Під інформацією ми маємо на увазі відомості про факти (події, особи, організації), які є основою для прийняття рішень щодо проведення адміністративно-організаційних, політичних та інших заходів, а також для підготовки різноманітних пропозицій і рекомендацій стратегічного та тактичного характеру.
З поняттям «інформація» тісно пов’язані поняття інформаційна робота, засоби інформаційної роботи, форми інформаційної роботи, процес інформаційної роботи.
Інформаційна робота – це діяльність по забезпеченню посадовців відомостями, необхідними для вирішення покладених на них завдань. У свою чергу засоби інформаційної роботи – це сукупність документальних, технічних і інших пристроїв, призначених для накопичення, обробки, систематизації, зберігання і видачі інформації, а форми інформаційної роботи – особливості документування, накопичення, заощадження, інтеграції інформаційних даних у різних ланках системи управління в цілях раціонального і ефективного здійснення управлінської діяльності.
Що стосується процесу інформаційної роботи, то він представляє собою послідовну сукупність операцій (реєстрація, передача, накопичення, зберігання, обробка, видача інформації), які дозволяють швидко знайти в повному об'ємі потрібні відомості, що зажадалися конкретними споживачами.
Кожна інформація має свою якість, яка є ступенем розвиненості властивостей інформації, що визначає її практичну придатність для дослідження. Якість інформації залежить від таких характеристик:
– достовірність;
– відносність;
– своєчасність;
– повнота;
– важливість.
Проте для державного управління особливе значення має аналітична інформація. Під аналітичною інформацією розуміють відомості, отримані для вироблення та здійснення власної політики по відношенню до країни, про політичні сили в іноземних державах та в середині країни, про різноманітні сфери її життя, загальний потенціал, обороноздатність, зовнішню та внутрішню політику [14]. При цьому під первинною аналітичною інформацією розуміють відомості про якість окремих предметів, їхню кількість, розміщення, окремі події та дії їх учасників; під вихідною аналітичною інформацією – відомості, отримані на другому етапі аналітично-інформаційної діяльності шляхом опрацювання, аналізу й узагальнення первинних аналітичних даних [1, с. 36]. Ця інформація може бути отримана як із закритих джерел (конфіденційних оцінок, особистих знайомств), так і з відкритих джерел [13, с. 22].
Таким чином, важливим напрямом інформаційної роботи є інформаційно-аналітична діяльність. Це особливий напрям інформаційної діяльності, пов'язаний з виявленням, опрацюванням, збереженням та поширенням інформації переважно у сфері управлінської, політичної та економічної діяльності. Проте, для управлінської сфери, політики та економіки, важливим є не стільки своєчасне ознайомлення з первинною інформацією, скільки випереджувальне виявлення проблемних ситуацій і прогноз розвитку подій.
Необхідність в отриманні такої інформації зумовлена переходом владних структур до прогностичних форм діяльності з використанням багатоваріантних моделей розвитку подій, що потребує не просто констатації фактів для доведення тієї чи іншої тези, а системного підходу до розв'язання проблеми в цілому на основі поєднання інтелектуальних здібностей людини з функціональними можливостями сучасних автоматизованих інформаційних систем [12, с. 35].
Особливої ваги для інформаційно-аналітичної діяльності набуває систематичність визначення обсягу тих питань, що виникають у процесі базової діяльності споживача інформації, їх аналіз та прогнозування тенденцій розвитку. Саме орієнтація на передбачення, виявлення тенденцій розвитку ситуації зумовлює переважне застосування різних аналітичних методів опрацювання інформації: інформаційний аналіз, джерелознавчий, ситуаційний, контент-аналіз тощо. Передбачення шляхів розвитку ситуації потребує узагальнення відомостей та їх оцінки, тобто використання методів узагальнення, абстрагування, моделювання. Для створення інформаційних документів такого напряму інколи необхідно провести самостійне соціологічне, статистичне, маркетингове дослідження.
Результатом аналітичної діяльності будуть такі вторинні документи, що є інформаційною моделлю не первинного документа, а моделлю проблеми. Такі інформаційні документи містять так зване вивідне знання у вигляді висновків, рекомендацій, прогнозів. Це, насамперед, огляди, щорічні доповіді, аналітичні довідки. До різновидів оглядової інформації слід віднести також інформаційні релізи, підготовка яких потребує аналізу первинної інформації, її розподілу на основну та надлишкову, відкриту та конфіденційну, головну та периферійну. Тому в процесі інформаційно-аналітичної діяльності широко використовуються методи критичної оцінки інформації. Інформаційні документи, що містять прогноз розвитку проблемної ситуації, є засобом інформаційного управління [12, с. 43].
