологической документации (ЕСТД) и т.д. Наличие подобных систем документации обеспечивает, во-первых, достижение заданного качества и полноты технической документации, позволяющей обеспечить документационное сопровождение изделий в течение всего их жизненного цикла, а во-вторых, позволяет снизить совокупные издержки на разработку, постановку на производство, хранение сбыт и утилизацию изделий.
В области научных исследований стандартизацией охвачены этапы постановки задачи исследований – СТБ 1080 определяет состав и содержание технического задания на НИР, и отражения результатов научных исследований. ГОСТ 7.32 – 2001 устанавливает требования по составу и содержанию на отчет по научно-исследовательской работе.
Основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общегосударственный классификатор управленческой документации – ОКРБ 010–95 «Унифицированные документы». Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании.
В него включены (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов.
В общегосударственном классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов:
· Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
· Унифицированная система первичной учетной документации;
· Унифицированная система банковской документации;
· Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
· Унифицированная система отчетно-статистической документации;
· Унифицированная система документации по труду;
· Унифицированная система внешнеторговой документации;
· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др.
Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами и другими органами исполнительной власти: Комархивом; Минфином; Минюстом и др.
Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33.
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь утверждена приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г.
Инструкция устанавливает порядок подготовки и оформления, а также особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов. В ней расписана процедура организации документооборота и исполнения документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны образцы бланков отдельных видов документов (постановление, приказ, распоряжение, бланк письма, протокол), формы номенклатуры дел, описей, акты о выделении документов к уничтожению.
Данная инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, но ею могут пользоваться и службы документационного обеспечения управления организаций и учреждений любой формы собственности. Положения, закрепленные, в инструкции могут быть использованы при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Правильное, документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативно-методической базе – комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.