Казначейська форма обслуговування Державного бюджету України передбачає здійснення Державним казначейством України:
1) операцій з коштами державного бюджету; 2) розрахунково-касового обслуговування розпорядників бюджетних коштів; 3) контролю бюджетних повноважень при зарахуванні надходжень, прийнятті зобов'язань та проведенні платежів; 4) бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання державного бюджету.
Фактично виконання всіх бюджетів починається разом з початком бюджетного року, тобто 1 січня, і закінчується 31 грудня того ж року, на який було затверджено ці бюджети. Порядок виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи регламентується наказом Державного казначейства України від 10 серпня 2001 р. № 140.
Кожен з видів бюджетів виконується за розписом доходів і видатків з поквартальним розподілом, що складається фінансовими органами відповідно до показників затвердженого бюджету. Бюджетний розпис є оперативним планом виконання державного бюджету, на підставі якого відкриваються асигнування, перераховуються кошти місцевим бюджетам, розпорядникам коштів, зараховуються кошти на реєстраційні рахунки в установах казначейства, тобто здійснюється весь процес перерахування коштів та фінансування витрат шляхом оплати рахунків, що супроводжується всебічним фінансовим контролем.
Цей розпис є основним документом, на основі якого виконується бюджет. Розпис доходів і видатків бюджету має правове значення, оскільки є основним оперативним планом виконання бюджету, адже показники, які він містить, конкретизують показники з бюджету та є обов'язковими для виконання. Детальне визначення надходжень доходів до бюджету за джерелами виражає конкретні обов'язки фінансових органів з мобілізації коштів до бюджету та є підставою для здійснення прав з контролю за виконанням підприємствами та установами зобов'язань з бюджету. На основі розпису визначаються також обов'язки фінансових органів з фінансування бюджету, права з контролю за використанням бюджетних коштів.
Державний бюджет України виконується за розписом, який затверджується Міністром фінансів України відповідно до бюджетних призначень у місячний термін після набрання чинності Законом про Державний бюджет України. До затвердження розпису Міністром фінансів України затверджується тимчасовий розпис на відповідний термін. Примірник затвердженого бюджетного розпису передається до Комітету Верховної Ради України з питань бюджету з подальшим інформуванням про внесені до нього зміни. Міністр фінансів України протягом бюджетного періоду забезпечує відповідність розпису Державного бюджету України встановленим бюджетним призначенням. Після підписання розпису Міністерство фінансів підписує квартальний і місячний розпис. Асигнування, включені до розпису є граничними для витрачання головними розпорядниками. Якщо у процесі виконання бюджету виявиться, що прогноз надходження доходів буде нижчим, ніж передбачалося при затвердженні державного бюджету, Міністр фінансів лімітує показники річного розпису з помісячним розподілом. На основі уточненого прогнозу Міністерство фінансів встановлює місячні ліміти.
Також у тижневий термін після опублікування Закону про Державний бюджет України, відповідного рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад Мінфін України, Міністерство фінансів Автономної Республіки Крим, місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників лімітні довідки про бюджетні асигнування.
Лімітна довідка про бюджетні асигнування- це документ, який містить затверджені бюджетні призначення (встановлені бюджетні асигнування) та їх помісячний розподіл, а також інші показники, що згідно із законодавством мають бути визначені на основі нормативів, і видається відповідно Мінфіном України, Міністерством фінансів Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органом, головним розпорядником. Показники лімітної довідки доводяться до відома головних розпорядників, розпорядників нижчого рівня для уточнення проектів кошторисів і складання проектів планів асигнувань. Форма лімітної довідки затверджується Мінфіном України. Отже, лімітування витрат являє собою обмеження витрачання коштів, передбачених окремими статтями бюджетної класифікації; в останню чергу лімітуються статті захищених видатків, видатки на оплату комунальних послуг та енергоносіїв.
Для здійснення програм та заходів, які проводяться за рахунок бюджетних коштів, бюджетні асигнування надаються розпорядникам бюджетних коштів. Розпорядники бюджетних коштів - це бюджетні установи в особі їх керівників, уповноважені на отримання бюджетних асигнувань, взяття бюджетних зобов'язань та здійснення видатків з бюджету. Повноваження розпорядників встановлюються у межах бюджетного асигнування на поточний бюджетний період відповідно до бюджетного призначення на взяття бюджетного зобов'язання та здійснення платежів з конкретною метою у процесі виконання бюджету. Залежно від ступеня підпорядкованості та обсягу наданих прав розпорядники бюджетних коштів поділяються на головних розпорядників бюджетних коштів та розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня (другого та третього ступеня).