Фахівці інформаційно-аналітичних досліджень наголошують на тому, що інформаційно-аналітичні технології надають інформаційні фрагменти у системному вигляді і це, в свою чергу, дозволяє створити цілісну картину того, що відбувається й спрогнозувати майбутню діяльність різних структур, сил, груп інтересів тощо.
Застосування різних аналітичних методик опрацювання вихідної інформації обумовлене необхідністю передбачення, виявлення та прогнозування тенденцій розвитку ситуації. З'ясування можливих шляхів розвитку ситуації потребує не тільки узагальнення виявленої інформації, а також її оцінки.
Акумулювання інформації про політичні процеси та прогнозування основних напрямів їхнього розвитку, планування політичної діяльності, обрахування наслідків політичного вибору під час прийняття політичних рішень та контроль за їх виконанням у сучасних умовах у сфері державного управління здійснюється за допомогою комп’ютерних засобів, що дозволяє автоматизувати проведення дослідження, комп’ютеризувати аналітичну діяльність у процесі вироблення порад, розробку політичних варіантів, моделювання ймовірних наслідків, відбір остаточного рішення. Використання програм та інформаційно-аналітичних технологій має забезпечити ефективне функціонування всіх складових політичної системи суспільства.
Інформаційно-аналітичні технології – це сукупність методів збору та опрацювання інформації про процеси, що досліджуються, специфічні прийоми діагностики, аналізу й синтезу, а також оцінки наслідків прийняття різноманітних варіантів державно-політичних рішень.
Якщо проаналізувати досвід застосування інформаційно-аналітичних технологій, можна дійти висновку, що основні резерви підвищення їхньої ефективності потребують удосконалення при використанні всієї сукупності задіяних факторів: людського, науково-методичного, організаційно-виробничого, технічного, технологічного. Також важливою складовою цього процесу є рівень компетентності, кваліфікації та професіоналізму організаторів і виконавців. Рівень ефективності інформаційно-аналітичних технологій залежить від повноти задіяння науково-методичного чинника та оперативності самої технології.
Для удосконалення та оптимізації інформаційно-аналітичної роботи також використовуються такі технології як мультимедіа. Взагалі аналітична робота вимагає насамперед постійної систематизації даних, що надходять. Аналітик вивчає, зважує та оцінює фрагментарну інформацію, на підставі якої він створює перспективні, обґрунтовані прогнози.
Крім цього, до обов’язків аналітика належать: аналіз існуючих думок з проблеми, що вивчається, перевірка раніше зроблених припущень, оцінка альтернативних сценаріїв розвитку подій, постійне висвітлення відпрацьованих даних.
Практичне застосування мультимедіа в інформаційно-аналітичній роботі державних інститутів є важливим засобом зростання якості державного управління та формування позитивного іміджу України у світовому інформаційному просторі. При цьому необхідно усвідомлювати мету, з якою застосовуються технології мультимедіа в інформаційно-аналітичній роботі, та переваги конкретного вибору [7].
Загалом мультимедіа надає чимало переваг, серед яких можна виділити такі:
– доволі економічна продукція;
– простота коригування та супроводження;
– цілісність матеріалів;
– формування позитивного іміджу сторони, що застосовує технології мультимедіа.
Найбільшу користь від впровадження цих технологій інформаційно-аналітична робота у державних інститутах може мати за наступними напрямками:
– просування інформаційного поля України у світовий інформаційний простір для організації інформаційно-аналітичних досліджень;
– розбудова інформаційного поля та формування позитивного іміджу України у світовому інформаційному просторі;
– створення системи інтерактивного зведення новин в інформаційно-аналітичній роботі;
– дешеві перспективні динамічні інструментальні засоби зв’язку з аналітичними світовими центрами та іншими джерелами інформації;
– електронні інтерактивні системи навчання спеціалістів-аналітиків.
Сьогодні Україна не тільки увійшла до світового інформаційного простору, а й стала його невід’ємною складовою. Це відкрило шлях до практично необмежених інформаційних ресурсів державним та комерційним установам, які проводять інформаційно-аналітичні дослідження, що є необхідною складовою для організації робіт саме такого напряму. Але, крім незаперечних здобутків, наша країна зіткнулась з деякими тенденціями, що становлять реальну загрозу національним інтересам молодої держави. Ця загроза посилюється внаслідок того, що територія України значною мірою вже «охоплена» зарубіжними, зокрема російськими, засобами масової інформації. Для ефективної протидії різноманітним інформаційним нападам необхідно мати відповідні кошти, яких сьогодні у нашої країни немає. Одним із виходів є використання глобальної інформаційної мережі Internet. Багато спеціалістів пов’язують з розвитком Internet новий етап в інформаційній революції наприкінці ХХ ст. Ця глобальна комп’ютерна мережа має практично необмежені можливості розповсюдження інформації, доступу до інформаційних ресурсів, що постійно накопичуються, та спілкування між користувачами комп’ютерних мереж у різних країнах світу.