На основі лімітів, встановлених фінансовими органами головним розпорядникам, вони протягом 3 днів доводяться до підвідомчих установ, керівники яких лімітують показники кошторисів і реєструють їх у казначействі. Збільшення асигнувань на покриття витрат для бюджетних організацій і установ можливе в тому разі, коли збільшуються ліміти, а установи не мають заборгованості за розрахунками і можуть здійснити оплату в межах виділених лімітів. Якщо розміри витрат були затверджені до встановлення лімітів, то головні розпорядники мають вжити заходів щодо приведення у відповідність своїх витрат до доведених лімітів.
Головні розпорядники у двотижневий термін після одержання лімітних довідок подають Мінфіну України, Міністерству фінансів Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органам уточнені проекти зведених кошторисів та проекти зведених планів асигнувань для складання і затвердження річного розпису асигнувань відповідних бюджетів та помісячного розпису асигнувань загального фонду відповідних бюджетів. Уточнені проекти кошторисів та складені проекти планів асигнувань мають відповідати певним лімітним довідкам.
Головний розпорядник передає казначейству за 1 місяць до початку бюджетного року документи про розміщення мережі бюджетних установ і організацій, між якими розподілятимуться кошти. Коли змінюється територія розміщення мережі установ (не частіше як один раз на квартал), про це повідомляється Головне управління Державного казначейства не пізніше як за 10 днів до початку кварталу. На основі розпису головного розпорядника фінансовим органом затверджуються ліміти для розпорядників і одержувачів коштів, які Можуть відрізнятися від обсягу бюджетних асигнувань на квартал. Фінансовий орган може відстрочити надання ліміту на витрачання коштів до 3 місяців. Одержувачі коштів мають право взяти на себе обов'язки зі здійснення витрат і платежів шляхом складання платіжних документів у межах доведених до них лімітів за кошторисом доходів-витрат.
У період до затвердження кошторисів і планів асигнувань (не більше як 30 календарних днів після затвердження річного розпису призначень та помісячного розпису асигнувань загального фонду бюджету) видатки бюджетних установ та організацій здійснюються згідно з тимчасовим кошторисом доходів і видатків, затвердженим керівником установи.
Державне казначейство витрачає бюджетні кошти після перевірки відповідності поданих платежів документам, затвердженим кошторисам і доведеним лімітам. Підтвердження виконання бюджету обов'язково здійснюється не пізніше 3 днів з часу подання документів до казначейства, на яких керівник казначейства ставить дозвільний підпис. Казначейство може відмовити у дозволі з таких причин:
- якщо взяті бюджетні обов'язки не відповідають положенням Бюджетного кодексу;
- не відповідають акту про бюджет або доведеним лімітам;
- не відповідають затвердженому кошторису;
- якщо реєстраційний рахунок заблокований.
Якщо в ході виконання бюджету уточнюється прогноз надходження доходів, змінюються показники, Мінфін вносить зміни до лімітів видатків і повідомляє Головне управління Державного казначейства, а останнє - головних розпорядників. Збільшення ліміту дозволяє головним розпорядникам взяти на себе більше витрат, водночас вони не мають права взяти більше затверджених кошторисом сум. Якщо ж ліміти зменшуються, головні розпорядники мають вжити заходів щодо приведення кошторисів у відповідність. Перевищення розпорядником доведених лімітів тягне за собою відповідальність за використання бюджетних коштів в обсягах, що перевищують затверджені видатки.
Про всі зміни, які вносить Мінфін чи фінансові органи нижчих рівнів до бюджету, вони повідомляють Державне казначейство довідкою про зміну кошторису, а головні розпорядники не пізніше 10 днів до закінчення кварталу складають реєстр змін зведеного кошторису. На підставі довідки Мінфіну Казначейство вносить зміни доходів і видатків до державного бюджету, а на підставі реєстру змін - зміни до розпису кошторису видатків у територіальному розрізі.
Розпорядники коштів несуть відповідальність за правильне оформлення рахункових документів. Попередній контроль перевіряє необхідність проведення виплати коштів і доцільність витрат. Витрачання бюджетних коштів здійснюється шляхом списання коштів з реєстраційного рахунку в розмірі підтвердженого бюджетного асигнування на користь фізичних чи юридичних осіб. Будь-які зобов'язання, взяті фізичними та юридичними особами за коштами Державного бюджету України без відповідних бюджетних асигнувань або ж з перевищенням повноважень, встановлених Бюджетним кодексом та Законом про Державний бюджет України, не вважаються бюджетними зобов'язаннями. Витрати державного бюджету на покриття таких зобов'язань не можуть здійснюватися.